Retro on kalenterissa. Se siirtyy, koska sprintti on kesken. Seuraavalla kerralla se pidetään: ensimmäiset kaksikymmentä minuuttia menevät samojen ongelmien listaamiseen kuin viimeksi, loppuaika kuluu siihen, kuka on syyllinen, ja lopuksi sovitaan, että asiaan palataan. Kolmannella kerralla joku ehdottaa, että retro jätetään väliin.
Näin retrospektiivi kuihtuu useimmissa tiimeissä. Tiimi haluaa kyllä kehittyä. Retrolta puuttuu rakenne, joka veisi keskustelun päätökseen.
Tällä sivulla käydään läpi, mitä retrospektiivi tarkoittaa ja mihin sitä käytetään, miten vedät sen tunnissa vaihe vaiheelta, mitkä virheet tappavat retron, ja milloin laput, digitaalinen taulu tai kortit ovat oikea työkalu.
Mitä retrospektiivi tarkoittaa
Retrospektiivi, tuttavallisemmin retro, on tiimin säännöllinen keskustelu, jossa katsotaan taaksepäin sovittua ajanjaksoa ja päätetään, mitä muutetaan seuraavaksi. Sana tulee latinasta: retro, taaksepäin, ja spectare, katsoa.
Retro tuli tunnetuksi ohjelmistokehityksestä ja Scrum-viitekehyksestä, jossa se pidetään jokaisen sprintin päätteeksi. Sillä ei kuitenkaan ole mitään tekemistä koodin kanssa. Retrospektiivi sopii mille tahansa tiimille, joka tekee työtä jaksoissa: projektitiimille, myyntitiimille, päiväkodin henkilöstölle, johtoryhmälle. Kirjoitimme jo aiemmin seitsemästä syystä käydä retrospektiivejä alasta huolimatta, ja perusteet pätevät yhä.
Retrospektiivi eroaa tavallisesta palaverista kolmessa asiassa:
- Katse on menneessä, mutta tulos on tulevassa. Retrossa ei suunnitella seuraavaa jaksoa vaan tarkastellaan edellistä, jotta seuraava menee paremmin.
- Aiheena on tiimin oma toiminta, ei asiakas, tuote tai projektin sisältö. Miten me teimme työtä, ei mitä työtä teimme.
- Lopputulos on yksi tai kaksi muutosta, jotka kokeillaan seuraavan jakson aikana. Ei kymmenen kohdan lista.
Jos palaverissa ei tapahdu näitä kolmea, se voi olla hyvä palaveri, mutta se ei ole retrospektiivi.
Milloin retrospektiivi kannattaa pitää
Retron arvo tulee toistosta. Yksi retro tuottaa listan huomioita, säännöllinen retro tuottaa muutoksen, koska edellisen retron päätös tarkistetaan seuraavassa.
Toimiva rytmi on kerran kahdessa tai neljässä viikossa, tai aina kun iso työkokonaisuus on saatu valmiiksi ja ollaan siirtymässä seuraavaan. Harvempi kuin kuukausi tarkoittaa, että ihmiset eivät enää muista, mitä jakson aikana tapahtui. Tiheämpi kuin viikko tarkoittaa, ettei muutoksia ehditä kokeilla ennen seuraavaa retroa.
Tärkein sääntö on tämä: retro pysyy kalenterissa, vaikka olisi kiire. Kiire on tavallisesti juuri se asia, jota retrossa pitäisi käsitellä. City Dev Labsin Niko Jokinen tiivisti asian asiakastarinassaan: retron pitäminen on vaikeaa, jos sitä ei laiteta kalenteriin, ja kun se on siellä, sitä alkaa odottaa.
Retrospektiivin runko 60 minuutissa
Tämä runko toimii 3–10 hengen tiimille läsnä ja etänä. Sen voi vetää kuka tahansa tiimistä, myös se, joka ei ole koskaan fasilitoinut mitään. Ainoa vaatimus on, että vetäjä pitää kiinni minuuteista.
1. Aloitus ja rajaus (5 min). Vetäjä sanoo ääneen, mitä jaksoa tarkastellaan ja mikä on retron tavoite: yksi tai kaksi muutosta seuraavaan jaksoon. Jokainen sanoo yhden lauseen: millä mielellä olen nyt. Kierros kestää minuutin per ihminen ja varmistaa, että jokainen on puhunut kerran ennen kuin varsinainen keskustelu alkaa.
2. Kirjoita ensin (10 min). Jokainen kirjoittaa itsekseen, ilman keskustelua, vastauksensa kolmeen kysymykseen: mikä meni hyvin, mikä ei mennyt, mikä yllätti. Lapulle, näytölle tai kortille. Tämä on retron tärkein vaihe, koska se estää ensimmäistä puhujaa määrittämästä, mistä muut puhuvat.
3. Kierros ilman kommentteja (15 min). Jokainen esittelee omat huomionsa vuorollaan. Muut kuuntelevat. Kysymyksiä saa esittää, kommentteja ja väittelyä ei. Vetäjä ryhmittelee huomiot sitä mukaa, kun samat aiheet toistuvat. Tässä vaiheessa hiljaisen tiimiläisen huomio on olemassa ennen kuin puheliaan huomio täyttää huoneen.
4. Valinta (10 min). Ryhmitellyistä aiheista valitaan yhdessä yksi tai kaksi, joille tehdään jotain. Ei kolmea eikä viittä. Yksinkertaisin tapa: vetäjä kysyy jokaiselta vuorollaan, mikä aiheista on tärkein, ja eniten mainintoja saanut aihe käsitellään ensin.
Vaihtoehtoinen tapa on dot voting eli pisteäänestys. Jokainen saa kolme pistettä, tarran fläpille tai merkin digitaululle, ja jakaa ne aiheille haluamallaan tavalla, vaikka kaikki kolme samalle. Eniten pisteitä saanut aihe käsitellään ensin. Dot voting sopii isommalle tiimille ja etäretroon, koska se on nopea, hiljainen ja tulos näkyy heti kaikille.
Tämä vaihe erottaa retron valituskierroksesta.
5. Keskustelu valitusta aiheesta (15 min). Nyt saa keskustella. Kysymys ei ole "kenen vika", vaan "mitä me muutamme". Vetäjä pitää keskustelun valitussa aiheessa ja katkaisee, kun aika täyttyy.
6. Sopimus (5 min). Kirjataan niin, että kaikki näkevät saman tekstin: mikä on tavoiteltu muutos, mitä tehdään, kuka tekee ja mihin mennessä tarkistetaan. Sopimus luetaan ääneen. Seuraava retro alkaa siitä, toteutuiko se.
Kuusi vaihetta, kuusikymmentä minuuttia. Jos tiimi on isompi kuin kymmenen, vaiheet 2 ja 3 tehdään pareittain, muuten aika ei riitä.
Yleisimmät virheet, joiden takia retro kuihtuu
Olemme nähneet satoja retrospektiivejä eri aloilta. Samat kuusi virhettä toistuvat riippumatta siitä, onko tiimi ohjelmistotalo vai kunnan yksikkö.
Retro on valituskierros. Ongelmat listataan, mutta mitään ei valita eikä sovita. Seuraavassa retrossa sama lista. Korjaus: vaihe 4, valinta, on pakollinen, ja vaihe 6, sopimus, kirjataan aina.
Sama ihminen puhuu 70 prosenttia ajasta. Usein se on tiimin vetäjä tai kokenein kehittäjä. Muut nyökkäävät. Korjaus: kirjoita ensin, sitten kierros ilman kommentteja. Rakenne jakaa puheajan, ei vetäjän hyvä tahto.
Edellistä päätöstä ei tarkisteta. Retrossa sovittiin jotain, mutta kukaan ei kysy seuraavassa retrossa, tapahtuiko se. Päätökset alkavat tuntua merkityksettömiltä. Korjaus: jokainen retro alkaa edellisen sopimuksen tarkistuksella, ja se vie kaksi minuuttia.
Retro venyy. Puolentoista tunnin retro, jossa ensimmäinen tunti menee ongelmien kuvailuun. Ihmiset alkavat välttää retroa. Korjaus: minuutit joka vaiheelle, ja vetäjä katkaisee.
Retro on joka kerta erilainen. Vetäjä on lukenut uudesta menetelmästä ja kokeilee sitä. Osallistujat käyttävät energiansa menetelmän opetteluun, eivät sisältöön. Sanoman Samuli Kiviniemi, joka on vetänyt yli 500 retroa, kuvaa tämän haastattelussaan: vaihtelua oli liikaa, ja osallistujat kokivat sen sekavana. Korjaus: tuttu runko, vaihtelu tulee aiheista ja näkökulmista, ei rakenteesta.
Retro jätetään väliin, kun on kiire. Katso edellinen luku. Kiire on syy pitää retro, ei syy perua se.
Retrospektiivi etänä
Etäretro epäonnistuu samoista syistä kuin läsnäretro, mutta nopeammin. Kamera on pois päältä, kaksi ihmistä puhuu ja loput lukevat sähköpostia.
Etänä runko on vielä tärkeämpi kuin läsnä. Kolme asiaa muuttuvat:
- Kirjoita ensin -vaihe tehdään näkyvästi. Jokainen kirjoittaa yhteiselle taululle tai työkaluun, ja vetäjä näkee, että kaikki ovat kirjoittaneet ennen kuin siirrytään eteenpäin.
- Vuorot nimetään. "Kuka haluaa aloittaa" ei toimi etänä. Vetäjä sanoo nimen, ja seuraava on tiedossa.
- Aika näkyy. Ajastin ruudulla, ei vetäjän ranteessa.
Kirjoitimme aiemmin tarkemmin siitä, miten pidät tehokkaan retrospektiivin myös etänä.
Retrospektiivityökalut: laput, digitaulu vai kortit
Retron työkalu ei ratkaise retron onnistumista, rakenne ratkaisee. Työkalu ratkaisee sen, kuinka paljon rakenteesta jää vetäjän muistettavaksi.
Post-it-laput ja fläppi. Halvin ja tutuin. Toimii hyvin kirjoita ensin -vaiheeseen ja ryhmittelyyn. Heikkous: vetäjän pitää itse keksiä kysymykset joka kerta, laput katoavat retron jälkeen, ja etänä tarvitaan jotain muuta.
Digitaalinen valkotaulu ja retrotyökalut. Etätiimeille luonteva valinta. Laput pysyvät tallessa ja äänestys on nopea. Heikkous: taulu täyttyy yhtä helposti kuin fläppi, ja kysymykset, vuorot ja aika ovat edelleen vetäjän vastuulla.
Keskustelukortit. Pakka, jossa jokainen kortti on yksi retron aihe: olosuhteet, prosessit, tiimityö, laatu. Jokainen valitsee kädestään kortit, jotka kuvaavat kulunutta jaksoa parhaiten, esittelee ne vuorollaan, ja tiimi valitsee lopuksi yhden, jolle tehdään jotain. Kortit sisältävät retron rungon valmiina: kysymykset, vuorot, valinnan ja sopimuksen. Vetäjän tehtäväksi jää jakaa kortit ja kysyä miksi.
Tätä varten on olemassa Topaasia Retrospektiivi -pakka, joka on tehty sisältöyhteistyössä Vincitin kanssa ohjelmistokehitystiimien retroihin. Pakan neljä maata ovat olosuhteet, prosessit, tiimityö ja laatu, ja yksi peli kestää tunnin. Sama peli toimii digitaalisena etänä, ja dokumentaatio syntyy pelin aikana. Projektin väliretroihin sopii Onnistunut projekti -pakka, joka käsittelee projektin menestystekijöitä ihmisten näkökulmasta.
Mitä yli 500 retron vetäjä sanoo
Sanoma Media Finlandin Samuli Kiviniemi on vetänyt retrospektiivejä yli kymmenen vuotta ja arvioi määräksi yli 500. Hänen kolme kulmakiveään onnistuneelle retrolle ovat samat kuin tämän sivun runko: palaverille asetetaan tavoite tai teema, sovitut toimenpiteet menevät sinne, missä toimintaa pyöritetään, ja kaikki tulevat kuulluiksi riippumatta siitä, kuinka hiljaisia tai äänekkäitä he ovat. Neljäs huomio on rakenne: tuttu runko tuo varmuutta sekä osallistujille että vetäjälle, ja vaihtelu tehdään aiheilla ja näkökulmilla.
Mieleenpainuvin retro oli hänen mukaansa sellainen, jonka lähtökohta oli negatiivinen: huonosti mennyt hanke, jossa ei ollut onnistuttu. Perinteisillä lapuilla olisi päästy hyvään lopputulokseen, mutta hänen arvionsa mukaan paljon hitaammin. Kontrasti sen välillä, miten retro meni ja miten se olisi voinut mennä, oli vahvasti positiivinen.
Vincitillä pelejä on käytetty sekä retroissa että projektien starttipalavereissa, ja Vincitin asiakastarina kuvaa, miten asioiden esiin nostaminen ja keskustelu helpottuivat pelin varjolla.
Usein kysyttyä retrospektiivistä
Mikä on retrospektiivi?
Tiimin säännöllinen keskustelu, jossa katsotaan taaksepäin sovittua ajanjaksoa ja päätetään yksi tai kaksi muutosta seuraavaan jaksoon. Aiheena on tiimin oma tapa tehdä työtä, ei työn sisältö.
Kuinka usein retrospektiivi pidetään?
Kerran kahdessa tai neljässä viikossa, tai aina kun iso työkokonaisuus valmistuu. Harvemmin kuin kerran kuussa ihmiset eivät enää muista jaksoa, useammin kuin kerran viikossa muutoksia ei ehditä kokeilla.
Kuinka kauan retrospektiivi kestää?
Tunti riittää 3–10 hengen tiimille, kun vaiheille on minuutit. Isommalle tiimille 90 minuuttia tai työskentely pareittain.
Kuka vetää retrospektiivin?
Kuka tahansa tiimistä, jos runko on valmis. Ulkopuolista fasilitaattoria tarvitaan vain, kun aihe on niin arka, ettei kukaan tiimistä voi olla neutraali. Lue lisää fasilitoinnista ja fasilitaattorin roolista.
Miten retrospektiivissä valitaan, mitä käsitellään?
Ryhmittele huomiot ja valitse yksi tai kaksi. Pienessä tiimissä riittää kierros, jossa jokainen nimeää tärkeimmän. Isommassa tiimissä tai etänä toimii dot voting: kolme pistettä jokaiselle, eniten pisteitä saanut aihe ensin.
Mitä retrospektiivissä kysytään?
Kolme peruskysymystä riittävät: mikä meni hyvin, mikä ei mennyt, mikä yllätti. Neljäs, joka erottaa retron valituskierroksesta: mitä me muutamme seuraavaksi.
Sopiiko retrospektiivi muille kuin ohjelmistotiimeille?
Sopii mille tahansa tiimille, joka tekee työtä jaksoissa. Runko on sama, vain aiheet vaihtuvat.
Retro on sopimus, ei palaveri
Retrospektiivi ei ole paikka, jossa puretaan tuntoja. Se on paikka, jossa tiimi sopii yhden muutoksen ja tarkistaa seuraavalla kerralla, tapahtuiko se. Kaikki muu, kysymykset, vuorot, minuutit ja kortit, on olemassa vain siksi, että se yksi sopimus syntyy tunnissa.
Jos tiimisi retro on kuihtunut, älä vaihda menetelmää. Ota tämän sivun runko, pidä siitä kiinni kolme kertaa peräkkäin ja katso, mitä tapahtuu. Jos haluat rungon valmiina korteissa, kokeile Topaasiaa maksutta tai tilaa Retrospektiivi-pakka verkkokaupasta. Topaasia-sessioihin on osallistunut yli 35 000 ihmistä, ja he ovat antaneet niille palautteeksi 4,2/5.
