Asiakastarina: Tiimin muutostilanteen helpottaminen, Espoon seurakuntayhtymä

Mirja Aukee toimii sisältötiimin johtajana ja viestinnän asiantuntijana Espoon seurakuntayhtymän viestintäorganisaatiossa. Tässä asiakastarinassa Mirja kertoo ison tiimin muutoksen kohtaamisesta, ja kuinka keskustelu Topaasian pelikortein auttoi yhdessä käsittelemään muutosta.

Haasteena tiimin muutostilanne

Espoon seurakuntayhtymällä oli jo aiempaa kokemusta Topaasian käytöstä työyhteisöviestinnän kehittämiseen, ja Mirjalle tuli pyyntö talon sisältä ison tiimin muutokseen liittyvästä pelisessiosta.

“Päädyimme pelaamaan ison tiimin kanssa sessio jakaen se kolmeen peliporukkaan. Kaikissa peleissä käytimme Yhdessä johtamisen pakkaa”, Mirja kertoo.

Pelisessioiden tarkoitus oli saada tiimiläiset keskustelemaan rakentavalla tavalla muutoksista, jotka koskevat heidän työtään. Mirja kertoo, että tiimin työympäristö ja työtehtävät olivat muuttumassa, joten heidän lähiesihenkilönsä halusivat, että pelin avulla ihmiset voisivat keskustella ja purkaa tuntojaan, sekä käsitellä ajatuksiaan muutoksen edessä. Pelisessioissa ei pyritty hakemaan ratkaisuja, vaan tarkoitus oli muodostaa yhteistä näkemystä tulevasta muutoksesta ja saada kaikkien ääni kuuluviin.

“Peleissä oli todella hyvää se, että ihmiset saivat kukin vuorollaan kertoa, mitä he ajattelevat muutoksesta, ja miltä se tuntuu. Peleissä pohdittiin yhdessä, että mitä uusia mahdollisuuksia muutos saattaisi tuoda omaankin työhön. Lopputuloksena tiimin yhteistyön taso ja luottamus vahvistuivat muuttuvissa olosuhteissa”, Mirja toteaa.

topaasia pysäyttää tiimin jäsenet miettimään

Keskustelun kautta valmiuksia kohdata muutosta

Muutostilanteissa asian auki keskustelu on Mirjan kokemuksen mukaan tärkeää, koska jos kiireessä tehdään isoja muutoksia, eikä puhuta auki pinnan alla olevia asioita, niin ne voivat hankaloittaa muutosta ja pulpahtaa kesken muutoksen pintaan tavalla, joka ei ole rakentavaa.

Mirjan mukaan pelaaminen avasi keskustelua ja helpotti ihmisten oloa, koska sen avulla pystyi jakamaan epävarmuutta. Samalla se antoi mahdollisuuden miettiä, mitä hyvää muutoksesta saattaa syntyä.

Mirja Aukee

Turvallinen ympäristö muutoksen kohtaamiselle

“Topaasiassa on tärkeintä se, että se pysäyttää jokaisen tiimien jäsenen hetkeksi miettimään oikeasti käsiteltävää asiaa ja sitten sanomaan se ääneen. Se ohjaa kertomaan, että mikä muutoksessa saattaa pelottaa ja toisaalta pohtimaan sen vahvistavia puolia. Muutoshan on usein pelottavaa, ja se voi luoda muutosvastarintaa, mutta keskustelu herätti kaikki miettimään, että voisiko tästä seurata myös jotain hyvää”, Mirja kertoo ja jatkaa selventäen, miksi keskustelu muutostilanteessa on tärkeää:

“Keskustelu on tärkeää, koska se auttaa kohtaamaan muutosta ja sopeutumaan siihen, ja olemaan aktiivinen muutoksen tekijä myös itse. Kun tiimin jäsenet saavat kertoa itse turvallisessa ilmapiirissä, että mitä tunteita muutos herättää, niin silloin asia on tuotu pöydälle, eikä muiden tarvitse arvailla mitä muut ajattelevat asiasta ja voidaan käsitellä asiaa ikään kuin avoimin kortein. Keskustelu käynnisteli muutosprosessia, jonka avulla muutos on pystytty tekemään.”