Granlund on kotimainen kiinteistö- ja rakennusalan asiantuntijakonserni, joka työllistää yli 1200 ammattilaista ympäri Suomea. Granlund käytti strategiaviestinnän jalkautukseen Topaasiaa vuonna 2021 ja tämä asiakastarina on syventävä osuus aiemmalle asiakaskokemusvideolle. Tässä haastattelussa Molli Nyman, Granlundin markkinointijohtaja, Riikka Linna, Granlundin viestintä- ja markkinointipäällikkö, sekä Suvi Juopperi, assistentti Granlundin Rovaniemen alueyhtiöstä kertovat, miten strategiaa jalkautettiin etänä vuoden 2021 aikana Topaasialla ja millaisia tuloksia syntyi.

Uuden strategiakauden lähtökohdat

“Olimme hyvin erilaisessa tilanteessa kuin edellisen strategiakauden alussa. Yritys oli kasvanut kokoa puolella ja sen myötä kasvoi myös strategian jalkautuksen haastavuus. Aiemmasta strategiaprosessista henkilöstölle oli jäänyt epäselväksi, miten strategia koskettaa omaa arkea. Meillä on kiireistä väkeä, ja on vaikea löytää aikaa strategian jalkautukselle ellei se ole helppoa ja selkeää.

Halusimme ratkaista nämä ongelmat fiksuilla, helpoilla ja moderneilla työkaluilla. Emme halunneet tehdä jalkautusta ainoastaan Powerpoint-esityksillä, vaan halusimme, että ihmiset käyvät asioita ryhmissä läpi tavalla, joka vahvistaa tiimiytymistä ja vie asioita arkeen. Halusimme siis fasilitoida keskustelua strategian ympärillä”, Molli Nyman kuvaa alkutilannetta.

Kokeilimme edellisellä strategiakaudella erilaisia fasilitointimenetelmiä ja perinteisempiä ryhmäkeskusteluja, joissa yksi formaatti oli strategiamateriaalinpohjalta keskustelu. Se ei ottanut tuulta alleen, joten halusimme uuden työkalun siihen, miten saamme ihmiset keskustelemaan ja miten strategia saataisiin arkeen. Silloin tuli Topaasia vastaan”, Riikka Linna täydentää.

Topaasian rooli strategiaprosessissa

Granlundin henkilöstö oli mukana tekemässä strategiaa jo sen alkuvaiheessa strategiakyselyiden kautta, joten osallistaminen aloitettiin varhaisessa vaiheessa. Topaasia tuli mukaan, kun strategia lanseerattiin ja sitä lähdettiin jalkauttamaan.

“Strategiamme valmistui juuri, kun korona iski. Olimme kuitenkin onnellisessa tilanteessa, koska olimme jo valinneet jalkautukseen digitaalisen työtavan. Topaasiaa ei nähty vain keinona jalkauttaa strategiaa, vaan se on tukenut myös yhteisöllisyyttä ja yhteishengen kehittymistä etäaikana. Se on ollut keino käydä keskustelua arjessa, jossa kohtaamiset ovat olleet vähäisempiä”, Molli kertoo Topaasian käytöstä Granlundissa osana strategian jalkautusta, johon Riikka jatkaa:

“Strategian jalkautuksen aikana toteutimme tiivistä viestintää pelien rinnalla, jossa mukana olivat toimitusjohtajan livekatsaukset sekä aktiivinen tiedottaminen siitä, missä strategiassa mennään. Topaasian rooli strategiaviestinnässä oli saada ihmiset ymmärtämään oma paikkansa strategiassa ja se, että strategia tarkoittaa henkilöstölle arjen asioita”, Riikka jatkaa.

Strategian jalkautuksen eteneminen

”Aluksi suunnittelimme ydintiimin kanssa strategiallemme Plan G:lle pelin, jolla varmistettiin, että keskustelut käydään Granlundin kannalta olennaisista aiheista. Tämän jälkeen valitsimme kolme teemaa, joista halusimme henkilöstömme pelaavan. Pelattavina aiheina olivat visio, asiakkuudet ja tuottavuus”, Riikka kuvaa strategian jalkautusprosessia.

Strategian jalkautus aloitettiin esihenkilöiden koulutuksella.Jokainen esihenkilö osallistui strategiaviestinnän koulutukseen, jossa kerrottiin, mitä se on, miksi se on tärkeää ja mitä tasoja on tärkeää huomioida. Tämän jälkeen esihenkilöt pelasivat harjoittelupelin Topaasialla, jonka kautta työkalu tuli tutuksi ensin osallistujan näkökulmasta, ennen pelien vetämistä itse omissa ryhmissä.

“Ryhmät pelasivat Granlundilla kolme pelisessiota vuoden aikana, yhteensä sessioita kertyi 272. Pelikierrokset käynnistettiin viestimällä esihenkilöille kierroksen alkamisesta, kerrottiin kierroksen aihe sekä palautettiin mieleen Topaasian käyttö. Tämän jälkeen ryhmät pelasivat omilla aikatauluillaan.”, Molli kuvaa

Peli mukautui kunkin ryhmän tarpeisiin muutoinkin, kuin aikataulutuksen osalta. Esimerkiksi, mikäli esihenkilö ei halunnut tai ehtinyt fasilitoida pelisessioita, oli tähän rooliin mahdollista nimetä joku muu tiimistä. Joissakin Granlundin tytäryhtiöissä kaikki pelit fasilitoi sama henkilö.

“Suunnitelmamme Topaasian käyttöön perustui siihen, että valmennamme esihenkilöt, viestimme aktiivisesti ja teemme prosessin mahdollisimman helpoksi. Lisäksi meillä oli kannustimia ryhmille pelien pelaamiseen suunnitellussa aikataulussa. Lisäporkkanan ajatus oli motivoida porukkaa kokeilemaan työkalua ja luoda kisailun henkeä”, Riikka lisää.

Laadullisesta datasta sisältöanalyyseja

Strategian jalkautusprosessi muokkautui edetessään. Jokaisen pelikierroksen jälkeen pelattujen pelien sisällöt analysoitiin yhteistyössä Topaasian kanssa. Analyyseistä selvisi, mitä peleissä oli keskusteltu, sekä mitä toimenpiteitä ryhmät olivat laatineet keskustelujen pohjalta. Pelikierrosten tulokset käytiin johdon kanssa läpi, ja näiden pohjalta päätettiin seuraavien kierrosten aiheet.

“Sisältöanalyyseistä nousi valtava määrä erilaisia kehitysehdotuksia. Jokaiselta kierrokselta nousseiden palautteiden ja analyysin myötä valitsimme yhden konserninlaajuisen kehityskohteen. Sisältöanalyysit olivat arvokkaita, koska saimme niistä henkilöstön mielipiteen vahvistamaan, mitkä asiat ovat heille tärkeitä”, Molli kuvaa.

Kokemukset jalkautusprosessista

1. Kerättyjen palautteiden perusteella jalkautus koettiin onnistuneen. Prosessin lopuksi pelanneilta ryhmiltä kerättiin palautetta, ja näistä ryhmistä noin kolmasosa antoi palautetta.

“Topaasia-sessiossa sovitaan lopuksi ryhmätasolla edistettävät toimenpiteet. Vastanneista ryhmistä 94% oli edistänyt sopimiaan toimenpiteitä. Se on paljon! Kun kolmasosa on miltei sataprosenttisesti edistänyt toimenpiteitä, niin voidaan olla hyvinkin tyytyväisiä tuloksiin”, Riikka kertoo.

“Ryhmät keskustelivat aiheista, jotka ovat operatiivisia ja tärkeitä strategiassa edistämisen kannalta. Ryhmissä mietittiin esimerkiksi toimenpiteitä asiakkuustoiminnan parantamiseen, tiedonjakamiseen, projektikäytäntöjen sujuvoittamiseen, sekä työkalujen ja prosessien haltuun ottamiseen. Näin etätyöaikana selvästi esille nousi myös jaksamisesta huolehtiminen ja yhteishengen ylläpitäminen. Keskustelut olivat etätyöaikana tärkeitä ryhmille myös yhteenkuuluvuuden näkökulmasta””, Riikka kuvaa.

2. Topaasia koettiin hyvänä työkaluna strategian jalkautukseen, ja keskustelut pysyivät strategian kannalta keskeisissä asioissa. 58% ryhmistä koki, että Topaasia on ollut todella hyvä työkalu strategian jalkautukseen, ja se on edistänyt ja auttanut ymmärtämään strategiaa sekä tuonut sitä lähemmäs arkea. 33% ryhmistä koki, että Topaasian avulla on edistetty hyviä asioita, mutta niitä ei osattu yhdistää strategiaan. Tästä Riikka antaa konkreettisen esimerkin:

“Eräässä ryhmässä lopputulemana päädyttiin edistämään projektikäytäntöjä. Tätä ei ollut tunnistettu osaksi strategiaa, vaikka se on hyvä käytännön esimerkki tuottavuuden parantamisesta. Monet ryhmien keskustelemat asiat ovat olleet juuri niitä toimenpiteitä, joilla strategiaa saadaan eteenpäin arjen tasolla.”

3. Myönteisenä koettiin myös pelin osallistavuus sekä heijastuminen ryhmän toimintaan ylipäätään.

“Ryhmän näkökulmasta on hyvä, että pelissä jokainen saa äänensä kuuluviin ja näkökulmansa esille. Jotkut ovat äänekkäämpiä ja puheliaampia kuin toiset, mutta tässä jokainen saa kertoa oman näkökulmansa. Ehdottoman positiivisena nostona tämä on tuonut etäaikana porukoita yhteen”, Molli kuvailee.

4. Samat teemat nousivat esille myös henkilöstöltä kerätyissä palautteissa:

• Topaasia on tuonut strategian lähemmäs henkilöstöä, tutustuttanut hyvin strategisiin teemoihin ja antanut mahdollisuuden pohtia ja keskustella teemoista.
• Ylätason strategiaa on tuotu konkreettisesti arkeen eivätkä jääneet sanahelinäksi.
• Erittäin hyvä että tämä ei ole vain diashow, vaan on oikeasti pitänyt miettiä ja keskustella strategiasta.
• Peruslaadukas tekeminen on strategian ytimessä tekemällä asiakkaan tarpeeseen vastaavaa työtä.

Pelinvetäjän näkökulma, Granlund Rovaniemi

“Minulle vastuutettiin Topaasia-pelisessioiden vetäminen Granlund Rovaniemellä. Meillä on yksikössä sähkö-, ja LVI-osastot, yhteensä noin 20 henkilöä.

Pelit olivat vetäjän näkökulmasta helppo perustaa ja fasilitoida, käyttöliittymä oli näppärä niin vetäjälle kuin osallistujalle. Myös pelien organisointi oli helppoa.

Mielestäni peliformaatti auttoi siihen, että porukka motivoitui strategiakeskusteluun ja otti keskustelun tosissaan. Pelialusta ja kortit herättivät itsessään keskustelua, eikä ihmisiä tarvinnut rohkaista. Jokainen pääsi itse kertomaan oman mielipiteensä, ja kortit tukivat tässä tarpeen mukaan.

Pelit kestivät noin tunnin, jonka aikana herätettiin keskustelua, kehitettiin konkreettisia ideoita ja sovittiin vastuut näiden osalta. Pelisessioista syntyi paljon uusia kehitysideoita, sekä saatiin jaettua tietoa. Sekaryhmien avulla keskusteluiden näkökulmat monipuolistuivat ja peleistä nousi sekä osastokohtaisia, sekä koko yksikköä koskettavia kehityskohteita.

Strategiaa ajatellen pelaamisen ideahan oli tehdä strategiaa tietoiseksi henkilöstölle. Siinä onnistuttiin ja saatiin konkreettisia juttuja päivittäiseen tekemiseen, jotka vievät kohti strategian päämääriä. Esimerkkinä konkreettisista toimista ovat mm. päättyneiden projektien katselmoinnit, sekä yksikön sisäiset esittelyt palveluiden ja tarjooman osalta.

Erityisen hyvää Topaasiassa on pelillisyys. Kaikki olivat innoissaan, kun pääsivät itse puhelimella osallistumaan ja siitä, että syntyi konkreettisia kehitysideoita. Yleensä strategiaan liittyvät keskustelut koetaan hienoina sanoina eikä juurikaan käytäntönä, mutta tätä kautta päästiin konkreettisiin käytännön kehitysideoihin. Suosittelen!”

Suvi Juopperi, Granlund Rovaniemi

Lopuksi: suosittelisitteko Topaasian käyttöä strategiaviestinnän tukena?

“Suosittelen ehdottomasti. Todella hyvä työkalu keskusteluttamiseen ja asioiden pureskeluun. Erityisesti silloin kun ei haluta viestiä yksisuuntaisesti, vaan halutaan ihmisten keskustelevan ja pohtivan asioita yhdessä. Digitaalinen kokonaisuus toimii hyvin etänä.”, Riikka pohtii.

“Suosittelen. Olen tyytyväinen valittuun työkaluun. Se on lunastanut odotukset ja ollut positiivinen kokemus kokonaisuudessaan.”, Molli tiivistää.

Kiitos Molli, Riikka, Suvi ja koko Granlundin väki!

Granlund
Molli Nyman – Linkedin
Riikka Linna – Linkedin
Suvi Juopperi – Linkedin

Asiakaskokemusvideo – Granlund
Lyhyempi artikkeli Granlundin strategian jalkautuksesta
Topaasia Pro – Työkalu strategian jalkautukseen dialogisesti ja digitaalisesti.

Kiinnostuitko strategian jalkautuksesta Topaasialla? Ota yhteyttä