Asiakastarina: Woolmanin menestyksekäs siirtyminen OKR-malliin Topaasian avulla
Woolmanin tarina on esimerkki siitä, kuinka strateginen muutos ja prosessien kehittäminen voivat saada merkittävää tukea oikeiden työkalujen avulla. Tässä asiakastarinassa Silja Teittinen, Woolmanin Head of Ellis Saas Business, kertoo Topaasian käytöstä osana Woolmanin OKR-syklejä.
Kun Woolman alkoi rakentaa uutta strategiaansa, oli selvää, että tarvittiin tehokas tapa varmistaa, että strategiset tavoitteet muuttuivat konkreettisiksi teoiksi tiimien arjessa. Ratkaisuksi valikoitui OKR-malli (Objectives and Key Results), joka oli aiemmin ollut käytössä joissakin tiimeissä, mutta ilman yhtenäistä lähestymistapaa. Topaasia tarjoaa yhtenäisen tavan tiimeille tehdä OKR-mallista heille sopivia arjen kehitystoimenpiteitä.
Strategian uudistaminen OKR-mallilla
Viime syksynä Woolman aloitti uuden strategiansa laatimisen. Tiimien uudelleenorganisointi asiakkuuksien ympärille vaati strategian jalkauttamista kaikille tasoille, ja juuri tässä vaiheessa OKR-mallin käyttöönotto sai keskeisen roolin.
“Pohdimme, että OKR-malli voisi olla meidän kulttuuriimme sopiva bottom-up, top-down -menetelmä. Ensimmäinen OKR-sykli pilotoitiin yhdessä Woolmanin liiketoimintayksikössä, jossa pyrittiin varmistamaan, että tiimien omat tavoitteet ja avaintulokset linkittyvät yrityksen strategiaan”, Silja kertoo.
Miten toteuttaa OKR-prosessia eri liiketoiminta-alueissa ja tiimeissä systemaattisesti?
Kun Woolman laajensi OKR-mallia kaikkiin neljään liiketoimintayksikköönsä, heräsi kysymys siitä, miten prosessi voitaisiin toteuttaa entistä tehokkaammin ja systemaattisemmin? Tällöin Topaasia otettiin mukaan työkaluksi, joka mahdollisti strategian jalkauttamisen tiimeihin sujuvammin. Silja kertoo miten Topaasia auttaa konkretisoimaan strategian keskeiset osa-alueet, jolloin tiimit pystyivät keskittymään olennaisiin asioihin ja etenemään suunnitelmallisemmin kohti tavoitteita:
Sen sijaan, että aloittaisimme täysin tyhjältä pöydältä kysyen “Mihin meidän tulisi nyt keskittyä?” ja kävisimme pitkiä keskustelusessioita strategian suunnasta ja tiimin tavoitteista, olemme Topaasian avulla ottaneet käyttöön valmiit aiheet eli pakat, jotka pohjautuvat suoraan Woolmanin strategiaan ja liiketoimintaan.
Jokainen tiimi sai myös ennen omaa OKR-suunnitteluaan täydentää ja lisätä omia näkemyksiään näihin pakkoihin. Näin ensimmäinen vaihe OKR-suunnittelussa ei lähde täysin nollasta, vaan meillä on jo valmiina kortteja, jotka sisältävät strategian kannalta tärkeimmät asiat. Tiimit voivat yhdessä päivittää näitä kortteja ja valita niistä itselleen olennaisimmat aiheet. Lopputuloksena on kattava kokoelma kortteja ja aiheita, jotka ovat merkityksellisiä ja valmisteltu erityisesti kunkin liiketoiminnan tarpeisiin.
Topaasia mahdollistaa tehokkaammat OKR-syklit
Topaasian käyttö osoittautui Woolmanilla huomattavasti nopeammaksi ja selkeämmäksi verrattuna aiempiin menetelmiin. Aiemmissa OKR-sykleissä tiimit tarvitsivat laajoja strategiaperehdytyksiä ja ylimääräisiä Q&A-sessioita ymmärryksen varmistamiseksi. Siljan mukaan Topaasia on paljon vähemmän työläs, mutta samalla selkeämpi ja nopeampi tapa tehdä strategiajumppaa kuin muut tavat.
“Topaasian avulla strategiset aiheet käsitellään tehokkaammin, ja tiimit saivat selkeän rungon keskusteluilleen. Jokainen tiimi pystyi itse täydentämään ja muokkaamaan Topaasiaan valmiiksi laadittuja kortteja, mikä lisää sitoutumista ja relevanssia tiimien näkökulmasta”, Silja kertoo ja kiteyttää mikä hänen mielestään on suurin Topaasian hyöty OKR-mallin tukena:
“OKR:n käyminen Topaasialla ohjaa kaikkien tiimien ja myös business owneiden yritystason OKR-keskustelua oikeaan suuntaan. Tämä auttaa tiimejä pääsemään suoraan asiaan ja valitsemaan tärkeimmät tavoitteet ilman, että aikaa kuluu turhaan miettimiseen. Topaasia tekee prosessista sujuvampaa ja varmistaa, että kaikki valinnat ovat strategisesti merkityksellisiä, samalla kun tiimit säilyttävät päätösvallan omista prioriteeteistaan.”
Tulokset ja opit
Topaasia auttoi Woolmania luomaan yhtenäisen tavan toteuttaa OKR-mallia kaikissa tiimeissä, samalla varmistaen, että tiimien valinnat olivat linjassa yrityksen strategisten tavoitteiden kanssa. Tämä vähensi rönsyilyä ja mahdollisti tiimien keskittymisen oikeisiin asioihin. Prosessi toi joustavuutta ja selkeyttä, ja samalla tiimit oppivat tehokkaasti uuden OKR-mallin käytön.
“Woolmanin tapauksessa Topaasia osoittautui työkaluksi, joka tekee strategisista valinnoista selkeämpiä ja varmistaa, että valinnat tehdään järjestelmällisesti ja oikeista syistä. Tämä johtaa parempiin tuloksiin ja tiimien tehokkaampaan toimintaan.”
-Silja Teittinen
Silja kokee, että Topaasia auttaa merkittävästi oikeiden aiheiden valinnassa OKR-prosessiin, mikä on kriittistä, sillä väärät valinnat voivat johtaa kuukausien tehottomaan työhön. Se tuo yhtenäisen tavan työskennellä kaikissa tiimeissä ja varmistaa, että tavoitteet ovat linjassa yrityksen strategian kanssa. Topaasia selkeyttää tiimikeskustelut, nopeuttaa aiheiden valintaa ja ohjaa tiimejä kohti konkreettisia tavoitteita.
“Lisäksi se tukee OKR-mallin omaksumista, mikä on erityisen tärkeää, jos tiimit vasta harjoittelevat tämän toimintamallin käyttöä”, Silja summaa.
Woolmanin kokemus osoittaa, että Topaasia on erinomainen työkalu yrityksille, jotka haluavat jalkauttaa OKR-mallin tehokkaasti ja johdonmukaisesti.
Siljan mukaan Topaasiaa käyttöönotettaessa on tärkeää varmistaa, että pakoissa on tiimien kannalta oleellisia aiheita ja että tiimeillä on mahdollisuus lisätä omia aiheitaan pakkaan. On myös hyvä, että tiimit ymmärtävät strategian taustat.
Prosessi kannattaa aloittaa pilottina ja kehittää tiimien kokemusten perusteella. Tämä lähestymistapa takaa, että prosessista tulee joustava ja yritykselle sopiva.
Kiitos Silja ja Woolman!