Miten varmistetaan, että kuukausien työllä rakennettu strategia ei jää vain dokumentiksi? HSL:n strategiapäällikkö Minna Rantama kertoo, miten pelilliset keskustelut Topaasialla auttoivat rakentamaan yhteistä ymmärrystä uudesta strategiasta ja tuottivat samalla arvokasta tietoa siitä, mitä henkilöstö todella ajattelee.
HSL eli Helsingin seudun liikenne on kuntayhtymä, jossa työskentelee yli 400 työntekijää. Vuonna 2025 organisaatiossa valmisteltiin uutta strategiaa vuosille 2026–2029 laajalla osallisuudella: yhdeksän omistajakuntaa, virkahenkilöstö, poliittiset päättäjät, asiakkaat ja sidosryhmät olivat kaikki mukana prosessissa.
Kun strategia oli valmis, edessä oli tuttu haaste: miten saada se koko organisaatiolle ymmärrettäväksi ja viedä se osaksi arjen tekemistä?
Pelkkä tiedottaminen ei riitä strategiatyössä
Minna Rantama vastaa HSL:ssä strategian laatimisen ja toteutuksen prosesseista. Hän tunnistaa yleisimmän ongelman: strategia luodaan ja se jää pöytälaatikkoon, eikä haluttu muutos lähde tapahtumaan.
"Ei voida lähteä vain toteuttamaan, ensin pitää yhteisesti ymmärtää. Kun miettii, miten paljon energiaa strategian luomiseen on käytetty, on typerää pihistellä siinä toteutuksessa", Minna kiteyttää.
HSL:ssä päätettiin panostaa nimenomaan strategian ymmärryttämiseen. Topaasia otettiin käyttöön työvälineeksi yhteisen ymmärryksen rakentamiseen.
Pelaaminen teki strategiasta lähestyttävän
Talven aikana HSL:ssä pelattiin yhteensä 53 Topaasia-sessiota, joissa edettiin kolmessa kierroksessa:
- Mikä strategiassa innostaa? – avoin keskustelu
- Mikä on vaikeinta ymmärtää? – anonyymi kierros
- Mikä on uudistumisen kannalta tärkeintä? – avoin keskustelu
Anonyymin kierroksen merkitys korostui erityisesti. Kun ihmiset saivat nostaa esiin asioita nimettömästi, kynnys pohtia ääneen madaltui. Ei tarvinnut pelätä, että kritisoisi strategiaa, vaan sen sijaan pystyi avoimesti kertomaan, mitä ei ymmärrä.
"Pelaaminen sai strategian näyttämään helpommalta. Sosiaalinen dynamiikka oli parempi keskustelun ansiosta ja psykologinen turvallisuus kasvoi", Minna kertoo.
400 hengen asiantuntijaorganisaatiossa oli erityisen tärkeää, että johto oli sitoutunut mukaan. Myös ylin johto oli itse vetämässä pelisessioita, eikä vain delegoimassa niitä eteenpäin.
Tulokset puhuivat puolestaan, jopa 75 % henkilöstöstä ymmärtää strategian hyvin
Topaasia-sessiot tuottivat nopeasti konkreettista tietoa paljon nopeammin kuin perinteiset workshopit tai kyselyt olisivat tehneet. Esiin nousi selkeästi, mitkä asiat inspiroivat, mitä on vaikea ymmärtää ja mikä on uudistumisen kannalta tärkeintä.
Ylivoimaiseksi "vaikeimmin ymmärrettäväksi" nousi esimerkiksi käsite "avoin tietoarkkitehtuuri". Minna kertoo, että tällaiset löydökset ovat arvokkaita: niihin pystyttiin tarttumaan jatkotoimenpiteissä ja viestinnän suunnittelussa.
Vuodenvaihteessa 2026 tehdyssä henkilöstökyselyssä 75 % henkilöstöstä kertoi ymmärtävänsä strategian hyvin tai erittäin hyvin – poikkeuksellisen korkea luku 400 hengen asiantuntijaorganisaatiossa. Minnan mukaan Topaasia-sessiot ovat todennäköisesti yksi merkittävä tekijä tämän tuloksen taustalla.
Esihenkilöiden palautteissa korostuivat erityisesti kaksi teemaa: pelillisin keinoin on helpompi saada ymmärrystä asioihin, ja hiljaisempien osallistujien saaminen mukaan keskusteluun helpottui pelin avulla.
Enemmän kuin yksittäinen strategiakierros
Minna näkee Topaasian käyttömahdollisuudet laajempina kuin pelkkänä strategian ymmärryttämisen välineenä. Topaasia sopii strategiaprosessin eri vaiheisiin suunnittelusta toteutukseen ja sitä kannattaa hyödyntää useammin ja eri tavoin.
"Tätähän voisi käyttää jo strategian laatimisessakin. Mutta kannattaa varmistaa, että koko strategiaprosessi on osallistava. Ei kannata tehdä strategiaa johtoryhmän kanssa kulmahuoneessa ja toivoa, että se menee käytäntöön", Minna painottaa.
HSL:ssä Topaasia-sessioiden tuloksia on hyödynnetty osana organisaation omaa muutoskyvykkyyden mallia, joka pohjautuu ADKAR-viitekehykseen. Pelisessioiden tuottama tieto auttaa hahmottamaan, missä ihmiset ovat menossa muutoksen ymmärtämisessä ja siihen sitoutumisessa.
Suositus muille organisaatioille
Minna suosittelee Topaasian hyödyntämistä erityisesti strategian ymmärryttämisen vaiheessa, kunhan pohjatyö on kunnossa.
"Kyllä kannattaa. Mutta jos strategia on laadittu vain johdon kabinettiharjoituksena, niin silloin on isompia ongelmia eikä Topaasia yksin pelasta tilannetta. Jos taas strategiaa on tehty osallistavasti ja ihmiset kokevat saaneensa olla mukana, tämä on tosi hyvä lisä ymmärrysvaiheessa."
Kiitos HSL ja Minna!
Onko teidänkin strategianne valmis, mutta arki ei vielä muuttunut?
Topaasia tekee strategiasta keskustelun, johon jokainen osallistuu. Myös ne hiljaisimmat.
Varaa esittely tai kokeile ilmaiseksi
Tutustu myös: Topaasia strategiatyössä · Topaasia kunnille ja kaupungeille
Lue lisää strategian jalkautuksesta: