Strategia sydämeen asti – miten Helsingin seurakuntayhtymä osallisti koko henkilöstön strategiatyöhön

Kun Kirkkovaltuusto päätti, että Helsingin kaikille 19 seurakunnalle luotaisiin yhteinen strategia, aikataulu oli tiukka ja osallistamistavoite korkealla. Noin puolessa vuodessa työhön haluttiin osallistaa sekä luottamushenkilöt että työntekijät, mikä tarkoitti, että prosessissa oli mukana jopa 1400 henkilöä.

“Haasteena oli, miten osallistaa ihmisiä melko vauhdikkaaseen strategiaprosessiin siten, että strategia voisi tulla ihan sydämeen asti ja vaikuttaa meidän kaikkien työhön”, kuvailee prosessia Eeva Salonen, Helsingin seurakuntayhtymän kehittämistyön johtava asiantuntija.

Dialogi strategiatyön keskiössä

Valtuusto painotti erityisen voimakkaasti juuri dialogin tärkeyttä strategiatyössä.

Eeva kertoo, että kehittämistyön asiantuntijana hänellä on hyvä käsitys ja kokemus olemassa olevista osallistamisen työkaluista. Kaikkia Suomen suurimman seurakuntatalouden luottamushenkilöitä ja työntekijöitä innostavan ja kiinnostavan työkalun löytäminen ei silti ollut yksinkertaista.

“Mietin paljon, mikä olisi sellainen tapa toimia, jossa ihmiset tuntisivat, että tämä koskettaa juuri heitä, ja he innostuisivat ottamaan asioihin kantaa”

Koska keskeistä oli nimenomaan dialoginen osallistaminen, valikoitui Topaasia työkaluksi. “Dialogi on kirjattu niihin pääasioihin, mitä olemme tekemässä. Teemme strategiaa, joka on dialogissa koko Suomen evankelisluterilaisen kirkon strategian kanssa, eli se lävistää kaikki tasot paikallisista valtakunnalliseen strategiaan.”

Luottamus osallistavaan prosessiin kannattaa

Eeva kertoo, että huomionarvoista oli myös se, että prosessissa oli mukana ihan tavalliset ihmiset, työntekijät ja luottamushenkilöt. Tärkeää oli, että he voisivat päästä keskustelemaan siten, että osallisuuden tunteen lisäksi syntyy ihan oikeita tuloksia, joihin ihmiset pääsevät vaikuttamaan.

“Topaasian käyttäminen työkaluna oli todella konkreettinen tapa toteuttaa dialogia, mikä teki sanan aidosti eläväksi tässä yhteisössä. Se on ihan valtava hyöty.”

Eeva kertoo luottavansa prosessiin: vaikka välttämättä alussa ei tiedä mitä tulee ulos, jos prosessin hoitaa hyvin, ulos tulee hyviä asioita. “Topaasian käyttö on meillä ehdottomasti tukenut sitä, että strategiaprosessissa tulee hyviä asioita ulos. Kun on oikeasti haluttu kuulla, ymmärtää ja mahdollistaa keskustelua, se on tuottanut strategiasta enemmän meidän näköisen”, Eeva ajattelee.

Oman näköinen strategia räätälöimällä

Oman näköistä strategiaa lähdettiin tekemään heti alusta asti. “Käytimme peliä jo kun strategiaa oltiin vasta suunnittelemassa. Tuotimme Topaasian asiantuntijan kanssa meille oman korttipakan, jota pystyimme vielä muokkaamaan sisäisesti.”

Eeva antaa räätälöinnistä konkreettisen esimerkin: “Kun tietyllä seurakunnalla oli oma strategiaprosessi menossa, tämä mahdollisti, että pystyimme muokkaamaan heille sellaisen tekemisen tavan, joka oli pikkusen enemmän heidän näköinen, mutta yhteisillä pohjilla.”

”Tämä oli kyllä win-win juttu meille.”

Erityisen hyödylliseksi oman strategiapelipakan luomisessa Eeva koki sen, että toimintaympäristöanalyysin ja muun strategia-aineiston pohjalta pakkaa varten mietittyjä kysymyksiä pystyttiin hyödyntämään muulloinkin, kuin pelien aikana. “Tämä oli kyllä win-win juttu meille”, hän sanoo.

Omaa pakkaa tekeville Eeva antaa vinkiksi, että tärkeää ovat hyvät pohjamateriaalit ja asiantuntijan tuki siihen, miten pakka kannattaa rakentaa. Lisäksi hän suosittelee testaamista oikeilla ihmisillä, niillä, jotka eivät vielä tunne asiaa. Peli tuotiinkin heillä osaksi työarkea. “Hyödynsimme ihan tavallisia hetkiä, esimerkiksi tiimikokouksia, joissa pelin pystyi vetämään.” Näistä hetkistä opittiin paljon siitä, mikä ihmisiä keskusteluttaa ja ihmetyttää, ja prosessia pystyttiin parantamaan jatkuvasti. “Meillä oli tiukat aikataulut, mutta ehdimme hyvin, kun prosessi oli hyvin suunniteltu.”

Digitaalisen muotoilupelin hyödyt

Eevaa viehätti työkalussa yhteys palvelumuotoiluun, mistä hänellä itselläänkin on taustaa. “Minulle Topaasia on muotoilupeli”, hän toteaa. Muotoilupelillä Eeva tarkoittaa sitä, että on strukturoitu tapa tehdä jokin asia tietyssä ajassa, ja nimenomaan pelillisiä keinoja käyttäen. “Siinä tuodaan ihmiset sellaiseen maailmaan, jossa on tietyt pelisäännöt, jossa ei ole niinkään hierarkioita, ja jossa tehdään tavoitteellisesti töitä strukturoidussa ympäristössä”.

Myös pelin ketteryys ja se, että kyseessä on digitaalinen peli, helpottivat työskentelyä. Sisällöt kirjautuvat alustalle suoraan, ja analyysityökalun kautta tuloksia on helppo tarkastella.

”Topaasia-pelissä asiat tulee suoraan kirjattuna ja vieläpä siten, miten ne kyseisessä tilanteessa ja hetkessä on koettu.”

“Tyypillisesti muotoilupelit ovat lautapelejä, joissa tulosten raportointiin liittyy hyvin usein henkilövastuita. Eli jonkun pitää muistaa videoida, kirjoittaa ylös ja viedä asiat eteenpäin. Topaasia-peli onkin sellainen menetelmä, jossa asiat tulee suoraan kirjattuna ja vieläpä siten, miten kyseisessä tilanteessa ja hetkessä on koettu. Analyysityökalun kautta pystyi saamaan myös tällaisesta isosta massasta kätevästi tietoa ulos”, Eeva kehuu.

Mahdollisuus osallistaa henkilökunta fasilitoijina

Eeva kertoo luottaneensa todella osaavaan henkilökuntaa. He kouluttivat ison joukon ihmisiä, lähinnä tiimien lähijohtajia, vetämään pelejä. “Pelaaminen ei vaatinut sitä, että vain jotkut kiertäisivät ympäriinsä vetämässä pelejä, vaan saatoin luottaa siihen, että alusta on niin yksinkertainen ja meillä niin hyviä ryhmänvetäjäosaajia, että homma toimisi vaikka kyseessä olikin uusi digitaalinen alusta. Tämä mahdollisuus erottaa Topaasian muista menetelmistä.“

Pidemmälle nopeammin, kuuntelemisesta tinkimättä

Haastattelun hetkellä maailma näytti siltä, että strategian tekemisessä oltiin jo loppusuoralla.

“Olemme mielestäni paljon pidemmällä Topaasian avulla, kuin mitä olisimme olleet ilman sitä, erityisesti osallistamisen kannalta. Koska meillä oli hyvin tiukka aikataulu ja paljon porukkaa, pelien tarjoama tuki tiimeissä ja organisaatiossa käydyille keskusteluille oli onnistumisen kannalta erittäin olennaista”, Eeva summaa.