Turun kaupunki käyttää Topaasiaa strategiatyön tukena. Alkujaan Topaasiaa käytettiin valmiiden pelipakkojen kanssa, mutta hyvän vastaanoton myötä pelin käyttöä on laajennettu omien pelisisältöjen luomisen kautta koko kaupungin strategian ja hr-strategian jalkautukseen. Tällä hetkellä turkulaistettuja pelejä on kolme: Kaupunkistrategia- , HR-strategia – sekä työkyky-pelit. Tässä asiakastarinassa Rami Savila, Turun kaupungin strategia- ja kehitysjohtaja, sekä Marita Heinä, henkilöstösuunnittelija, kertovat kokemuksista kaupunkistrategian jalkautuksesta Topaasian avulla.

Suomen Turku. Linnastaan tunnettu, Aurajoen halkaisema sinapin koti. Myös yli 12 000 työntekijän työnantaja. Turun kaupunki on luonut uuden kaupunkistrategian, jonka jalkautuksen lähtökohtia Marita ja Rami kuvaavat:

“Strategia on iso kokonaisuus. Kaikki strategian osa-alueet eivät kosketa jokaista työntekijää. Siksi on tärkeää, että ihmiset löytävät strategiasta sen oman nurkan, jossa strategia koskettaa omaa työtehtävää. Se on sekä työntekijän, että kaupungin kannalta tärkeää, että strategia ohjaa oikeasti henkilöstön työtä, eikä ole vain iso yhteenveto, joka ei kosketa arjen toimintaa”, Marita kertoo.

Rami kertoo, että strategiajohtajan tehtävänä on kaupungeissa ja kunnissa huolehtia siitä, että strategia syntyy, lähtee elämään organisaatiossa ja ohjaa aidosti ihmisiä. Rami kuvaa strategian olevan taustalla vaikuttava dokumentti, jonka pitäisi olla mielessä kun tehdään valintoja ja sen saaminen osaksi henkilöstön arkea on haastavaa:

“Meillä on uusi strategia ja ihmiset eivät ole ottaneet sitä vielä ihan omakseen. Aiempi strategia oli meillä pitkään, vuodesta 2014 saakka. Uuden strategian kohdalla joudutaan käyttämään aikaa ja näkemään vaivaa, että se tulee tutuksi. Missä kohtaa ihmiset löytävät tarttumapintaa ja mikä osa strategiasta on sitä, mitä kukin lähtee toteuttamaan?”, Rami kertoo ja jatkaa, kuinka Topaasia auttaa strategian tuomisessa lähemmäksi ihmisiä:

“Topaasia on työkalu, millä pystymme tuomaan strategiaa lähemmäksi ihmisiä. Nämä pelikortit, jotka ollaan tehty Topaasia-peliin heijastelevat hyvin meidän strategisia linjauksia. Kun ihmiset käyvät pelissä näitä kortteja läpi, se on samalla meidän strategian läpikäyntiä.“

Turun kaupunkistrategiapelin nimi on “Turku 2030-luvulla”

Turun kaupunkistrategian pohjalta on luotu oma pelikokonaisuus Topaasia-palveluun, joka on tarjolla kaupungin intrassa ja omalla strategiasivullaan. Kaupunkistrategia-pelin lisäksi strategia on saatavilla kokonaisuudessaan perinteisempien menetelmien hyödyntämiseksi strategian läpikäynnissä.

“Olemme tiedottaneet kaikille esihenkilöille, että tämä on käytössä strategian jalkautuksen työkaluna ja nyt tarkoitus on aloittaa laajempi jalkautus kaikille esihenkilöille”, Marita kuvaa, mutta painottaa samalla, että pelisession vetävän henkilön ei tarvitse olla esihenkilöasemassa, vaan pelin voi käytännössä vetää kuka tahansa halukas:

“Olemme pyrkineet viestimään, että pelin ohjaaja tai johtaja ei ole pelin tärkein henkilö. Hän toimii pelin sihteerinä ja pääpointti ovat ne keskustelijat”.

Kaupunkistrategia-pelin lisäksi organisaatiossa on luotu omat pelisisällöt myös HR-strategialle sekä työkykyvyn johtamiseksi. Marita kertoo, että pelejä pelataan arjen kehittämispalavereiden lisäksi erilaisissa työryhmissä ja asiakaslähtöisissä verkostoissa.

“Pelien avulla työntekijät pystyvät ryhmissä käymään keskustelua siitä, millä tavalla strategia vaikuttaa heihin ja millä tavoin kukin työntekijä itse edistää kaupungin strategiaa. Meillä on muitakin välineitä strategian työkalupakissa, mutta kyllä tämä on merkittävä menetelmä, jolla tuodaan strategiaa lähemmäksi ihmisiä”, Rami kuvaa Topaasian roolia osana kaupunkistrategian jalkautusta.

Neljä esimerkkikorttia Turun kaupunkistrategiapelistä

Rami ja Marita kuvaavat pelaamisesta saatavia hyötyjä kolmesta eri tasosta: pelaajan näkökulmasta, pelin ohjaajan näkökulmasta ja johtotason näkökulmasta.

“Pelaajan näkökulmasta työkaluna tämä on yllättävän helppo ja hyvä käyttää. On hyvä että tämä on tasapainoinen peli. Näkökulmissa on saatavilla estäviä tekijöitä ja heikkouksia, joissa ihmiset haluavat peuhata kovasti ja jäädä murjottamaan. Mutta saatavilla on myös positiivisia asioita, innostavia, toiveikkaita, edistäviä tekijöitä”, Rami kuvaa pelaajan näkökulmaa.

“Pelinvetäjän näkökulmasta on ollut kiva huomata, että ihmiset tajuavat ja innostuvat. Olen ottanut tavaksi, että käyn muutamalla dialla läpi mikä on meidän kaupunki- tai henkilöstöstrategia, ja tähän liittyen keskustellaan Topaasian avulla. Peli laittaa ajattelemaan mitä asioille tehdään oikeasti ja kun pelin lopuksi tehdään aina toimintasuunnitelma, se tehdään aina eteenpäin katsoen. Topaasian erityisen iso plussa on, että se tekee hankalankin asian helposti lähestyttäväksi.” Marita jatkaa pelinvetäjän näkökulmasta.

“Strategiajohtajan näkökulmasta hyöty ja vaikuttavuus tulee siitä, että henkilöstö ja ryhmät käyvät aidosti läpi näitä asioita ja syntyy ymmärrystä siitä, miten strategia näkyy työssä ja arjessa. Isona hyötynä ovat myös peleistä syntyvät muistiinpanot ja kerääntyvä tieto. Ajan saatossa Topaasiaan kertyy asioita ja työkalun merkitys tulee siitä, että pystytään saamaan ja analysoimaan tietoa. Vanhastaan kun on käyty strategiakeskusteluja, niin niitähän on kirjattu powerpointin kulmalle tai muistioon, eivät ne ole keskitetysti olleet näkyvissä missään. Peli muuttaa dynamiikan erilaiseksi ja siinä mielessä tämä on hyvä menetelmä myös strategian jalkautukseen. Vaikka melkein 800 vuotta ollaan kaupunkia rakennettu, niin ei me olla ihan täydellisiä vielä”, Rami tähdentää.

Marita nostaa erikseen helppokäyttöisyyden, niin pelin käytössä kuin työkalun käyttöönotossa:

“Aina väitetään, että uudet järjestelmät ja työkalut ovat helppoja, mutta ovatko ne oikeasti todella helppoja käyttää? Topaasian tapauksessa todella on. Kiinnostuneet kollegat ovat kyselleet minulta pitääkö pelinjohtajia kouluttaa, tarvitseeko käydä joku sertifiointikoulutus, vaatiiko pelin käyttö paljon yhteydenpitoa, onko järjestelmässä hankaluuksia? Ilokseni voin vastata kaikkeen, että helppoa on. Jatkona kysytään, että ‘olenko IT-alan ammattilainen?’, ja voin todeta, että en todellakaan. Olen täysin henkilöstöpuolen ihminen. Käyttöönottoa kuvailisin erityisen helpoksi. Uudet pelinjohtajat kysyvät minulta mitä täytyy osata, niin olen kuvaillut, että jos osaa nettipankissa maksaa laskuja, niin aivan varmasti osaat käyttää Topaasiaa.”

———————–
Kiitos Marita, Rami ja koko Suomen Turku. Onnea ja menestystä kaupungin kehittämiseen myös seuraavaksi 800 vuodeksi.

https://turku.fi

Lataa uusi maksuton Strategian osallistamis-opas