Tarve: Kehityskeskusteluista haluttiin hyödyllisempiä ja kevyempiä. Lomake koettiin raskaaksi, ja osa tiimiläisistä jätti sen kokonaan täyttämättä.
Ratkaisu: Tekoälyllä tarvelähtöisesti tehdyt Topaasia-sisällöt 1-to-1-kehityskeskusteluihin
Tulokset: Kehityskeskusteluista tuli luontevampia ja kevyempiä myös harvasanaisempien tiimiläisten kanssa. Keskustelu syvenivät ja hankaliakin asioita oli helpompi nostaa esiin. Aikaa säästyi niin esihenkilöltä kuin tiimiläisiltä.
---------
Entteri Oy on suomalainen IT-palveluyritys, jonka esihenkilöt halusivat kehittää 1-on-1 kehityskeskusteluja. Perinteinen kehityskeskustelu nojaa usein lomakkeisiin, ennakkovalmisteluun ja pitkiin keskusteluihin, joiden lopputulos jää helposti hajanaiseksi. Enterillä haluttiin kokeilla toisenlaista tapaa: voisiko kehityskeskustelu olla kevyempi, luontevampi ja samalla aidosti hyödyllisempi? Tomi Urama on toiminut esihenkilänä Entterillä viiden vuoden ajan ja toimii nyt kolmessa tiimissä esihenkilönä. Elisa Laatikainen puolestaan siirtyi humanistiselta alalta IT-sektorille ja on toiminut esihenkilönä ja projektipäällikkönä kahden vuoden ajan. Heillä on yhteensä lähes 25 tiimiläistä ja molemmilla tuoreita kokemuksia siitä, mitä tapahtuu kun lomake korvataan Topaasia-dialogilla.
Lähtötilanne: perinteinen kehityskeskustelu tuntui raskaalta haravoinnilta
Entterin kehityskeskusteluprosessi perustui aiemmin lomakkeeseen: työntekijä täyttää, esihenkilö lukee ja valmistelee, sitten käydään yhdessä läpi. Rakenne on tuttu monessa organisaatiossa.
Käytännössä lomake tuotti hankaluuksia. Osa tiimiläisistä jätti sen kokonaan täyttämättä, osa täytti suppeasti. Lomake saattoi tuntua vaikealta tai jopa ahdistavalta: omia ajatuksia ei ollut helppo pukea valmiiksi sanoiksi, eikä väittämiä ja asteikkoja ollut aina yksinkertaista tulkita samalla tavalla.
Elisa myöntää, että oman esihenkilönsä pitämässä perinteisessä kehityskeskustelussa hänkin totesi suoraan, ettei ollut ehtinyt miettiä asioita etukäteen. "Lomake tuntuu jotenkin ahdistavalta. On vaikea sanottaa ajatuksia kokonaisiksi lauseiksi tai edes ranskalaisiksi viivoiksi," Elisa kuvaa.
Tomi lisää, että lomake toimii haravana, jolla käydään kaikki läpi ja katsotaan, mitä nousee. "Se on ehkä turhan raskas tapa päästä niihin oleellisiin asioihin."
Kortti käteen, ei kysymyslistaa
Enterillä päätettiin kokeilla Topaasiaa kehityskeskusteluissa. Käyttöönotto ei tarkoittanut vain uutta työkalua, vaan myös uudenlaista ajattelua siitä, miten keskustelua kannattaa fasilitoida.
Tomi räätälöi tuotekehitystiimilleen oman Topaasia-pakan eli keskustelusisällön tekoälytyökalun avulla. Sama pakka toimi kaikille 15 tiimiläiselle, mikä mahdollisti teemojen vertailun kierroksen jälkeen koko tiimin tasolla.
Elisa lähestyi asiaa rohkeasti: hän ilmoitti tiimiläisille, että kehityskeskustelu käydään Topaasian avulla ilman erityistä etukäteisvalmistautumista. Hän tarjosi myös mahdollisuuden käydä keskustelun perinteisellä lomakkeella, mutta kukaan ei pyytänyt sitä.
"Kokeilimme vain, ja se toimi. Myös harvasanaisempien tiimiläisten kanssa puolitoista tuntia kului luontevasti, useamman kanssa olisi voinut jatkaa pidempäänkin," Elisa kertoo.
“Lomakkeeseen ei ole paluuta” - Korttipohjaiset kehityskeskustelut ylittivät odotukset
Entterillä Topaasian suurin hyöty ei ollut vain ajansäästö, vaikka sitäkin syntyi. Merkittävin muutos oli keskustelun laadussa. Elisa tiivistää eron niin, että kyse ei ollut vain siitä, että Topaasialla saavutettiin sama arvo nopeammin kuin vanhalla mallilla. Hänen mukaansa arvo oli selvästi suurempi.
"'Sama arvo kuin aiemmin mutta nopeammin ja kevyemmin on liian vaatimaton ilmaisu. Topaasia-sessio tuntui enemmän coachaavalta keskustelulta. Tiimiläinen valitsi itse kortit ja puhui niistä. Esihenkilön rooli oli kuunnella, kysyä, herätellä ajatuksia ja auttaa tarkentamaan olennaista. Tämä muutti keskustelun dynamiikkaa ratkaisevasti", Elisa selittää.
Ajansäästö
Ajan suhteen ero konkretisoituu yksinkertaisessa laskelmassa: Lomake voi viedä työntekijältä puoli tuntia tai tunnin etukäteen, esihenkilöltä saman verran lukemiseen ja sen päälle vielä puolentoista tunnin yhteinen istunto. Topaasia-sessiossa tätä esivalmistelua ei tarvita, ja silti keskusteluun päästään syvemmälle.
Ero vanhaan eli lomakkeen täyttöä vai dialogia
Perinteisessä lomakkeessa työntekijä reagoi valmiiksi kirjoitettuihin väittämiin. Topaasia-keskustelussa työntekijä taas tarttuu itse siihen, mikä tuntuu tärkeältä juuri nyt. Siksi keskustelu ei jää “raportoinnin” tasolle, vaan siirtyy aidosti merkityksellisiin asioihin. Lomake taas helposti syöttää sanoja suuhun: siellä on 20–30 väittämää, joihin täytyy reagoida
Korttien logiikka on erilainen kuin väittämien. Lomakkeessa arvoasteikot kysyvät, onko jokin asia hyvin vai huonosti. Kortti taas ei vaadi arviointia, se vain tuntuu tärkeältä tai ajankohtaiselta juuri nyt. Tiimiläinen valitsee itse, joten valinta on automaattisesti merkityksellinen. “Topaasia auttoi näkemään ja kuulemaan paremmin, mitkä asiat olivat tiimiläisille oikeasti tärkeitä, mikä heitä turhautti ja missä he näkivät mahdollisuuksia.”
Ohjaa konkretiaan
Topaasia ohjaa priorisointiin: sessio päättyy yhden tärkeimmän asian valintaan ja konkreettisen jatkotoimenpiteen sopimiseen.
"Ihminen ei pysty vaikuttamaan kaikkeen yhtä aikaa, vaan tärkeintä on löytää se yksi oleellisin asia," Tomi tiivistää.
Neljä syytä, miksi Topaasia toimi Enterillä kehityskeskusteluissa
Tehostaa ja keventää prosessia – Yksi 15 tiimiläisen kehityskeskustelukierros voi pahimmillaan kestää kuukauden ja kierroksia voi olla useampi vuodessa. Topaasia keventää valmistelutyötä merkittävästi molemmilta osapuolilta.
Keventää tunnelatausta – Lomake voi tuntua raskaalta sekä työntekijästä että esihenkilöstä. Topaasia madalsi kynnystä osallistua. Korttipohjainen lähestyminen teki keskustelusta kevyemmän aloittaa, eikä tiimiläisen tarvinnut tulla paikalle “valmiiden vastausten” kanssa. Tilanne on luontevampi myös hiljaisempien tiimiläisten kanssa.
Synnyttää aitoa dialogia – Topaasia ei ohjannut keskustelua valmiilla väittämillä tai asteikoilla. Sen sijaan keskustelu rakentui niiden teemojen ympärille, jotka tiimiläinen itse nosti esiin. Se toi tilanteeseen enemmän aitoutta, läsnäoloa ja psykologista turvallisuutta. Ei vain lomakkeen läpikäyntiä, vaan oikeaa keskustelua.
Räätälöityy tarpeen mukaan – pakka voidaan rakentaa juuri kyseiselle tiimille tai tilanteelle sopivaksi. Sekä Tomi että Elisa rakensivat omille tiimeilleen omat pakkansa. Tämä teki keskusteluista osuvampia. Kun sisältö suunnitellaan juuri tietyn tiimin työn, arjen ja tilanteen mukaan, keskustelu ei jää geneeriseksi. Se tuntuu relevantilta heti ensimmäisestä kortista alkaen.
Terveisinä “Kokeilkaa ennakkoluulottomasti”
Tomi ja Elisa suosittelevat kokeilua ennakkoluulottomasti.
"Olen nähnyt, miten ihmiset alkavat keskustella ja oppivat avointa dialogia. Se on mahtavaa nähdä. " Tomi sanoo.
Elisa summaa: "Nykyaikaisessa tietotyössä kaikkien pitää olla oma-aloitteisia ja nähdä mahdollisuuksia. Topaasia on mahtava hetki rauhoittua ja herätellä syvempää ajattelua. Lomakkeeseen ei ole paluuta."
Kiitos Tomi ja Elisa ja koko Entteri!Tomi Urama LinkedInElisa Laatikainen LinkedInhttps://www.entteri.com/
Haluatko uudistaa kehityskeskustelut?
Topaasia auttaa rakentamaan keskusteluja, jotka eivät jää lomakkeiden, oletusten tai pintapuolisen puheen varaan. Sen avulla kehityskeskusteluista ja yhteisistä työpajoista syntyy aidosti osallistavia, fokusoituja ja eteenpäin vieviä.
Tutustu Topaasiaan tai varaa demo, niin katsotaan yhdessä, miten sitä voisi hyödyntää teidän organisaatiossanne.
