Miten saada 600 hengen kaupunkiorganisaatio oikeasti keskustelemaan strategiasta – ilman raskaita työpajapäiviä ja ulkopuolisia fasilitaattoreita? Jämsän kaupunginjohtaja Jori Reijula ja tiedonhallinnan asiantuntija Pinja Ikkala kertovat, miten pelilliset keskustelut tavoittivat lähes 90 prosenttia henkilöstöstä ja tuottivat ensimmäistä kertaa dataan perustuvan pohjan strategian kärkitoimenpiteille.
Jämsän kaupungilla työskentelee noin 600 henkilöä. Kun kaupunginjohtaja Jori Reijula aloitti tehtävässään, hän tunnisti tutun ongelman: strategia oli olemassa, mutta henkilöstöä ei ollut onnistuttu osallistamaan siihen.
"PowerPointin esittely kaupunginjohtajan ajankohtaiskatsauksessa ei ole riittävää. Ihmisten pitää oikeasti päästä sisään siihen, mitä me strategialla haluamme", Jori sanoo.
Kuusisataa ihmistä, yksi strategia
Perinteinen tapa olisi ollut järjestää päivän mittaisia strategiatyöpajoja. Pinja Ikkala laskeskeli nopeasti, ettei se ollut realistista.
"Kun henkilöstöä on 600, työpajojen järjestäminen olisi ollut hyvin raskasta. Ja olisiko kaikki päässeet paikalle, ja paljonko siitä olisi lopulta saatu hyötyä?"
Jori toivoi että henkilöstön strategiakoulutus olisi henkilöstölle motivoivaa eikä pakollinen ylimääräinen taakka työtehtävien päälle. Kilpailutuksen kautta Jämsä päätyi Topaasiaan.
"Topaasia tavallaan pelasti meidät. Jokainen on päässyt osallistumaan omasta näkökulmastaan ja aika pienellä työllä", Pinja sanoo.
Toimialakohtaiset kortit muutamassa minuutissa
Projekti lähti liikkeelle strategian keihäänkärjistä. Yhdessä Topaasian kanssa mietittiin, miten strategian ydinsanoma saadaan vietyä eri toimialoille, ja dialogikortit räätälöitiin jokaiselle toimialalle sopiviksi. Joillekin tulosalueille, joilla tarpeet olivat hyvin spesifit, tehtiin omat korttipakkansa. Toimiala- ja tulosaluejohtajat otettiin mukaan sisältöjen tekemiseen.
Sisältöjen tuottaminen osoittautui yllättävän helpoksi. Topaasian tekoäly rakensi korttien luonnokset strategian pohjalta.
"Tekoälyn kanssa kortit saa tehtyä muutamassa minuutissa. Sen jälkeen aikaa menee lähinnä siihen, kun hioo pitkälle vietyä luonnosta maaliin", Jori kuvaa.
Pinja komppaa: "Tyhjästä lähteminen olisi ollut työlästä, mutta tekoälyllä saa pohjan ja ajatuksen. Se saa hyvin kiinni siitä, mistä näkökulmasta strategiasta pitäisi keskustella."
Suurin työ ei lopulta ollut korteissa vaan odotusten hallinnassa: osalla toimialajohtajista oli aluksi epätietoisuutta siitä, mitä pelillä lopulta tehdään, ja vaatimustaso nousi korkeammalle kuin olisi tarvinnut. Kun pelin idea kirkastui, kortit valmistuivat nopeasti.
Esihenkilöt ensin, sitten koko organisaatio
Toteutus eteni kolmessa vaiheessa:
- Esihenkilöt pelasivat ensin keskenään. Näin työkalu tuli tutuksi, ja esihenkilöt pääsivät keskustelemaan strategiasta omana porukkanaan.
- Esihenkilöt koulutettiin fasilitoimaan. Topaasian menetelmä kantaa keskustelua, joten fasilitointi ei vaadi erillistä asiantuntemusta.
- Tiimit pelasivat omin voimin. Jokainen esihenkilö kävi keskustelut oman tiiminsä kanssa ilman ulkopuolista apua.
Pinja varautui keväällä siihen, että esihenkilöitä pitäisi muistutella pelaamisesta. Muistuttelua ei tarvittu.
"Kun esihenkilöt olivat ensin itse pelanneet, pelit lähtivät rullaamaan ja jokaisessa yksikössä pelattiin. Ei tullut mitään soraääniä, että pitääkö näitä nyt lähteä tekemään ja millä ajalla – ja kevät on kiireistä aikaa ihan kaikkialla."
Lopputulos: lähes 90 prosenttia henkilöstöstä osallistui strategiakeskusteluihin.
"En muista, että olisi tullut mitään kritiikkiä. Kun melkein 90 prosenttia henkilöstöstä pelaa peliä, se on jo sinällään tosi hyvä tulos", Jori sanoo.
Myös valtuusto pelasi
Strategiakeskustelut eivät jääneet henkilöstöön. Jori pelautti Topaasiaa myös kaupunginvaltuustolle valtuustoseminaarissa.
"He tykkäsivät tosi paljon. Muutama ryhmä jäi keskustelemaan paljon suunniteltua aikaa pidempään ihan vain siksi, että heitä kiinnostivat Jämsän strategiset avainkysymykset."
Työkalun keveys näkyi käytännössä: eräs valtuutettu saapui paikalle ilman puhelinta tai läppäriä ohjeistuksesta huolimatta. Ongelma ratkesi hetkessä, kun hän muodosti parin toisen valtuutetun kanssa ja molemmat olivat aktiivisesti mukana keskustelussa.
Ensimmäistä kertaa dataa strategian pohjaksi
Keskustelujen lisäksi Topaasia tuotti Jämsälle jotain, mitä kaupungilla ei aiemmin ollut: henkilöstön näkemyksiin perustuvaa aineistoa strategiasta.
"Jämsässä ei aiemmin ollut dataan pohjautuvaa evidenssiä siitä, mihin strategia perustuu", Jori sanoo.
Nyt kaupunki rakentaa strategian kärkitoimenpiteistä "must win battle" -mallin, jossa konkreettiset toimenpiteet esitellään säännöllisesti kuntalaisille ja poliittisille päättäjille. Sen tärkein pohja ovat strategiapelien keskustelut.
"Saamme henkilökunnalta suoraan näkemystä siitä, mihin suuntaan strategian kuuluisi kaupunkia viedä. Se on merkittävä askel kaupungin johtamisessa: nähdään, mihin suuntaan kaupunki kulkee."
Pinja on koostanut peleistä syntyneestä aineistosta yhteenvetoja kaupungin käyttöön. Tekoäly auttoi jäsentämään suurta massaa strategian eri kohtiin, mutta Pinja myös tarkisti tulkinnat ja kävi aineistoa läpi itse.
"Yllätti, kuinka paljon tietoa muistiinpanojen kautta tulee talteen. Kyse ei ole vain keskusteluista, vaan pystymme tarkastelemaan, mitkä asiat ovat herättäneet keskustelua ja mitä niistä on puhuttu, ja viemään niitä jatkokäsittelyyn."
Nostot on tiedotettu myös henkilöstölle. Näin jokainen näkee, että omalla keskustelulla on ollut merkitystä.
Se hetki, jolloin hyöty konkretisoitui, tuli strategiaohjausryhmässä, jossa istuvat ylimmät luottamushenkilöt ja kaupungin johtoryhmä. Kun ryhmä näki ensimmäisen luonnoksen siitä, mitä aineistosta saadaan ulos, Pinjan mukaan kaikki innostuivat: "Mehän oikeasti kuulemme, mitä henkilöstö on keskustellut."
Terveiset muille organisaatioille
Pinjan viesti vastaavaa hanketta harkitseville on rauhoittava: kaikkien ei tarvitse olla heti innostuneita.
"Meilläkin kaikki olivat kiinnostuneita, mutta eivät ehkä heti sitä mieltä, että juuri tällä lähdetään liikkeelle. Kun päästiin eteenpäin ja huomattiin, kuinka näppärää se on, kaikki innostuivat."
Jorin tiivistys on lyhyempi: "Käyttöönotto oli hirveän helppoa. Ei tuntunut missään vaiheessa, että tämä olisi ollut työllistävää tai raskasta – se solahti kivasti meidän organisaatioon."
Jämsän kaupunki lyhyesti
- Noin 600 työntekijää
- Strategiakeskustelut kaikilla toimialoilla ja kaupunginvaltuustossa
- Lähes 90 % henkilöstöstä osallistui
- Toimialakohtaiset korttipakat tekoälyavusteisesti
- Keskusteluista koostettu aineisto strategian kärkitoimenpiteiden pohjaksi
Haluatko nähdä, miten Topaasiaa voi hyödyntää teidänkin strategiatyössä? Varaa esittely – käydään yhdessä läpi, miten strategiakeskustelut saadaan käyntiin teidän organisaatiossanne.
Tutustu myös: Topaasia kunnille ja kaupungeille · Topaasia strategian jalkauttajille
Lue lisää strategian jalkautuksesta kunnissa ja kaupungeissa: