Kehityskeskustelulle aletaan etsiä työkalua yleensä siinä vaiheessa, kun nykyinen tapa on alkanut ärsyttää. Word-lomakkeet ovat hajallaan esihenkilöiden koneilla, kukaan ei tiedä, kenen keskustelut on käyty, ja viime vuoden kirjaukset löytyvät vasta, kun niitä ei enää tarvita.
Työkaluja on tarjolla paljon, ja ne lupaavat suunnilleen samaa. Pinnan alla ne ratkaisevat kuitenkin eri ongelmia. Osa hoitaa prosessin eli sen, että keskustelut käydään ja kirjataan. Osa auttaa itse keskustelussa eli siinä tunnissa, jonka esihenkilö ja tiimiläinen viettävät yhdessä. Harva tekee molempia hyvin.
Tällä sivulla verrataan kolmea päävaihtoehtoa: lomaketta, HR-järjestelmän kehityskeskusteluosiota ja Topaasia One-to-One -hyötypeliä.
Mitä kehityskeskustelutyökalun pitää tehdä?
Ennen vertailua kannattaa päättää, mihin työkalua tarvitaan. Kehityskeskustelussa on neljä kohtaa, joissa työkalusta voi olla apua.
- Valmistautuminen. Työkalu auttaa työntekijää ja esihenkilöä miettimään etukäteen, mistä on tärkeää puhua.
- Itse keskustelu. Työkalu antaa tunnille rakenteen, pitää aiheen ihmisessä ja varmistaa, että työntekijä on äänessä.
- Kirjaus. Sovitut asiat, vastuut ja tarkistuspiste tallentuvat niin, että molemmat näkevät saman tekstin.
- Seuranta ja kokonaiskuva. Keskusteluihin palataan, ja HR näkee, että keskustelut on käyty ja mitä teemoja niistä nousee.
Useimmat työkalut on rakennettu kohtia 1 ja 3 varten, koska ne ovat helpoimmat ja näkyvimmät ongelmat. Työntekijän kokemus keskustelusta ratkeaa kuitenkin kohdassa 2. Jos tunti on lomakkeen läpikäyntiä, siitä ei tule parempaa sillä, että lomake on siirretty selaimeen.
Siitä, millainen hyvä kehityskeskustelu on työkalusta riippumatta, on oma oppaansa: kehityskeskustelu: mitä, miksi ja miten se käydään hyvin.
Vaihtoehto 1: lomake
Lomake on yleisin kehityskeskustelutyökalu. Se on Word- tai PDF-pohja, Forms-kysely tai Excel, jonka työntekijä täyttää etukäteen ja jonka esihenkilö lukee ennen keskustelua. Keskustelussa lomake käydään yhdessä läpi, ja lopuksi siihen kirjataan sovitut asiat.
Missä lomake on hyvä. Lomake on ilmainen ja kaikille tuttu, eikä sen käyttöönotto vaadi hankintaa tai koulutusta. Se varmistaa, että jokaisen kanssa käydään läpi samat aiheet, mikä on tärkeää, jos keskusteluilta vaaditaan yhdenmukaisuutta. Hyvä lomake toimii myös valmistautumisen tukena, kunhan se on lyhyt.
Missä lomake on heikko. Lomakkeen ongelma on se, että siitä tulee helposti tunnin tavoite. Työntekijä reagoi valmiisiin väittämiin sen sijaan, että kertoisi, mikä hänelle on juuri nyt tärkeää. Entterillä osa tiimiläisistä jätti lomakkeen kokonaan täyttämättä ja osa täytti sen suppeasti, koska omien ajatusten pukeminen valmiiksi lauseiksi tuntui vaikealta. Lisäksi tiedostot jäävät hajalleen, joten seuranta ja kokonaiskuva ovat esihenkilön muistin varassa. Esihenkilöstä riippuen lomakkeen läpikäynti voi olla myös vaivaannuttavaa ja kiusallista.
Lomakkeeseen ollaan yleisesti ottaen kyllästytty.
Kenelle lomake sopii. Lomake sopii pienelle organisaatiolle, jossa keskusteluja on vähän ja esihenkilöt ovat kokeneita keskustelijoita. Silloin lomake on muistilista, ja varsinainen työ tehdään puhumalla. Kolme erilaista pohjaa on esitelty artikkelissa kolme erilaista kehityskeskustelupohjaa.
Vaihtoehto 2: HR-järjestelmän kehityskeskusteluosio
Useimmissa HR-järjestelmissä on kehityskeskusteluille oma osionsa, ja markkinoilla on myös pelkästään suorituksen johtamiseen tehtyjä ohjelmistoja. Kun haetaan kehityskeskusteluohjelmistoa tai kehityskeskustelusovellusta, tarkoitetaan yleensä tätä vaihtoehtoa. Periaate on sama kuin lomakkeessa, mutta lomake on järjestelmässä, ja sen ympärille on rakennettu prosessi.
Missä HR-järjestelmä on hyvä. Järjestelmä hoitaa prosessin paremmin kuin mikään muu vaihtoehto. Se muistuttaa keskusteluista, näyttää HR:lle, kenen keskustelut on käyty, ja säilyttää kirjaukset yhdessä paikassa käyttöoikeuksien takana. Tavoitteet, osaamiset ja koulutustarpeet voidaan kytkeä muuhun henkilöstödataan, ja edellisen vuoden sopimukset löytyvät yhdellä klikkauksella. Isossa organisaatiossa nämä ovat todellisia hyötyjä, joita lomake tai kortit eivät yksinään tarjoa.
Missä HR-järjestelmä on heikko. Itse keskustelu ei muutu. Työntekijä täyttää edelleen lomakkeen ja esihenkilö lukee sen, joten tunnin kulku on sama kuin ennen. Järjestelmä ratkaisee hallinnon ongelman, mutta jos keskustelut tuntuivat pakolliselta suoritukselta Wordissa, ne tuntuvat siltä myös järjestelmässä. Lisäksi hankinta on käyttöönottoprojekti, ja hinta määräytyy yleensä työntekijämäärän mukaan, jolloin pelkkien kehityskeskustelujen takia hankittuna järjestelmä on kallis. Se on hallinnon, ei keskustelun ja kehittymisen ehdoilla tehty valinta.
Kenelle HR-järjestelmä sopii. Järjestelmä sopii organisaatiolle, jossa on satoja esihenkilöitä ja jossa kehityskeskustelun sisällöllä ja laadulla ei ole merkitystä, kunhan voidaan osoittaa sen tulleen tehdyksi.
Vaihtoehto 3: keskustelukortit
Kolmas vaihtoehto lähtee eri päästä. Keskustelukortit on tehty sitä tuntia varten, jonka esihenkilö ja tiimiläinen viettävät yhdessä. Jokainen kortti on yksi aihe, esimerkiksi työn merkityksellisyys, palaute tai oma jaksaminen. Tiimiläinen valitsee korteista ne, jotka tuntuvat juuri nyt tärkeiltä, ja kertoo miksi. Esihenkilö kuuntelee ja kysyy jatkokysymyksiä.
Topaasia One-to-One on tästä digitaalinen versio. Esihenkilö toimii pelinjohtajana omalta koneeltaan, tiimiläinen valitsee kortit omalla puhelimellaan tai koneellaan, ja peli ohjaa keskustelun yhden tärkeimmän asian valintaan ja konkreettiseen toimenpiteeseen. Kirjaus syntyy pelin aikana, joten muistiinpanoja ei kirjoiteta illalla. Peli toimii samalla tavalla kasvokkain ja etänä. Kehityskeskustelusessio auttaa tällöin tiimiläistä oikeasti reflektoimaan ja nostamaan itselleen oleellisia aiheita esille, sekä esihenkilöitä toimimaan valmentavan johtamisen periaattein.
Missä kortit ovat hyviä. Kortit muuttavat sen, kuka keskustelussa puhuu. Kun tiimiläinen valitsee aiheet itse, ne ovat hänen omiaan, ja esihenkilön on helpompi pysyä kuuntelijana. Elisa Laatikainen Entteriltä kuvaa eroa näin:
"Topaasia-sessio tuntui enemmän coachaavalta keskustelulta. Tiimiläinen valitsi itse kortit ja puhui niistä. Esihenkilön rooli oli kuunnella, kysyä, herätellä ajatuksia ja auttaa tarkentamaan olennaista."
Etukäteislomaketta ei tarvita, mikä säästää aikaa molemmilta. Entterin esihenkilöiden laskelman mukaan lomake vei työntekijältä puolesta tunnista tuntiin ja esihenkilöltä saman verran lukemiseen ennen kuin varsinainen keskustelu edes alkoi. Korttien kanssa tämä vaihe jää pois. Kortit toimivat myös hiljaisten tiimiläisten kanssa, koska kortin valitseminen on helpompaa kuin tyhjän tekstikentän täyttäminen.
Missä kortit ovat heikkoja. Topaasia ei ole HR-järjestelmä. Se ei muistuta keskusteluista, ei hallitse tavoitteita tai osaamisprofiileja eikä kytkeydy palkkaan tai muuhun henkilöstödataan. Jos organisaatio tarvitsee numeerisen suoritusarvion tai täsmälleen samat kysymykset jokaiselle, kortit ovat väärä työkalu. Kortit vaativat myös esihenkilöltä halua antaa aiheiden valinta tiimiläiselle, ja se voi tuntua osasta aluksi epämukavalta.
Kenelle kortit sopivat. Kortit sopivat esihenkilölle ja organisaatiolle, joka on tyytymätön keskustelujen laatuun eikä niiden hallintoon. Tyypillinen tilanne on se, että keskustelut kyllä käydään, mutta ne tuntuvat lomakkeen läpikäynniltä eikä niistä seuraa mitään. Korteilla voidaan myös osoittaa käydyt keskustelut. Pelillisistä kehityskeskusteluista kerrotaan tarkemmin kehityskeskustelut-sivulla.
Voiko työkaluja yhdistää?
Vaihtoehdot eivät sulje toisiaan pois, ja isossa organisaatiossa yhdistelmä on usein paras ratkaisu. HR-järjestelmä hoitaa prosessin: muistutukset, arkiston ja seurannan. Kortit hoitavat keskustelun. Käytännössä esihenkilö käy keskustelun korteilla ja liittää pelin tuottaman yhteenvedon järjestelmään, jolloin HR näkee saman tiedon kuin ennenkin.
Dokumentaatio riittää myös vaativampaan käyttöön. Ohjelmistoyritys Quanscientilla SOC 2 ja tuleva ISO 27001 edellyttävät, että kehityskeskustelut dokumentoidaan. Toimitusjohtaja Juha Riipin mukaan pelin tuottama dokumentaatio täyttää vaatimukset sellaisenaan ilman erillistä lomakeprosessia. Kokemus on kuvattu Quanscientin asiakastarinassa.
Mitä kehityskeskustelutyökalu maksaa?
Hintoja on vaikea verrata suoraan, koska vaihtoehdot hinnoitellaan eri tavoin. Kolme asiaa kannattaa silti laskea auki.
Lomake on ilmainen, mutta sen käyttö ei ole. Jos työntekijä käyttää lomakkeen täyttämiseen 45 minuuttia, esihenkilö lukemiseen saman verran ja muistiinpanojen puhtaaksikirjoittamiseen vielä puoli tuntia, jokaiseen keskusteluun kuluu kaksi tuntia työaikaa varsinaisen keskustelun lisäksi. Viidentoista hengen tiimissä se on 30 tuntia kierrosta kohden.
HR-järjestelmät hinnoitellaan yleensä työntekijää ja kuukautta kohden. Kokonaishinta riippuu organisaation koosta ja siitä, mitä muita osioita otetaan käyttöön. Lisäksi tulee käyttöönottoprojekti. Jos järjestelmä hankitaan muutenkin, kehityskeskusteluosio on siinä edullinen lisä.
Topaasian kehityskeskustelulisenssi maksaa pienimmillään 900 euroa vuodessa. Hinta sisältää yhden pelinjohtajan, rajattoman määrän keskusteluja ja käyttöönotto-opastuksen. Kun pelinjohtajia on useita, hinta pelinjohtajaa kohden laskee. Kaikki hinnat löytyvät hinnoittelusivulta.
Viisi kysymystä, joilla valinta selkeytyy
- Onko ongelma hallinnossa vai keskustelussa? Jos keskustelut jäävät käymättä tai kirjaukset katoavat, tarvitaan prosessia. Jos keskustelut käydään mutta ne eivät johda mihinkään, tarvitaan apua itse keskusteluihin.
- Kuinka monta esihenkilöä työkalua käyttää? Muutama esihenkilö pärjää kevyellä ratkaisulla, ja kymmenien esihenkilöiden organisaatiossa HR tarvitsee näkymän kokonaisuuteen.
- Mitä dokumentaatiolta vaaditaan? Selvitä, riittääkö kirjaus sovituista asioista, laadullinen sisältö teemoista vai tarvitaanko muita tietoja, kuten tavoitemittareita tai kytkös palkitsemiseen.
- Paljonko valmistautumiseen käytetään aikaa nyt? Jos lomakkeet jäävät täyttämättä, lomakkeen siirtäminen järjestelmään ei korjaa tilannetta.
- Voiko työkalua kokeilla oikeassa keskustelussa ennen päätöstä? Esittely kertoo ominaisuuksista, mutta vasta yksi oikea kehityskeskustelu kertoo, muuttuuko keskustelu.
Usein kysyttyä kehityskeskustelutyökaluista
Mikä on paras kehityskeskustelutyökalu?
Paras työkalu riippuu siitä, mitä ongelmaa ratkaistaan. HR-järjestelmä on vahvin monen prosessin kytköksien hallinnassa, kortit itse keskustelun laadussa ja lomake silloin, kun keskusteluja on vähän ja ei haluta investoida vielä keskusteluihin. Moni organisaatio käyttää kahta rinnakkain.
Voiko Topaasiaa käyttää yhdessä HR-järjestelmän kanssa?
Topaasiaa voi käyttää HR-järjestelmän rinnalla. Keskustelu käydään korteilla, ja pelin tuottama yhteenveto tallennetaan järjestelmään samaan paikkaan, jossa kirjaukset ovat ennenkin olleet. HR-järjestelmä pitää huolen prosessista ja Topaasia keskustelusta.
Toimiiko kehityskeskustelutyökalu etänä?
HR-järjestelmät ja digitaaliset lomakkeet toimivat etänä sellaisenaan. Topaasia One-to-One toimii etänä, läsnä ja hybridinä. Etänä ääni ja kuva kulkevat Teamsin, Zoomin tai Meetin kautta.
Paljonko uuden työkalun käyttöönotto vie aikaa?
Käyttöönoton kesto vaihtelee paljon. HR-järjestelmän käyttöönotto on tyypillisesti viikkojen tai kuukausien projekti. Topaasian käyttöönotto vie yhden lyhyen perehdytyksen: Quanscientilla siihen meni 20 minuuttia, ja yhden keskustelun valmistelu vie noin viisi minuuttia.
Työkalu kannattaa valita keskustelun, ei arkiston ehdoilla
Kehityskeskustelun arvo syntyy siinä tunnissa, jonka kaksi ihmistä käyttää yhdessä. Arkisto, muistutukset ja raportit ovat tarpeellisia, mutta ne eivät tee keskustelusta hyvää. Siksi työkalua valitessa kannattaa kysyä ensin, mikä auttaa esihenkilöä kuuntelemaan ja tiimiläistä puhumaan, ja vasta sen jälkeen, minne tulos tallennetaan.
Helpoin tapa selvittää, sopivatko kortit teille, on käydä yksi oikea kehityskeskustelu niiden kanssa. Maksuton 30 päivän kokeilujakso ei sido mihinkään, eikä se vaadi luottokorttia. Jos esihenkilöitä on useita ja haluat nähdä, miten keskustelut viedään koko organisaatioon, varaa demo. Topaasialla on pelattu yli 1 310 kehityskeskustelua, ja osallistujat ovat antaneet niille palautteeksi 4,59/5.
