Topaasia on dialogityökalu tilanteisiin, joissa ihmiset halutaan saada ajattelemaan, keskustelemaan ja muodostamaan yhteistä ymmärrystä.
Sitä ei tarvita jokaiseen keskusteluun. Jos asiaan on olemassa selkeä oikea vastaus tai tarkoitus on vain välittää tietoa, keskustelun käyminen ylipäänsä on turhaa.
Topaasia on hyödyllisimmillään kun:- vastausta ei vielä täysin tiedetä- tarvitaan erilaisia näkökulmia- ihmiset pitäisi saada mukaan keskusteluun tasapuolisesti- organisaatiossa on tärkeä aihe, josta pitäisi päästä puheesta kohti yhteistä ymmärrystä ja toimintaa.
Mihin sitä sitten käytännössä käytetään?
1. Strategian osallistamiseen
Strategia voidaan määritellä johdossa, mutta sitä ei voi vain antaa henkilöstölle toteutettavaksi. Tiimin pitää pystyä pohtimaan itse, mitä strategia tarkoittaa juuri sen omassa työssä eli Mitä meidän pitäisi tehdä enemmän? Mistä meidän pitäisi luopua? Mikä muuttuu arjessamme? Mitä strategian toteutuminen edellyttää juuri meiltä?
Topaasian avulla organisaatio voi rakentaa strategiasta keskustelusisällön, jonka avulla tiimit käyvät saman teeman läpi omista lähtökohdistaan.
Tavoitteena ei ole vain kertoa strategiasta vaan auttaa ihmisiä muodostamaan siitä oma ymmärryksensä.
Hoivatie: Nappi työkalu strategiatyöhön
Granlund: Strategian jalkautus digitaalisesti +1000hlö organisaatiolle
2. Arvokeskusteluihin
Organisation arvot ovat mainio esimerkki ylhäältä sanelluista teemoista, jotka harvoin näkyvät käytännössä, mutta toimiston tauluilla kyllä. Topaasiaa voi hyödyntää niin arvojen määrittelemiseen kuin niiden juurruttamiseen. Molemmissa on kyse keskusteluista. Topaasian avulla tiimit voivat pohtia esimerkiksi sitä, missä arvot näkyvät jo nyt ja missä niiden ja arjen välillä on ristiriita.
Arvokeskustelut tuottavat organisaatiolle arvokasta tietoa. Jos organisaatio sanoo olevansa tietynlainen mutta keskusteluissa toistuu aivan toisenlainen kokemus, kyseessä on tärkeä havainto.
Vastuu Group: Pelillisyys arvokeskustelujen tukena
3. Henkilöstötutkimuksen purkuun
Henkilöstökyselyn tekeminen ei vielä kehitä organisaatiota. Oleellista on se, mitä tuloksille tapahtuu sen jälkeen.
Topaasian avulla tutkimuksen tuloksista voidaan tehdä tiimeille keskustelu, jossa ihmiset pääsevät tulkitsemaan havaintoja, tuomaan esiin omia kokemuksiaan ja valitsemaan asioita, joihin halutaan vaikuttaa.
Näin henkilöstötutkimus ei jää raportiksi, vaan tuloksista syntyy keskustelua ja toimintaa.
Jollas Instituutti: työyhteisötutkimuksen pelillinen purku
WSOY: Henkilöstökyselyistä konkretiaan Topaasian avulla
4. Kehityskeskusteluihin
Perinteinen kehityskeskustelu rakentuu usein lomakkeen ympärille: Työntekijä täyttää kysymykset etukäteen, esihenkilö lukee vastaukset ja tapaamisessa lomake käydään läpi.
Parhaimmillaan tämä toimii hyvin. Huonoimmillaan samoja vastauksia kopioidaan vuodesta toiseen ja kokonaisuus ei tuota mitään muuta kuin stressiä ja kyynisyyttä.
Topaasian ajatuksena on kääntää tilanne toisinpäin: lomakkeen läpikäynnin sijaan keskitytään itse keskusteluun. Valmiit ärsykkeet auttavat sekä työntekijää että esihenkilöä nostamaan esille asioita, joita tavallisessa keskustelussa ei välttämättä tulisi vastaan.
Samalla keskustelun onnistuminen ei ole yhtä riippuvaista yksittäisen esihenkilön fasilitointitaidoista.
“Lomakkeeseen ei ole paluuta” - Entteri uudisti kehityskeskustelut
Quanscient uudisti 1:1-kehityskeskustelut Topaasialla
5. Tiimin kehittämiseen
Topaasian alkuperäinen käyttötarkoitus on ollut tiimien kehittäminen. Tiimissä on usein asioita, jotka kaikki jollain tavalla tunnistavat mutta joita ei koskaan nosteta kunnolla pöydälle. Topaasia tarjoaa keskustelulle rakenteen.
Osallistujat saavat ärsykkeitä ajatteluun, nostavat tärkeiksi kokemiaan asioita keskusteluun ja muodostavat yhdessä näkemyksen siitä, mihin pitäisi tarttua seuraavaksi.
Työkalua voidaan käyttää esimerkiksi retrospektiiveissä, tiimin toimintatapojen kehittämisessä tai yhteistyön arvioinnissa.
Elis Textile Service: Tiimien kehittämisen ja esihenkilötyön tehostamista Topaasialla
6. Tiimien välisen yhteistyön ja kommunikaation parantamiseen
Kaksi tiimiä voi toimia erinomaisesti itsenäisesti mutta huonosti yhdessä.
Tällaisessa tilanteessa kehotus ”istukaa alas ja selvittäkää asia” ei välttämättä auta. Keskustelu ajautuu helposti omien tarpeiden puolustamiseen. Poteroidutaan.
Strukturoitu dialogi tekee vaikeista asioista helpompia nostaa pöydälle. Keskustelun kohteena ei ole yksittäinen ihminen tai syyllinen, vaan yhteinen asia, jota tarkastellaan eri näkökulmista.
Entteri ratkoi tiimien välisiä kommunikaatiosolmuja Topaasialla
7. Vaikeiden ja herkkien teemojen käsittelyyn
Topaasiaa on käytetty myös esimerkiksi työyhteisön monimuotoisuuden, nuorten työelämävalmiuksien ja muiden henkilökohtaisten teemojen käsittelyyn.
Tällaisissa tilanteissa keskustelun rakenne voi madaltaa osallistumisen kynnystä. Osallistujan ei aina tarvitse aloittaa sanomalla: ”Minulla on tällainen ongelma.”
Sen sijaan pöydälle voidaan nostaa aihe, jota ryhmä tarkastelee yhdessä, jo se voi avata keskustelun, jota muuten ei olisi syntynyt.
Miten Humana edistää osallistavaa dialogia ja ratkaisee haastavien aiheiden käsittelyä Topaasialla?
Elomatic: Monimuotoisuus työelämässä
8. Auditointeihin ja organisaation kulttuurin tilan arviointiin
Auditoinneissa tarkastellaan usein kovaa dataa: täyttyvätkö tietyt kriteerit, miltä mittarit näyttävät ja missä tavoitteisiin nähden mennään. Kaikkea olennaista ei kuitenkaan löydy numeroista.
Henkilöstöllä on tietoa omasta työstään, osaamisestaan, toimintaympäristöstään ja ongelmista, joita mittarit eivät välttämättä paljasta.
Topaasian avulla tätä laadullista tietoa voidaan kerätä systemaattisesti osaksi laajempaa arviointia.
Keskustelukulttuurin parantaminen Aava&Bangilla
Olisiko teillä keskustelujen paikka?
Kolahtiko joku esimerkki, että “meilläkin voisi kyllä kokeilla”? No hyvä! Pääset helposti kokeilemaan Topaasiaa matalalla kynnyksellä:
1. Ota käyttöön maksuton kokeilujakso ja kokeile tiimisi kanssa