Rekisteriseloste ja tietosuoja

Henkilötietolaki (523/99) 10 § ja 24 §

  1. Rekisterinpitäjä

Topaasia Oy
Kivakatu 10 a 26, 15210, Lahti
ville@topaasia.com , +358 45 2020995

  1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Ville Häll
Kivakatu 10 a 26, 15210, Lahti
ville@topaasia.com , +358 45 2020995

  1. Rekisterin nimi

Topaasia Oy:n asiakas- ja kävijärekisteri

  1. Rekisterin käyttötarkoitus

Asiakas- ja kävijärekisterin tietoja käytetään Topaasia –palveluiden ja tuotteiden markkinointiin ja myyntiin. Tietoja käsitellään seuraamaan käyttäjien toimintaa verkkosivuilla, kävijöiden sivustoille päätymistä, seurantaan myynnin edistymisestä ja mahdollisiin asiakasprofilointiin myyntitarkoituksissa. Tietoja käytetään myös asiakaspalveluun siinä tilanteessa, että kävijä ottaa yhteyttä Topaasia Oy:n työntekijöihin sivustolla olevan keskustelupalvelun tai lomakkeen kautta. Asiakkaalla on oikeus kieltää markkinointi joko eroamalla sähköposteissa olevilla ns. opt-out-linkeillä tai ilmoittamalla toiveensa Topaasialle osoitteessa ville@topaasia.com

Lisäksi asiakas- ja kävijärekisterin tietoja voidaan tarvittaessa käyttää myös muutoin palvelun väärinkäytösepäilyn selvittämistarkoituksissa sekä käyttäjien kanssa kommunikoimisessa tällaisiin epäiltyihin väärinkäytöksiin liittyen. Tämä voi sisältää myös sen, että Topaasia Oy:n työntekijä ottaa käyttäjiin suoraan yhteyttä näiden yhteystietoja käyttäen. Samaten Topaasia Oy voi tarvittaessa käyttää tietoja oikeusvaateilta puolustautumisessa, niihin vastaamisessa tai muutoin pakottavan lainsäädännön vaatimalla tavalla.

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä olevat tiedot riippuvat asiakkaan mielenkiinnon kohteista ja kaupallisista päätöksistä. Kävijöistä kerätään vierailun perusteella esimerkiksi seuraavia tietoja:

  • Henkilöiden selaintietoja, kuten IP osoite, selaimen nimi ja versionumero, käyttöjärjestelmän nimi ja versio
  • Avatut sivut
  • Mahdolliset viittaukset, mitä kautta kävijä on sivuille päätynyt
  •  Nimi
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Käyntiosoite
  • Tilaamasi tuotteet tietoineen (kuten hinta ja mahdollinen kuponkikoodi)
  • Muut henkilön itse kertomat tiedot
  • Täytettyjen lomakkeiden tiedot

Käyttämällä ja luovuttamalla tietoja Topaasian sivustolla, hyväksyt henkilötietojesi käsittelyn, tallentamisen ja luovuttamisen tässä tietosuojaselosteessa esitetyllä tavalla.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin syntyy tietoa rekisteröityjen itsensä ilmoittamana. Tietoja kerätään vierailuilta  topaasia.com sivuille. Tietoja kerätään myös maksutonta informaatiota tilattaessa sekä ostettaessa tuotteita ja palveluita  topaasia-verkkokaupasta.

Tietojen keräys tapahtuu saatavilla olevilla verkkoteknologioilla, kolmannen osapuolen palveluilla ja kävijöiden oman toiminnan seurauksena. Keräämiseen tarkoitettuja teknologioita ja palveluita ovat Google Analytics, Google Adwords, Google Search Console, Hubspot, Hotjar, Mailchimp, Facebook Pixel sekä verkkolomakkeet.

  1. Kerättyjen tietojen hyödyntäminen

Kerättyjä tietoja hyödynnetään muun muassa seuraaviin tarkoituksin:
– käyttökokemuksesi helpottamiseen esimerkiksi tallennettujen käyttäjätilitietojen ja salasanojen avulla
– käyttökokemuksesi personoimiseen, jolloin saat tietoa itseäsi kiinnostavista tuotteista ja palveluista
– topaasia.com-sivustojen käytettävyyden parantamiseen
– asiakaspalvelun nopeuttamiseksi
– ostotapahtumiesi nopeampaan prosessoimiseen
– tilaukseesi liittyvien sähköpostien lähettämiseen
– muiden tuotteiden markkinoimiseen

  1. Kerättyjen tietojen suojaaminen

Topaasia oy huolehtii yhteistyökumppaniensa kanssa sivustonsa ja yhteistyökumppaneidensa sivustojen tietoturvasta parhaiden tietojensa ja taitojensa mukaan.

Tietosi säilytetään Topaasian teknologiakumppaneiden toimesta turvassa, eikä niihin ole pääsyä ulkopuolisilla.

  1. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Verkkolomakkeilla annettuja henkilötietoja säilytetään ja käsitellään kolmannen osapuolen palvelussa, hubspot.com:ssa, jota käytämme seuraamaan myynnin ja markkinoinnin tilaa, historiaa ja edistymistä ja parantaaksemme asiakaspalvelua. Hubspot-palvelulle luovutetaan seuraavia tietoja: sähköposti, nimi, yrityksen nimi ja puhelinnumero. Tietoja luovutetaan myös kolmannen osapuolen palveluun, mailchimp.com:iin, jota käytämme uutiskirjeiden ja markkinointiviestien lähettämiseen. MailChimp palvelulle luovutamme seuraavia tietoja: sähköposti, nimi, yrityksen nimi ja puhelinnumero.

Emme koskaan myy tai välitä kävijöidemme ja asiakkaidemme tietoja markkinointitarkoituksiin kolmansille osapuolille. Voimme kuitenkin ulkoistaa tietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin huolehdimme sitovin sopimusjärjestelyin toimeksisaajan kanssa, että henkilötietojasi käsitellään henkilötietolain ja ohjeittemme mukaisesti.

  1. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää lain sallimissa rajoissa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Luovutamme joitakin välttämättömiä tietoja kolmansille osapuolille toimituksen takaamiseksi, asiakkuuden hoitamista varten sekä markkinointia varten. Käyttämiämme kolmansia osapuolia:

-Hubspot (CRM-järjestelmä)
-Google (analytics, adwords, Youtube)
-Stripe (maksutapahtumat verkkokaupassa)
-Mailchimp (Sähköpostimarkkinointiohjelma)
-Facebook Pixel

Siirrämme käyttäjien tietoja vain siinä tarkoituksessa ja laajuudessa, kuin on välttämätöntä asiakaspalvelun, tuotteiden, palveluiden ja myynnin toimittamiseksi.

  1. Rekisterin suojaaminen

Manuaalinen aineisto

Topaasia Oy ei käsittele eikä tallenna aineistoa manuaalisesti. Tietojärjestelmistä otetut, henkilötietoja sisältävät raportit käsitellään ja hävitetään Topaasia Oy:n tietoturvapolitiikan mukaisesti.

Tietoteknisesti käsiteltävät tiedot

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja käyttäjien henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä tai käsittelyä vastaan.

Organisaation sisällä kävijä- ja asiakastietoihin pääsy edellyttää erillisiä oikeuksia. Kolmannen osapuolen palveluissa oleviin tietoihin pääsy on estetty organisaation ulkopuolisilta. Organisaation sisällä pääsy näihin tietoihin edellyttää erillisiä oikeuksia.

  1. Sijaintitiedot

Vierailijoiden päätelaitteiden karkeita sijaintitietoja, kaupunki ja maa, voidaan kerätä automaattisesti käytössä olevien kolmannen osapuolen palveluiden välityksellä.

Kerättyjä sijaintitietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille tässä tietosuojaselosteessa kuvatun mukaisesti asiakaspalvelun ja myynnin toteuttamiseksi.

  1. Evästeet

Topaasia oy:n sivusto(i)lla hyödynnetään evästeitä.

Käytämme sivulla evästeitä (cookies) seurataksemme vierailijoiden käyttäytymistä sivustolla. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Seuraamme miten käyttäjät päätyvät sivustollemme, kauanko he ovat sivustollamme ja mitä sivuja he lukevat.

Käytämme sivuillamme myös kolmannen osapuolen evästeitä, jotka mahdollistavat kolmannen osapuolen laajennusten käytön sivuilla. Näitä evästeitä asettavat Faceboox Pixel, Google Analytics, Google Search Console, Hubspot ja Google Adwords. Voit selaimesi avulla poistaa kolmannen osapuolen evästeet käytöstä, mikäli et halua kolmannen osapuolen keräävän sinusta tietoja. Tällöin sivuston toiminta saattaa olla rajattua ja osa toiminnasta voi olla saavuttamattomissa.

  1. Digitaalinen Topaasia – palvelu

Tämä kappale koskee Sinua, mikäli olet tilannut meiltä digitaalisen Topaasian palvelun tai sen kokeilusession.

Digi-Topaasiaa käyttäessäsi asetamme evästeitä ja tallennamme IP-osoitteesi verkkopalvelimen teknisiin käyttäjälokeihin ja tallennamme pelin aikana käyttötietoa sekä pelin tulokset. Nämä kerätään palvelun tarjoamiseksi ja tietoturvan ylläpitämiseksi oikeutetulla edulla. Keräämme myös pelinjohtajien sähköpostiosoitteet ja niiden osallistujien sähköpostiosoitteet, jotka ovat lisätty pelissä käytettäviin tiimeihin, sekä peleistä annetut palautteet.

Emme pääse suoraan näkemään pelisessioiden sisällöstä valittuja kortteja, emmekä kiteytyksen sisältöä. Näemme pelisession aiheen ja pelaavan tiimin, sekä annetun palautteen.

Palvelu tallentaa seuraavia tietoja:

-sähköpostiosoitteet
-tiimin nimen
-Päätökset ja muut muistiinpanot mitä pelisessiosta kirjataan

Palvelu ei jaa tietoa kolmansille osapuolille. Digi-Topaasian Herokun palvelimet ovat EU-alueella. Heroku käyttää sisäisesti AWS:n EU-palvelimia, mutta ei kerro tarkasti mitä niistä eli käytännössä Frankfurt tai Irlanti. Heroku toimii tiedon käsittelijänä eikä palvelun ylläpitäjillä ole oikeutta käyttää tai jakaa tietoa muihin tarkoituksiin.

Keräämiämme tietoja käyttävät ainoastaan Topaasia Oy:n työntekijät sekä heidän valtuuttamansa alihankkijat. Topaasia soveltaa hyviä tietosuojakäytänteitä ja takaa tallennettujen tietojen turvallisuuden. Asiakkuutta koskeva data hävitetään mahdollisimman pian asiakkuuden päättymisen jälkeen.

  1. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Henkilöllä on henkilötietolain 26-28 § mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja Topaasia Oy:n kuluttaja-asiakasrekisteriin on tallennettu. Emme kerää yksilöllisesti tunnistettavaa tietoa sivustomme vierailijoista, joten näiden tietojen tarkistaminen ei ole mahdollista.

Vierailijoilla, jotka ovat luovuttaneet tietoja verkkolomakkeiden kautta, on oikeus tarkastaa heistä tallennetut tiedot. Pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti sähköpostilla osoitteeseen ville@topaasia.com. Asiakkaan tulee esittää tiedon etsimiseen tarpeelliset seikat: etu- ja sukunimi.

  1. Tiedon korjaaminen

Topaasia Oy:n asiakkaan on mahdollista täydentää ja korjata hänestä tallennettuja tietoja. Muiden kuin yhteystietojen osalta tiedon korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti osoitteeseen: kivakatu 10 a 26,15210, Lahti  tai ville@topaasia.com. Vierailijat voivat myös pyytää tietojensa poistamista, mikäli heistä kerätyt tiedot ovat virheellisiä, turhia tai puutteellisia, eikä lainsäädännöstä aiheudu muuta laillista velvoitetta kyseisten tietojen säilyttämiselle. Asiakas voi korjata vain omat yhteystiedot.

  1. Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 30 § mukaisesti oikeus kieltää gälliwashe:tä käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia, etämyyntiä sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kiellon voi ilmoittaa sähköpostitse ville@galliwashere.com tai kirjallisesti osoitteeseen Kivakatu 10 a 26, 15210, Lahti.