Kuka olet ja mitä teet?

Samuli Kiviniemi, Sanoma Media Finland. Minulla lukee LinkedIn:ssä, että autan yksilöitä, tiimejä tai organisaatioita tekemään duuniansa paremmin joka päivä. Sen suhteen tulee tehtyä milloin mitäkin, joka toimii aasinsiltana Topaasiaan: Usein työni on retrospektiivien vetämistä.

Joskus teen erilaisia metriikoita tiimeille esim. miten mediaanisti on mennyt viimeinen neljä kuukautta tai viimeinen viikko. Metriikoissa on tärkeää muistaa kehitys suhteessa mihin ja onko trendi ylös-, vai alaspäin. Fiiliksenkin kehittymistä voidaan mitata.

Mikä on retrospektiivi?

Retrospektiivi, jos haluaisi savolaisittain kääntää, voi olla jatkuvan parantamisen työkalu tai “semmonen kokoontuminen”. Itse miellän että ne ovat säännöllisesti toistuvia tuokioita, joissa tarkastellaan valikoitua ajanjaksoa taaksepäin: miten on mennyt ja mitä halutaan parantaa jatkossa? Tällaisia eri mittakaavan tuokioita. Retrospektiivi voi olla pieni retro muutaman viimeisen viikon ajalta tai sitten ison hankkeen kokonaiskuvasta pidemmältä aikaperspektiiviltä, mutta kaikkiin liittyy jollain lailla kehittyminen. Retrospektiivejä pidetään, koska tiimien toiminta ei ole koskaan valmista tai täydellistä.

Retrospektiivit voivat olla myös one to one -mentorointiin liittyviä, joissa katsotaan mennyttä kahta viikkoa vain yksittäisen ihmisen kohdalla. Tiimien kanssa retrojen pointtina klassisesti ovat plussat, miinukset ja millä askelilla mennään esim. seuraava kolme viikkoa eteenpäin. Käytänteitä retroihin on kirjava määrä.

Mikä on mieleenpainuvin retrospektiivisi kautta aikojen?

En tiedä kautta aikojen, mutta tuoreimpana muistissa on retro, joka vedettiin Topaasialla. Siinä oli negatiivinen lähtökohta: huonosti mennyt juttu, jossa ei oltu onnistuttu ja haasteena oli, miten käydä sitä läpi tavalla, jossa kuitenkin opittaisiin vielä jotain ja ei tehtäisi samoja mokia uudelleen.

Varmaan oltaisiin voitu päästä hyvään lopputulokseen perinteisillä post-it -lapuillakin niin, että kukin kirjoittaa omin sanoin ajatuksensa, mutta veikkaan, että siihen olisi mennyt todella paljon enemmän aikaa. Kyllä se Topaasian klassinen tuloksia tunnissa vain toimi siinä kohdassa.

Tämä retrospektiivi jäi mieleen, koska asetelma olisi voinut olla se, että jengi olisi suhtautunut koko tilanteeseen hyvin negatiivisesti, mutta Topaasia mahdollisti rakentavasti keskustelun. En muista syntyikö siinä retrossa maailmaa syleileviä toimenpiteitä, mutta sillä ei ollut tässä tapauksessa väliä, vaan sillä, miten se meni vs. miten se olisi voinut mennä. Kontrasti oli vahvasti positiivisen puolelle.

Samuli Kiviniemellä on +10 vuoden ja 500 retron kokemus tiimien kehittämisestä

Miten Topaasiaa asemoituu retroilun työvälineenä?

Olen pyörinyt retrojen maailmassa ainakin 10 vuotta. Retroja tulee vuodessa pidettyä hiha-arviona n. 60 vuodessa ja luulen, että 500 pidetyn retron raja on jo rikki. Näitä on siis muutama koettu ja nähty.

Ennen Topaasia -aikaa tuli käytettyä paljon post-it -lappuja ja tulee edelleenkin joskus käytettyä. Mutta post-iteissä täytyy joka kerralle keksiä joku uusi, erilainen tapa herätellä ihmisissä ajatuksia, ja siihen joutuu tekemään paljon duunia.

Topaasiassa vaihtelua saa aikaan helposti kuitenkin niin, että se on osallistujille tuttu sapluuna: peli juoksutetaan läpi samalla tavalla, mutta saatkin eri tulokulmaa sessioon puhtaasti joko pakkaa vaihtamalla ja/tai valitsemalla sessioon eri näkökulmia. Siihen tulee varianssia, mutta se on silti tuttu tapa käydä retro.

Huomasin entisestä elämästä, että retroja vedettiin helposti erilaisilla tavoilla ihan vain siksi, että haluttiin harjoitella erilaisia tapoja. Mutta sitten tuntui, että osallistujat, joille retroa ensisijaisesti tehdään, kokivat vaihtelun sekavana ja ei niin mielekkäänä. Vaihtelua oli liikaa. Nyt kehikko on koko ajan Topaasialla tiedossa, mutta pienillä muutoksilla saadaan elävöitettyä ja uudistettua keskustelua paljon enemmän kuin keksimällä jotain itse. Runko tuo varmuutta osallistujille ja vetäjälle itselleen.

Mitkä ovat onnistuneen retron kolme kulmakiveä?

Vähintään viisi äksönpointtia, no ei. Mielestäni onnistuneessa retrossa ei tarvitse olla aina samoja onnistumisen elementtejä, mutta nostan muutamia pointteja tärkeimpinä:

1) Palaverille asetetaan tavoite, konteksti tai teema

Ainakin todennäköisyydet retron tai palaverin huonontumiselle nousevat, jos sille ei aseteta tavoitetta, kontekstia tai teemaa eli mitä haluttaisiin saada aikaiseksi. Sillä ei ole merkitystä, onko kyseessä retrospektiivi vai mikä tahansa palaveri. Homma todennäköisemmin vesittyy, jos vaan lätistään jotakin niin, että se ei johda mihinkään.

Tästä huolimatta keskustelu itsessään voi olla arvokasta, se on vain hankalammin mitattava asia. Siinä voi toimia peukkuäänestys, fiilisindeksi, tai muu indeksi koetusta hyödystä. Siinä on riittävästi onnistumisen mittarointia retrospektiivissä.

2) Sovitut toimenpiteet menevät sinne, missä toimintaa pyöritetään

On tietenkin hyvä jos retrosta löytyy tehtäviä toimenpiteitä. Luulen että retrospektiivit ovat kärsineet inflaatiota toimenpiteisiin liittyen, sillä usein käy niin, että retrossa sovitut toimenpiteet ovat jotenkin oma erillinen juttunsa, eivätkä tule samaan välineeseen missä tiimin työtä muutenkin priorisoidaan. Jos retrossa sovittu ei tule osaksi sprinttisuunnittelua tai muuta työn suunnittelua, niin on epätodennäköistä, että niitä tulee tehtyä. Jos meillä on vaikka softakehitystiimi, niin harvemmin ne toimenpiteet uivat sinne missä toimintaa pyöritetään, oli se sitten Jira, Trello tai post-it laput seinällä, mutta sinne ne pitäisi mennä.

3) Kaikki tulevat kuulluksi

Yksi onnistuneen retron merkkejä on, että kaikki tulevat kuulluiksi riippumatta siitä kuinka hiljaisia tai äänekkäitä ihmiset ovat. Vetäjän tulee varmistaa, että kaikki ovat saaneet sanoa sanottavansa. Ei saisi jäädä sellaista tunnetta kellekään, että ei päässyt osallistumaan. Täytyy kehua myös digitaalista Topaasiaa, koska se toimii erittäin hyvin siinä, että kukin pystyy poimimaan keskusteluun ja tuomaan ilmi ne itselleen siinä hetkessä relevantit ajatukset.

Miten ja minkälaisiin aiheisiin olet Topaasia käyttänyt?

Aihealueina on pelattu laidasta laitaan: ollaan pelattu myynnin ja markkinoinnin kanssa, on retroiltu softakehitystiimien kanssa, on tehty projektipäälliköiden kanssa, kaikkiaan hyvin eri rooleissa olevien ihmisten kanssa. Olen vetänyt Topaasia-sessioita ympäri organisaatiota hyvin eri rooleissa toimiville ihmisille ja se on toiminut hyvin kaikille rooleille ja tiimeille.

Tyypillinen pelaamisen aihe on ollut joku toistuva jatkuvan parantamisen työpaja tai sitten iso päättynyt hanke tai projekti ja sen oppien ja oivallusten käsittely. Joskus on ollut niin iso porukka, että on pelattu kaksiosaisena, ensin osa ja sitten toinen puolisko perään. Pelit on pelattu hankkeen lopuksi tai sitten osana tiimin päivittäistä arkea.

Mistä pidät Topaasiassa?

Topaasialla tiimi pääsee keskustelun pihviin huomattavasti nopeammin käsiksi kuin perinteisellä post-it lappumenetelmällä. Post-it lapulla sanotaan mitä kukin sinne sanoittaa ja on ihan kivaa vaihtelua pitää joskus perinteiselläkin tavalla, mutta siinä menee aikaa ylimääräiseen koordinointiin kuten ryhmittelyyn: tässä on nämä viisi samankaltaista lappua, mikä näiden ryhmä ois ja äänestetäänkö sitä ryhmää. Topaasialla on päästy asiaan huomattavasti ripeämmin ja ei varmasti ole jäänyt mikään asia ihmisiltä sanomatta siitä huolimatta, että kortit eivät ole ikäänkuin heidän itsensä kirjoittamia.

Suosikkipakkojani ovat Systeemiäly ja Yhdessä johtaminen. Yleispakkaa tuli käytettyä alussa, jos kukaan osallistujista ei tiennyt mitään työkalusta.

Topaasiaan on tullut uutuutena pakkaeditori, jota pystyy käyttämään yhdessä tiimin kanssa: Sanoitetaan meidän kielellä vaikka nämä asiat, että se tuntuu omimmalta. Se poistaa suurilta osin esteet, jos ei tunnukaan valmiissa pakoissa olevat kortit eivät tunnu aivan omilta.

Vilpittömänä positiivisena palautteena Topaasian suuntaan se, että kehitysideoita otetaan vastaan. Tuleeko ne välttämättä kaikki liveksi, niin ihan se ja sama, mutta sillä on mielestäni merkitystä ostavalle taholle, että soitellaan ja pidetään yhteyttä, että hei tällaisia uusia juttuja, käydäänkö läpi. Siinä on fiilistä ja arvostan sitä.

Päähyöty on nopeasti oikeista asioista keskustelu juuri siinä hetkessä.
-Samuli Kiviniemi

Mitä mielestäsi kannattaa ottaa huomioon kun lähtee kokeilemaan Topaasiaa?

Aina kun kyseessä on uusi työkalu, suosittelen tekemään hieman esivalmisteluja ja tutustumista, vaikka peli onkin tavallaan “valmis paketti”. Näin ottaisin alkuun huomioon:

1. Vedä itsellesi retro

Jos ei ole koskaan kokeillut työkalua, kannattaa pelata se itse läpi niin, että vetää itse itselleen retron, osallistuu omalla puhelimella tai läppärillä. Usein porukka osallistuu puhelimella, niin kannattaa kokeilla ja testata miltä se käyttöliittymä tuntuu ja näyttää. Silloin osaa opastaa helpommin, kun tietää mitä siellä tapahtuu.

2. Tutustu pakkoihin

On mahdollisuus hieman epäonnistua, jos valittu pelipakka ei terminologisesti osukkaan yhtään siihen, mitä porukka tekee. Kerran vedin yhtä retroa ja taisin käyttää yleispakkaa, jossa viljeltiin termiä testaamisesta ja projektipalavereista, niin se herätti tiimissä että mitähän tämä meinaa, en ymmärtänyt mitään, mikä se vaihtoehto oli.

Olisi siis hyvä hieman miettiä, että mitäs porukkaa meillä on tulossa tähän retroon? Mikä olisi hyvä aihealue? ja sitten valitsee pakan vaikka niin, että varmistaa tiimiltä mielestä voitaisiin käyttää tätä, onko se ok?

3. Ota keskusteluun vain muutama näkökulma ja myös positiivisia näkökulmia

Ihan ensimmäistä kertaa jos pitää sessioita, niin en ottaisi montaa näkökulmaa enkä itse asiassa ylipäänsä ottaisi yli kolmea. Kaksi positiivista ja yksi haastavampi näkökulma on aika hyvä. Ihmiset yleensä tykkäävät negatiivisista asioista ja niihin jää helposti jumiin, joten ei kannata ottaa liikaa haastavia, estävimpiä ja turhauttavampia. En ole mikään hampurilaispalautteen vakiokannattaja, mutta keskustelu on rakentavampaa, jos siinä keskustellaan positiivisesta näkökulmasta, kuin se, että kaikki näkökulmat olisivat harmittelua ja haasteita.

Ketä suosittelisit kokeilemaan ja minkä tyyppiseen tilanteeseen?

Yleisretrot

Oli tiimi sitten myynnistä, markkinoinnista, softakehityksestä, testauksesta tms., niin liian vähän tiimit joka tapauksessa tarkastelevat toimintaansa ja miettii mikä on hyvin, mikä ei ole hyvin, ja mitä pitäisi tehdä seuraavaksi. Tämmöisiä yleisretroja varmasti pystyisi pitämään koska tahansa mille tahansa tiimille.

Työtyytyväisyyskyselyiden käsittely

Toinen juttu missä jeesailen ihmisiä meillä Sanomilla Topaasian avulla, on työtyytyväisyyskyselyt. Niistä nousee erilaisia osa-alueita, on ne sitten johtamiseen tai työhyvinvointiin liittyviä asioita, joiden käsittelyyn Topaasia toimii hyvin.

Joskus ihmisille kertyy iso lista erilaisia asioita, joita he haluaisivat tiimeinensä tarkastella ja kehittää. Sellaisen priorisointiin Topaasia toimii, mutta myös siihen, jos tiimi haluaa keskittyä nimenomaisesti yhteen teemaan, kuten johtajuuteen. Silloin vain valitaan johtamiseen liittyvä pakka ja pelataan sillä. Se on paljon tehokkaampi ja parempi vaihtoehto kuin lähteä kehittämään jotain eksoottista itse.

——-

Kiitos Samuli!

Lue lisää:

Samulin LinkedIn

Sanoma Media Finland