Asiakastarina – Boco IP: Topaasia OKR:ien ja itseohjautuvien tiimien tukena

Boco IP on aineettoman omaisuuden hallintaan erikoistunut patenttitoimisto, jolla on pitkät juuret vuosisadan alkupuolelta ensin perheyrityksenä ja sittemmin avainhenkilöiden omistama yrityksenä. Haastattelussa Boco IP:n toimitusjohtaja Karri Leskinen, joka avaa yrityksen tapaa hyödyntää itseohjautuvuutta, OKR:iä ja Topaasia-pelejä viedessään yritystä kohti tulevaa.

Karri Leskinen on toiminut Boco IP:n toimitusjohtajana vuodesta 2007 päämäärän ollessa alusta alkaen selkeänä mielessä: “Halusin paikan, jossa itse viihdyn. Olin varma siitä, että viihdyn työpaikassa, jos kollegani voivat hyvin. Keskityin tosi paljon siihen, että haluan luoda Suomen parhaan työpaikan” Leskinen kertoo päämäärästään toimitusjohtajana.

Mukana tämän päämäärän rakentamisessa ovat olleet Topaasia-pelit, joita yrityksessä on hyödynnetty itseohjautuvien tiimien toiminnan tukena.

Leskinen on toimitusjohtajana luotsannut yritystä useiden eri johtamiskulttuurien lävitse. Alkuvuosien löyhästä johtamiskulttuurista kehitettiin vahvasti esihenkilö- ja johtoryhmävetoinen organisaatio, josta muutama vuosi sitten palattiin kokeiluluonteisesti alkuaikojen itseohjautuvaan organisaatioon: ensin purkamalla esihenkilöiden roolit, myöhemmin luopumalla myös johtoryhmästä. Nyt organisaatio rakentuu itseohjautuvien tiimien ympärille, ja työntekijöiden tarpeista huolehtiminen on eri palvelutiskien vastuulla. Leskinen avaa toimintamallia esimerkkien kautta: “Jos tiimi tarvitsee myynti- ja markkinointitukea – kuten tukea kampanjan rakentamisessa – , he eivät hae sitä johtoryhmältä tai esimieheltä, vaan menevät myynnin ja markkinoinnin palvelutiskille. Jos he tarvitsevat rekrytointiapua, he menevät HR-palvelutiskille. Toimitusjohtajana olen palvelutiskin kanssa pohtimassa asioita, ja voimme keskittyä aina yhteen näkökulmaan kerrallaan.”

Toimintamallilla turvataan, että kutakin asiaa ovat hoitamassa vain tarpeelliset ihmiset, eikä muiden aikaa kulu asioiden käsittelyyn. Päätöksenteko on jalkautettu sinne, missä on informaatio tehdä päätöksiä, ja tiimit vastaavat päätöksenteosta sekä omista tekemisistään. “Kun vastuu on jaettu, ihmiset mielellään sitä ottavat ja kokevat sen motivoivaksi ja mielekkääksi, eikä ole semmoista luvan pyytämisen kulttuuria”, Leskinen kuvaa.

Tärkeimmäksi muutokseksi Leskinen nostaa luvan pyytämisen kulttuurin poistumisen, mikä heijastuu käytännön arjen lisäksi myös työntekijöiden ajattelun tasolla: työntekijät joutuvat pohtimaan omaa toimintaa henkilökohtaisen näkökulman lisäksi myös tiimin ja yrityksen näkökulmista. Toimintamallin omaksuminen on haastanut työntekijöitä omaksumaan uusia taitoja. “Kyllähän siinä on hirveä oppiminen, kun joutuu omasta näkökulmastaan tekemään päätöksiä, ja pitäisi pohtia, että miksi tämä on hyvä päätös yrityksen näkökulmasta” Leskinen kuvaa, ja jatkaa myös omasta roolistaan työntekijöiden oppimisprosessin tukena:, “Ensinnäkin varmistat, että heillä on tieto, minkä pohjalta he tekevät päätöksiä, mutta myös kyky kysyä itseltään ne oikeat kysymykset.”

Karri Leskinen

Leskinen kuvaa tulevaisuuden, kehityksen ja erilaiset kokeilut keskeisinä tekijöinä yrityskulttuurissa. Tämä on näkynyt erilaisina kokeiluina myös itseohjautuvuuden toteuttamisessa. Aluksi kehitykseen tiimeissä pyrittiin perinteisellä looping-menetelmällä, jossa pyritään löytämään toiminnan epäkohdat, ja keksimään niihin toimivammat toimintamallit.

Nopeasti huomattiin, että tällöin jäätiin vain olemassa olevien prosessien viilaamiseen, mikä ei riittänyt tavoiteltujen asioiden saavuttamiseen. Tällöin mukaan tulivat suuremman tulevaisuuden kuvan tarkastelu sekä OKR:t (Objective and Key Results), joiden kautta näkökulma laajennettiin tehtyjen toimien tarkastelusta tulevaisuuden tavoitteisiin, tai kuten Leskinen tiivistää: “Se on toimintaa ja tulevaisuutta, se ei ole taustapeiliä.”

Topaasia-pelejä käytetään Boco IP:llä juuri OKR:ien asettamiseksi. Pelaamisen kautta tiimit pyrkivät tunnistamaan tiimin toiminnan kannalta keskeiset tekijät, jotka kehittävät samalla tiimin sisäistä toimintaa että vievät sitä lähemmäs koko yrityksen näkökulmasta luotua tulevaisuuden näkymää. Pelejä pelataan säännöllisin väliajoin, ja pelattavat pakat valikoituvat sen mukaan, joihon Boco IP:n destination statement-dokumentissa on päätetty keskittyä.

Toistuva pelaaminen Boco IP:llä on toisaalta mahdollistanut oman kehityksen huomaamisen, ja eri pakkojen käyttäminen on haastanut tiimejä myös tunnistamaan vielä vaadittavan kehityksen. “Esimerkiksi myynti- ja markkinointitiimin kanssa ajattelimme ensin, että meillä ei ole enää mitään, mistä me keksittäisiin seuraava juttu. Kun ensimmäistä kertaa otimme uudet pakat, huippumyynti– ja markkinointipakat, niissä silmät avautuivat. Aa, vitsi, meillä on näin paljon vielä tehtävää”, Leskinen kuvaa oivallusta.

Boco IP:llä Leskinen on itse vastannut pelien johtamisesta kaikissa tiimeissä. Tämä on vahvistanut vuorovaikutusta muutoin itsenäisesti toimivien tiimien kanssa, sekä mahdollistanut tiimien OKR:ien tarkastelun suhteessa koko yrityksen kehityksen suuntaviivoihin. Pelaaminen on koettu tehokkaana tapana toiminnan kehittämiseksi, ja arjen keskellä pelaamiselle on priorisoitu aikaa. Toistuvien pelisessioiden kautta pelaamiseen on yrityksessä muodostunut jo rutiini, jota Leskinen avaa konkreettisesti: “Meidän perussettimme on kolme pakkaa kahdella näkökulmalla, eli kuusi rundia puolessatoista tunnissa, puoli tuntia per pakka, mutta olemme parhaimmillaan menneet sen tunnissakin. Onhan se ihan jäätävän tehokasta. Ja ihmiset kuitenkin kokevat, että he saivat siitä hyvän keskustelun ja että se oli mielekästä ja löytyi asioita, mitä edistää.”

Boco IP:llä on käytetty erityisesti Asiakaskokemus, markkinointi, Lean ja Huippumyynti – pelejä OKR-keskustelujen tueksi

Boco IP:llä on käytetty eri teemojen mukaan useita eri pakkoja, mutta aiheesta riippumatta Leskinen kuvaa pelin tukeneen OKR:ien luomista: “Se helpottaa keskustelua ja kristallisoi, että mikä on nyt jostain näkökulmasta katsottuna olennaisinta tiimille“. Peleissä asetettujen toimenpiteiden kautta Leskinen kuvaa, kuinka yrityksessä on päästy myös perimmäisten tiimiorganisaatioiden haasteiden äärelle: tiimi ei voi valita OKR:ksi asiaa, jossa onnistuminen on kiinni muista tekijöistä kuin tiimin omasta tekemisestä. “Tiimi voi pelkästään omalla tekemisellä onnistua”, hän tiivistää tämän näkökulman.

Esimerkin Leskinen nostaa asiakastyytyväisyyden ja -kokemuksen saralta: “Meidän visio on, että tarjotaan paras asiakaskokemus. Miten me pureudumme tähän? Mitä meidän pitäisi tehdä? Haasteena on ollut, että emme saa ihan tarkkaan kiinni, että mikä olisi uusi tekeminen”. Näihin tilanteisiin Leskinen kuvaa pelien tuoneen tuen: “Otetaan Topaasia-asiakaskokemuspakka ja pelataan se tiimin kanssa läpi ja katsotaan, mitkä asiat sieltä nousevat, on se sitten heikkous, tärkeintä juuri nyt tai suurin vahvuus. Tuo pakka, siellä on valmiiksi mietittyjä asioita. Se on siinä ollut ihan loistava.”

Boco IP:llä eri aiheisiin perehtyneet palvelutiskit palvelevat itseohjautuvia tiimejä. Toimitusjohtaja käy palvelutiskien kanssa läpi kehitystä ja tarjoomaa

Topaasia-pelit ovat haastaneet tiimejä päästämään irti juurtuneista ajattelumalleista. Vanhastaan työntekijöille on ollut tuttua tunnistaa toiminnan epäkohtia ja keksiä ratkaisuja niiden poistamiseksi, mikä itsessään vie tiimiä eteenpäin, mutta suuressa kuvassa tavoitellaan tällä hetkellä pysyvämpää näkökulman muutosta menneestä kohti tulevaa. “Epäkohdat ovat helppoja, mutta toivoisin, että pääsisimme enemmän siihen, että mikä on tärkeintä juuri nyt”, Leskinen kuvaa, ja jatkaa pohdintaa näkökulman muutoksesta: “Tiimi pääsee itse pohtimaan, mikä veisi heitä eteenpäin seuraavan kolmen kuukauden aikana, ratkaisisi jonkin asian, joka edesauttaisi heidän kehittymistään eniten juuri nyt. Hehän itse tietävät sen tai toivoisin, että he tietävät.”

Pelit ovat vaatineet tiimeiltä myös rohkeutta OKR:ien valinnassa. Leskinen kuvaa, kuinka pelisessioiden lopussa on saatettu päätyä valintatilanteeseen kahden kehityskohteen välillä, joista toiseen toimenpiteiden keksiminen on helpompaa, mutta toinen saattaa sisällöltään olla keskeisempi. Boco IP:llä on näissä tilanteissa ymmärretty hyvin pelin luonne välineenä, jonka tarkoitus on palvella tiimejä – ja tämä väline on taivutettu tiimin tarpeisiin vaihtuvissa tilanteessa.”Tiimi pelisession jälkeen pitää erillisen kokouksen, jossa he lähtevät miettimään Key Resulteja OKR:n mukaisesti, ja he saattavat ottaa molemmat siinä vaiheessa vielä keskusteluun. Että ei ole pakko tehdä edes sitä valintaa siinä kohtaa peliä”, Leskinen kuvaa muokattuja toimintatapoja.

“Peli nostaa valmiiksi jonkun toisen pohtiman rakenteellisuuden fasilitointiin. Joku on pohtinut ne kysymykset valmiiksi. Itseohjautuvuudessa, varsinkin kun ollaan uusi itseohjautuva organisaatio, jossa itsellä ei ole kokemusta itsensä johtamisesta, tarvitaan ulkoa tuotua johtamista ja fasilitointia omaan päätöksentekoon. Tämmöiset työkaluthan ovat mitä mahtavimpia auttamaan siihen. Sinulle annetaan valmiita polkuja tehdä pohdintoja ja päätöksiä “, Leskinen kiteyttää lopuksi.

Kiitos Boco IP ja Karri!

Karri Leskinen – LinkedIn
Boco IP

Kiinnostuitko? Varaa Topaasia-demo