PostNord x Topaasia: hyvä strategiapöhinä lähtee organisaation sisältä

PostNord on pohjoismainen verkkokaupan ja logistiikan markkinajohtaja, joka on vahvassa kasvussa myös Suomessa. PostNordin siniseen väriin törmää verkkokauppojen kassoilla sekä nettiostoksia vastaanottaessa – PostNord toimittaa paketit sujuvasti ja ilmastoystävällisesti kotiovelle, pakettiautomaatteihin ja palvelupisteille, myös yritysten välillä.

Josefina Honkanen vastaan PostNordin kaupallisesta kehityksestä ja SME-myynnistä. Josefina kertoo siitä, miten uutta kaupallista strategiaa ja etenkin läpikäyntiä henkilöstön kanssa päätettiin lähteä tekemään hieman eri tavalla, Topaasian avulla.

Kun PostNordilla oli alkamassa uusi business plan -kausi, oli tarve myös strategiatyölle. Tällä kertaa kaupallista strategiaa päätettiin lähestyä uudesta kulmasta ja kiinnittää huomiota erityisesti läpikäynteihin henkilöstön kanssa. “PowerPoint-esitykset ovat äärimmäisen hyviä ja tarpeellisia, ja toki ne olivat osa tätäkin prosessia, mutta halusimme saada jotain osallistavaa koko henkilöstölle. Päätimme siis ensin käydä läpi strategiaa ja sen jälkeen pelata Topaasialla yhdessä pienryhmissä”, Josefina kertoo. 

Muutos aiempaan oli myös se, että läpikäyntejä tehtiin sekatiimeissä. “Sekoittamalla henkilöitä eri tiimeistä läpikäyntiryhmissä saatiin pöytään eri näkökulmia, mikä oli äärimmäisen onnistunut ratkaisu”, Josefina kehuu.

Topaasia oli Josefinalle ja hänen tiimilleen jo ennestään tuttu. Kun peli valittiin läpikäynnin työkaluksi, heitä mietitytti, olisiko näin interaktiivinen dialogityökalu mahdollisesti vähän haastava heille, jotka ottavat tilaneissa mieluummin kuuntelijan roolin. 

“Fiilis läpikäyntien jälkeen  oli todella hyvä – kaikki tykkäsivät ja kaikki osallistuivat. Keräsimme palautetta kaikista sessioistamme, ja se oli äärimmäisen positiivista: yli 90 prosenttia osallistujista antoi sessioille arvosanaksi neljä tai viisi (skaala 1-5)”, Josefina iloitsee. Avoimissa palautteissa kiiteltiin myös mahdollisuutta osallistua ja kertoa omia ajatuksia pelien kautta. “Varsinkin nämä henkilöt, jotka luontaisesti vetäytyvät vähän taka-alalle, olivat todella kiitollisia siitä, että tarjosimme strukturoidun keskustelumallin, mikä tuki sitä, että kaikki oikeasti pääsivät kertomaan omat ajatuksensa. Näin saimme ajatuksia huomattavasti paremmin kiinni.”

Josefina Honkanen vastaa PostNordilla kaupallisesta kehityksestä ja SME-myynnistä.

Kun prosessia lähdettiin suunnittelemaan, kuusi viikkoa tuntui tiukalta aikataululta. Lopulta homma saatiin kokoon jopa nopeammin. Josefina kertoo, että hän oli positiivisesti yllättynyt siitä, miten helppo Topaasian työkalu on: “Teimme kustomoidun pelipakan juuri meidän tarpeeseemme – ja kuinka helppoa sen tekeminen olikaan! Meillä oli hyvät pohjamateriaalit valmiina, mistä työstää, jolloin oman pakan luominen oli helppoa ja ketterää. Yllättävän pienellä ajallisella sijoituksella saa todella hyvän lopputuloksen, kun Topaasia on tukemassa matkan varrella. Tämä on mielestäni äärimmäisen kustannustehokas tapa tehdä tämän tyyppisiä asioita.”

Yllättävän pienellä ajallisella sijoituksella saa todella hyvän lopputuloksen, kun Topaasia on tukemassa matkan varrella.

Peluuttamisessa käytettiin omaa henkilökuntaa. Kaupallinen johto oli mukana vetämässä keskusteluja, ja sessioita pidettiin yhteensä kymmenen noin 5-7 hengen ryhmissä. Myös kaupallisen johtoryhmän kesken käytiin materiaalia läpi ennakkoon, ja Topaasia toteutti kaikille koulutusläpikäynnin, sillä osalle työkalu oli uusi. “Hyvin nopeasti myös muut pelinvetäjät sisäistivät jutun juonen. Kuten palautteista näkyy, todella hyvin on mennyt”, Josefina summaa.

Josefinan mukaan Topaasia oli helppo saada mukaan arkeen. “Työkalun käyttö ei vaatinut suuria ponnisteluja. Keskustelun vetäminen on yllättävän helppoa, ja peli ohjaa siinä myös koko ajan. Toki kannattaa tehdä kotiläksyt, että ei ihan kylmiltään avaa vain ensimmäistä kertaa työkalua ja kuvittele, että sillä saa vedettyä session hyvin. Mutta kunhan on katsonut ohjevideot tai käynyt Topaasian kanssa läpi pelin kulkua, niin työkalu ohjeistuksella pääsee äärimmäisen hyvin eteenpäin.” Josefina kannustaakin pohtimaan enemmän sitä, missä kohtaa arkea peli on hyvä ottaa käyttöön. “Se voi olla esimerkiksi kuukausipalaveri, missä keskusteluja käydään.”

Josefina kokee, että Topaasian avulla toteutettu prosessi pääsi tavoitteisiinsa. “Aiempiin läpikäynteihin verrattuna, tulosten ja palautteen pohjalta ja myös oma fiiliksen mukaan strategia on nyt ymmärretty paremmin. Meillä on kiva positiivinen pöhinä aiheen ympärillä tällä hetkellä organisaatiossa. Tietenkään yhden läpikäyntikierroksen jälkeen ei voida olettaa, että homma on sillä taputeltu, ja ei muuta kuin rokataan seuraavat kolme vuotta. Työ totta kai jatkuu näiden asioiden parissa. Mutta startti oli äärimmäisen onnistunut.

Meillä on kiva positiivinen pöhinä aiheen ympärillä tällä hetkellä organisaatiossa.

Tuloksia käytetään PostNordilla hyödyksi myös tulevaisuuden suunnittelussa. Pelianalyysistä löytyviä asioita pyritään tuomaan entistä vahvemmin esiin ja käymään dialogia henkilöstön kanssa. “On todella mielenkiintoista nähdä, mikä on ollut suosituin top-asia, mutta myös mitä yksittäiskortteja on pelattu paljon. Se antaa meille aika paljon insightia siihen, mitkä oikeasti ovat meidän työntekijöidemme mielestä tärkeimmät asiat, mihin meidän tulee keskittyä tulevaisuudessa. Tai mitkä innostavat eniten ja mitä kannattaa jatkotyöstää.” 

Josefina on iloinen, että he pystyvät jatkohyödyntämään jo tehtyä työtä niin paljon kuin haluavat. Tarkoitus onkin jatkaa oman pakan käyttöä, mutta myös Topaasian muita sisältöjä. “Näen hyvänä, että teimme tämän ensimmäinen pakka yhdessä Topaasian kanssa. Uskon, että jos olisimme lähteneet sitä keskenämme tekemään, olisi saattanut mennä aika paljon enemmän aikaa, emmekä välttämättä olisi päässeet yhtä hyvään lopputulokseen. Oli hyvä, että saimme tukea, koulutusta ja sparria siihen, miten pakkoja kannattaa tehdä. Sitä suosittelen ehdottomasti. Seuraavan pakan pystymme varmasti jo toteuttamaan itse”

Oli hyvä, että saimme tukea, koulutusta ja sparria siihen, miten pakkoja kannattaa tehdä. Sitä suosittelen ehdottomasti. Seuraavan pakan pystymme varmasti jo toteuttamaan itse.

Josefina arvostaa erityisesti mahdollisuutta kustomoida sisällöt omin sanoin ja teemoin ja tehdä työtä sisäisesti ilman tarvetta ulkopuoliselle konsultille tai fasilitaattorille. “Kun olimme omalla porukalla, ihmiset, jotka aidosti tietävät, mistä puhuvat, vetivät sessiota ihmisille, jotka myös tietävät, mistä he puhuvat. Se oli tietyllä tapaa äärimmäisen intiimi tilaisuus. Vaikka jopa sekoitimme tiimeistä ihmisiä keskenään, näen, että tämä malli oli kaiken kaikkiaan todella hyvä.”

Kiitos Josefina ja Postnord!

Postnord.fi
Topaasia strategiatyöhön