Kunta ei ole yritys, eikä kuntastrategiaa kannata tehdä yritysmaailman oppikirjan mukaan. Professori J. Tuomas Harviainen kertoo, mitä kuntien strategiatyössä pitää ottaa huomioon ja miksi yhdessä tekeminen ratkaisee enemmän kuin valmis dokumentti.
Professori J. Tuomas Harviainen julkaisi professori Janne Tienarin kanssa loppuvuodesta 2020 kirjan Strategiaopas kuntien päättäjille. Teosta varten haastateltiin kuntien nykyisiä ja entisiä asiantuntijoita ympäri Suomen, niin suurista kaupungeista kuin pienistä kunnista.
Topaasia on tehnyt Harviaisen kanssa yhteistyössä kuntastrategia-pelin, jonka lanseeraukseen Topaasia ja J. Tuomas Harviainen järjestivät Kuntastrategia-webinaarin. Katso tallenne YouTubesta (17 min).
Kunta tai kaupunki ei ole yritys
Liian usein kuntien strategiatyöhön tarjotaan perinteisiä tai trendikkäitä strategiakirjoja, jotka on kirjoitettu yritysjohdolle tai kevyeksi lentokenttälukemiseksi. Suomalainen kuntasektori on kuitenkin johdettavana kokonaisuutena monella tapaa erityinen.
Kunnalla on huomattava määrä vastuita ja velvollisuuksia, joista se ei voi noin vain luopua. Yritys voi päättää vetäytyä jostakin, mutta kuntalaiset tarvitsevat tietyt asiat, ja kunnan on järjestettävä ne yksin tai yhdessä muiden kanssa. Sidosryhmiä on paljon, moni asia tehdään osana laajempaa verkostoa, ja kunnan sisälläkin riittää ristipaineita.
Tutkimuksessa tunnistettiin kolme kuntien erityispiirrettä:
- Lakisääteiset velvoitteet. Niiden rinnalla elää myös kunnan omista ominaispiirteistä johtuvia velvoitteita: perinteitä ja vahvoja kuntalaistarpeita, jotka voivat painaa päätöksenteossa lähes yhtä paljon kuin laki.
- Sijainti. Yritys voi muuttaa paikkakunnalta toiselle, kunta ei. Se voi muokata ympäristöään ja vaikuttaa siihen, mitä naapurustoon syntyy, mutta paikkaansa se ei voi vaihtaa.
- Brändi laajasti ymmärrettynä. Kyse ei ole pelkästä suunnitellusta julkisuuskuvasta. Kun markkinointi ja viestintä on tehty hyvin, ulkopuolisilla on mielikuva paikasta ja sen erityispiirteistä. Se voi ratkaista, katsooko uutta kotipaikkaa etsivä juuri tämän kunnan suuntaan. Kenttä on kilpailtu.
Tutkimuksissa on tunnistettu myös kaksi kuntastrategian pysyvää haastetta:
Vaikuttavuuden mittaaminen on kunnissa poikkeuksellisen vaikeaa, mikä tekee esimerkiksi tuloskorttistrategiasta haastavamman kuin yrityksissä. Jos kunnan kirjasto hoitaa tehtävänsä hyvin, se voi näkyä paremmassa koulumenestyksessä tai pienempinä sosiaalimenoina. Toimenpiteiden välittömän vaikutuksen sijaan on mietittävä, missä heijastevaikutukset näkyvät.
Resursseja tarvittaisiin aina enemmän. Kuntien ammattilaiset tietävät tämän hyvin: rahaa ei ole koskaan niin paljon kuin haluttaisiin käyttää, joten strategisia kompromisseja on aina tehtävä.
Strategia on tekemistä
Harviainen ja Tienari suosittelevat käyttämään strategiasta verbimuotoa. Hyvällä strategiadokumentilla on paljon väliä, erityisesti sillä, miten se on tehty ja kuinka moni on saanut osallistua. Strategia toteutuu kuitenkin vasta, kun sitä tehdään ja sen suuntaan kuljetaan aktiivisesti.
Kunnan kaltaisessa organisaatiossa strategiasta on todennäköisesti monta rinnakkaista tulkintaa. Liikkeenjohdon puolelta voi lainata käsitteen strategic alignment: vaikka työ etenisi siiloissa tai toimialoittain, kaikki tietävät kokonaisstrategian ja sen, miten muut siihen reagoivat. Puhalletaan yhteiseen hiileen ja tiedetään, mitä tavoitellaan.
Jalkauttaminen vaatii nöyryyttä
Jalkauttaminen on monen inhoama sana, melkein yhtä inhottu kuin innovaatio. Siinä on silti pointtinsa. Ajatellaan kenraalia, joka on katsellut tilannetta vuorenhuipulta hevosen selästä. Hän laskeutuu ratsailtaan, menee joukkojensa luo ja keskustelee sekä keskijohdon että rivisotilaiden kanssa. Linjaukset tehdään heidän kanssaan ja heille perustellen.
Prosessissa pitää siis olla mukana riittävän moni taho, eikä heitä saa vain informoida lopuksi. Mukana tulisi olla kuntalaisia, esihenkilöitä ja ylimpiä päättäjiä, joilla on virkavastuu ja oikeus päättää resursseista. Se, että strategia on tehty yhdessä, on usein paljon tärkeämpää kuin se, mitä lopullisessa dokumentissa lukee, oli se muutama iskulause ja visio tai perinpohjainen monisivuinen linjaus.
Ristipaineisessa ympäristössä strategiatyö vaatii jaettuja oletuksia: pitää pystyä keskustelemaan edes samoista asioista. Tässä on Topaasian vahvuus. Kortit tarjoavat yhteiset käsitteet, joiden ympärillä voi keskustella pöydän ääressä tai virtuaalisesti, ja joiden avulla syntyy yhteinen käsitys kunnan tarkoituksesta ja tavoitteista.
Keskijohto strategisena yhdistäjänä
Kuntastrategiassa on tärkeää, että keskijohto ja esihenkilöt ovat vahvasti mukana. He yhdistävät johdon, kentän ja asiakasrajapinnassa työskentelevien näkemykset ja välittävät ne ylimpään päätöksentekoon. Samalla he toteuttavat strategiaa ja ovat usein itsekin operatiivisia.
Painetta on paljon. Strategian on läpäistävä keskitaso riittävän tehokkaasti, ja sitoutuminen vaatii, että ihmiset ovat päässeet keskustelemaan riittävän ajoissa, jotta linjaukset koetaan yhteisiksi. Tavoitteena on perustava luottamus: kun teen oman operatiivisen työni oikein, toteutan samalla yhteistä strategista tavoitetta.
Johtamisen kolme kieltä
Kirjassa puhutaan johtamisen kolmesta kielestä, ja ne näkyvät vahvasti myös Kuntastrategia-pakan korteissa. Hyvän kuntajohtajan, oli kyse ylimmästä johdosta tai keskijohdosta, on puhuttava vähintään kolmea kieltä:
- Ihmisten kieli: sosiaalisten näkökulmien, kuntalaisten tarpeiden ja hyvän henkilöstöjohtamisen ymmärtäminen.
- Numeroiden kieli: kyky selittää asiat mittareina ja budjettitekijöinä.
- Teknologian kieli: teknologia muuttaa sitä, miten kuntien palvelut järjestyvät, niin toimivien kuin vähemmän toimivien tietojärjestelmien kautta. Robotiikka, tekoäly tai lohkoketjut voivat helpottaa tai monimutkaistaa sitä, mitä kunnalla on velvollisuus, tarve ja halu tehdä, ja ne vaikuttavat pakollisiin investointeihin ja hankintoihin.
Joillekin rooleille ja kunnille myös muut kielet, kuten lainsäädännön kieli, voivat olla erityisen tärkeitä. Näiden kolmen pitäisi kuitenkin aina olla strategiatyössä mukana, ja kustakin pitää puhua riittävän selkeästi, jotta tulevaisuuteen voidaan suunnitella ja varautua hyvin.
Rakentavat konfliktit voimavarana
Rakentavan konfliktin käsite tulee Paula Rossin ja Sanna Tuurnaksen tutkimuksista. Kunnat ovat aina tarpeiden ja toiveiden ristipaineessa: on velvollisuuksia, odotuksia ja erilaisia intressiryhmiä. Kun nämä konfliktit otetaan käsittelyyn myönteisenä asiana, niistä tulee selkeä voimavara.
Topaasian kaltaiset dialogityökalut auttavat sanoittamaan konflikteja ja keskustelemaan niistä. Pelin kautta vaikeatkin asiat on helpompi nostaa esiin ennen kuin ne polarisoituvat niin, ettei niitä enää voi ratkoa. Kun konfliktit ovat osa valmistelua ja keskustelua, strategiasta tulee vahvempi ja monipuolisempi.
Jotta konfliktit saadaan voimavaraksi, osallistamisen pitää olla:
- Moniportaista: eri ryhmät ja eri johtamisen kielet otetaan huomioon.
- Monikanavaista: peli on yksi kanava, mutta sen rinnalla tarvitaan muitakin keinoja.
Kun nämä huomioidaan yhdessä, rakentavista konflikteista tulee strategiaa ja kunnan menestystä rakentavia asioita.
Näin kunnat ja kaupungit käyttävät Topaasiaa strategiatyössä
Turun kaupunki – Yli 12 000 työntekijän kaupunki teki kaupunkistrategiastaan oman pelin, "Turku 2030-luvulla". Esihenkilöt ja tiimit käyvät sen avulla läpi, miten strategia näkyy omassa työssä. Lisäksi käytössä on omat pelit HR-strategialle ja työkyvylle. "Topaasia on työkalu, millä pystymme tuomaan strategiaa lähemmäksi ihmisiä", sanoo strategia- ja kehitysjohtaja Rami Savila.
Jämsän kaupunki – Noin 650 työntekijän kaupunki vei strategian jokaiselle toimialalle ilman raskaita työpajapäiviä. Esihenkilöt pelasivat ensin keskenään ja vetivät sitten keskustelut omien tiimiensä kanssa. Lähes 90 % henkilöstöstä osallistui, ja myös kaupunginvaltuusto pelasi. Keskusteluista koottu aineisto on nyt strategian kärkitoimenpiteiden pohjana.
Laukaan kunta – Laukaa halusi strategian, jonka jokainen voi kytkeä omaan työhönsä – oli rooli sitten esihenkilö, siistijä tai opettaja. Topaasialla strategiaan osallistettiin myös soteuudistuksen myötä kuntaan tulleita uusia työntekijöitä. Kunnanjohtaja Linda Leinonen kiittää pelin selkeitä raameja: pelinvetäjä tietää, miten keskustelu etenee.
Satakunnan hyvinvointialue – Hyvinvointialueen valmistelussa kansalaisia osallistettiin Osallisuuden Road Show'lla Satakunnan kuntien tapahtumissa. Topaasia-korttien avulla ihmiset kertoivat, mikä sote- ja pelastuspalveluissa on heille tärkeää, ja terveiset koottiin päättäjille.
Lue lisää: Topaasia kunnille ja kaupungeille
Haluatko viedä teidänkin strategianne keskusteluiksi? Varaa esittely, niin katsotaan yhdessä, miten Topaasia toimisi teidän kunnassanne.
