Kati Kuoksa on viestinnän ammattilainen, joka on opiskellut YAMKissa liiketoiminnan kehittämisen maisteriksi opinnäytetyön aiheena osallistava strategiatyö. Tämän tutkimustyön pohjalta Kati ja Topaasia ovat tehneet yhteistyössä uuden Osallistava strategiatyö – pelin, jonka avulla organisaatiota hoksautetaan keskustelemalla, millaisia toimenpiteitä organisaatiossa pitäisi tehdä strategiatyön osallistavuuden suhteen ja mihin asioihin pitäisi kiinnittää erityisesti huomiota.

“Olin havainnut, että liiketoiminnan trendeissä puhutaan paljon osallistamisesta ja siitä, että ihmiset ovat mukana kehittämässä organisaatioita. Tutkin puolentoista vuoden ajan, että miten strategiaprosessi saataisiin ensinnäkin osallistavammaksi ja toisaalta pyrkiä osoittamaan liiketoiminnalle ja henkilöstölle koituvat hyödyt”, Kati valoittaa tutkimustyönsä alkua.

Opinnäytetyötään varten Kati haastatteli kahdeksaa organisaatiota, jotka ovat onnistuneesti osallistaneet henkilöstöä strategiatyöhön, sekä kahdeksaa strategia-alan ammattilaista, jotka kouluttavat strategiaprosessiin liittyviä asioita, ovat kirjoittaneet strategia-aiheisia kirjoja tai muuten tekevät työtään aiheen parissa. Lisäksi hän piti LinkedInissä Strategiasta viestimässä – verkoston jäsenille avoimen työpajan osallistavan strategian teemasta.

“Halusin kuulla aitoja kokemuksia organisaatiosta, että miten he ovat siinä onnistuneet ja mitä he ovat tehneet. Sieltä löytyi paljon yhteistä hyvää, erinomaisia esimerkkejä, mutta myöskin haasteita. Oli myös hyvä saada strategia-asiantuntijoiden näkökulmaa, että miten he näkevät osallistamisen ja mihin liiketoimintaa pitäisi kehittää siltä osin”, Kati kertoo.

Kati Kuoksa

Perinteinen strategian tekeminen on Katin mukaan sitä, että johtoryhmä, ylin johto tai hyvin rajoitettu määrä yrityksen henkilöstöä on ollut mukana tekemässä strategiaa. Tämän lähestymistavan heikkoutena on, että strategian sisältö voi olla kuplautunutta ja yksipuolisesti ajateltua. Usein strategiaan laitettavat panostukset kohdistetaan strategian sisältöön, mutta toteutukseen varataan harvoin resursseja tai mietitään, miten se pitäisi tapahtua. Lisäksi johdolla voi olla eriävä käsitys henkilöstön kanssa siitä, mitä asiakkaat haluavat, mitä henkilöstö osaa tai mitä kaikkea henkilöstö voisi tehdä strategiaa edistääkseen.

Toinen strategiatyön perinteinen ongelma on Katin mukaan se, että julkaisun jälkeen strategia jää johdon pöytälaatikkoon tai Intraan hautumaan ja sitten kolmen vuoden päästä ihmetellään, että toteutuiko meidän strategiamme vai ei, sen sijaan että strategiaan liittyviä asioita johdettaisiin määrätietoisesti ja pidettäisiin yllä koko ajan.

Kati määrittelee osallistavan strategiatyö tarkoittavan, että yrityksessä saadaan koko henkilöstön ja organisaation potentiaali käyttöön.

Henkilöstön osallistamisella on useita hyötyjä strategiatyön yhteydessä:

1. Tietoisuus strategiasta ja isosta kuvasta lisääntyy. Henkilöstö ymmärtää oman roolinsa strategian toteutumisen mahdollistajana. Strategiasta itsestään tulee parempi.
2. Visio ja tavoite eli strategian suunta, mihin ollaan menossa, pysyy koko henkilöstön mielessä.
3. Mitä varhaisemmassa vaiheessa henkilöstö on mukana strategiaprosessissa, sitä suuremmat ovat saatavat moninaiset hyödyt.
4. Ihmisten motivaatio, sitoutuminen ja työhyvinvointi lisääntyvät, kun he pääsevät vaikuttamaan päätöksiin ja heidät otetaan mukaan kehittämään toimintaa ja strategiaa itseään.
5. Organisaation vuorovaikutuksen ja moniäänisyyden määrä kasvaa, joka lisää mm. muutosjoustavuutta ja luo merkityksellisyyttä.
6. Liiketoimintanäkökulmasta ihmisten aloitteellisuus ja osallisuus toiminnan kehittämiseen näkyy henkilöstön lisääntyneenä osaamisena, parempana tuloksena ja liiketoiminnan kehittymisenä.

Voidaan pohtia, miksi meillä olisi vain pieni prosentti ihmisten osaamisesta, älykkyydestä ja aloitteellisuudesta käytössä, kun me voisimme valjastaa sen kaiken yhteisen hyvän liiketoiminnan kehittämiseen ja parantamiseen?
-Kati Kuoksa

Katin ja Topaasian yhteistyö alkoi siitä, kun Kati törmäsi osallistavaa strategiaprosessia tutkiessaan Granlundin ja Topaasian yhteistyöhön.

“Yksi tutkimuksen osa-aiheistani oli pelillistäminen, eli miten strategiaprosessista saataisiin osallistavampi, mielekkäämpi ja modernimpi perinteisten kalvosulkeisten tilalle. Otin yhteyttä Topaasiaan ja siitä yhteistyö lähti”, Kati kertoo ja kertoo ideasta pakan taustalla:

“Maury (2015) totesi tutkimuksessaan, että organisaatiossa 13 prosenttia ylimmästä johdosta, kahdeksan prosenttia keskijohdosta ja vain kaksi prosenttia työntekijöistä pystyy muistamaan strategiassa ilmaistun sisällön. Monissa organisaatioissa ei ole vielä otettu henkilöstöä mukaan strategiatyöhön ja pohdin, voisiko liiketoiminnalle toimia apuna tällainen Osallistava strategiatyö -pakka. Se herättelisi johtoa, keskijohtoa ja esihenkilöitä pohtimaan, mitä osallistava strategiatyö olisi ja miten sitä voisi heillä toteuttaa. Tämän pelipakan avulla voi testata, että mitkä asiat tunnistetaan olevan jo kunnossa tai mihin asiaan pitäisi kiinnittää huomiota,, että hei, tätähän me ei olla vielä pohdittukaan ja tätä meidän pitäisi lähteä nyt työstämään henkilöstön kanssa.”

Osallistava strategiatyö – pakka koostuu neljästä teemasta: Tavoitetila, Mahdollisuudet, Kehittyminen ja Organisaatiokulttuuri. Kati tiivistää pakan kokonaisuuden seuraavasti:

“Osallistavassa strategiatyössä tavoitetila on tärkeä siksi, että strategialla pitää olla kirkas tavoite. Siihen liittyvät kortit herättelevät niitä asioita, että miten tavoite on mahdollista saavuttaa. Sitten on Mahdollisuudet, jossa pohditaan, missä kaikessa meillä on mahdollista onnistua ja tehdä niitä erilaisia asioita, joilla saavutamme halutun lopputuloksen. Kolmanneksi on Kehittyminen, eli mikä kaikki kehittyy, kun osallistamme henkilöstön strategiatyöhön. Viimeiseksi on organisaatiokulttuuri, eli jotta strategia voi onnistua, niin organisaatiokulttuurin pitää olla sitä tukeva”.

Tavoitteenahan meillä on, että osallistamisen kautta strategia elää arjessa ja toteutuu, työkulttuuri on strategiaa tukeva ja henkilöstö on motivoitunutta ja sitoutunutta.
-Kati Kuoksa

Tavoitetilalla tarkoitetaan sitä, että strategialla pitää olla joku tavoite:

“Yrityksillä on usein visio, missio ja purpose ja kaikkea millä ilmaistaan, mitä yritys haluaa olla. Tavoitetila-osakokonaisuus pakassa herättelee pohtimaan, että miten ihmiset saadaan ajattelemaan miten ja millä keinoin tavoitteet saavutetaan, ja mitä tarvitaan tavoitteisiin pääsemiseen. Edellytyksiä siihen ovat usein keskustelukulttuurin, resurssien ja tietoisuuden lisääminen”, Kati kertoo.

Mahdollisuudet ovat niitä asioita, joilla mahdollistetaan tavoitetilojen toteutuminen. Kati avaa, mitä mahdollisuudet usein tarkoittavat:

“Mahdollisuuksia ovat muun muassa kuunteleva johto, joka uskaltaa ja haluaa kuulla henkilöstöä, sekä haluaa tietää, mistä asiakkaat puhuvat ja mitä he tarvitsevat. Me tarvitsemme selkeää sanoitusta strategialle, jotta ihmiset ymmärtävät sen, että mistä on kyse ja mitä oma työpanos voisi tarkoittaa strategiaprosessiin liittyen. Strategia pitää tuoda näkyväksi.” Kati avaa, että esimerkiksi organisaation arvot ovat mahdollisuus, eli mitä useampi toimii arvojen mukaisesti, sitä todennäköisemmin työkulttuuri on halutunlainen ja strategiaa tukeva.

Mikäli strategia ikään kuin läväytetään henkilöstölle, että tämä nyt on se meidän strategiamme, heidän voi olla vaikeaa saada tarttumapintaa siihen, että mikä iso kuva on, mihin olemme menossa tai mitä strategialla tavoitellaan. Sen sijaan yhteisesti rakennettu strategia voi olla ikään kuin tarina, joka kertoo että millainen organisaatio olemme, millaisia asioita tavoittelemme, mikä on meille tärkeää ja mitkä ovat arvomme.

Kehittymistä tarvitaan myös siihen, että halutaan aidosti kehittää ja kehittyä, yhdessä. Kun henkilöstö otetaan mukaan strategiaprosessiin, se lisää mm. aloitteita, jotka kehittävät liiketoimintaa. Mukaan ottaminen kehittää myös henkilön sekä johdon omaa osaamista ja ymmärrystä. Kun vuorovaikutus kehittyy, saadaan yhä useampien mielipiteet huomioitua. Henkilöstöä voidaan valjastaa kehittämään esim. arvoja, tutkimaan megatrendien vaikutusta liiketoimintaan tai saamaan palautetta asiakkailta toiminnan kehittämiseksi.

Jotta strategiatyössä voidaan onnistua, tulee arkisten toimintatapojen ja rakenteiden, eli organisaatiokulttuurin tukea sitä. Kati avaa organisaatiokulttuurin merkitystä Yhteiset pelisäännöt -kortin kautta:

“Kun mietimme yhdessä tekemistä hyvän ja inhimillisen työkulttuurin luomisen näkökulmasta, niin on merkitystä, että on sovittu esimerkiksi, että tervehditään toisia aamuisin. Tämä ei ole itsestäänselvyys, koska on paljon työpaikkoja, joissa ei tervehditä. Tai että tietoisesti päätetään nostaa toisten tekemä hyvä työ näkyväksi. Pelisäännön ei aina tarvitse tarkoittaa rajoittavaa asiaa, vaan se voi olla myös työhyvinvointiin tai yhteistekemiseen liittyvä pelisääntö. On tärkeää miettiä tietoisesti, minkälaista kulttuuria halutaan luoda, koska joka paikassa muodostuu jonkinnäköinen kulttuuri, johdetaan sitä tai ei.”

Katin tutkimuksessa nousi henkilöstön suhtautumisesta strategiaan vahvasti esille termi “jargon”:

“Ihmisillä nousee karvat pystyyn siitä, kun aletaan puhua yliampuvia strategiasanoja. Joillekin jo strategia-sana itsessään aiheuttaa ajatuksen, että tämä asia ei kuulu minulle, vaan johdolle. Puhumattakaan purposeista, visioista, missioista ja muista sanoista, jotka helposti aiheuttavat jargon-allergiaa. Työyhteisössä kannattaa puhua sillä kielellä ja termeillä, mitä käytetään kyseisessä työkulttuurissa muutenkin. Kun tarinaa sanoitetaan omilla sanoilla, omien ihmisten kautta, niin se on helpompi ymmärtää ja omaksua”, Kati kertoo.

Kortissa ”Koko organisaatio mukana” kiteytyy Katin mielestä Osallistava strategia -pelipakan ja osallistavan strategiatyön ideologia:

“Johdon tahtotilana pitää olla, että meillä on koko organisaatio mukana ja että kaikilla on mahdollisuus vaikuttaa strategiaprosessin lopputulokseen ja saada äänensä kuuluville strategiaprosessin aikana. Se on kaiken lähtökohta, ja jos ajatus on, että viisaus asuu vain johtoryhmässä, niin silloin lähdetään väärille urille tämän homman kanssa. Jokaisella organisaation jäsenellä voi olla upeita ideoita liiketoiminnan kehittämiseksi, eikä niitä kannata jättää hyödyntämättä!“

“Onnittelen, että olette valinneet tämän pakan pelattavaksi, koska silloin olette ymmärtäneet jo sen ison asian, että strategiatyön pitäisi olla osallistavaa ja haluatte saada vinkkejä, mitä kaikkea silloin pitäisi huomioida. Sitten kun lähdette pelaamaan pakkaa, niin tästä voi poimia erilaisia uusia ideoita, voitte tunnistaa mitkä asiat teillä ovat jo hyvin ja missä on parantamisen varaa. Pelaamalla Osallistava strategiatyö -pelipakkaa teillä on mahdollisuus kehittyä ja lähteä kehittämään organisaatiotanne ja liiketoimintaanne aina vaan paremmaksi, yhdessä”, Kati lopettaa.

Kiitos Kati!

Kati Kuoksa – LinkedIn

Kaksi tapaa kokeilla Osallistava strategiatyö-peliä:

1. Kokeile Osallistava strategiatyö – peliä maksutta digitaalisen Topaasian 30pv kokeilujakson voimin

2. Osta fyysinen Osallistava strategiatyö-peli verkkokaupasta