Asiakastarina: BRP Finland Oy, Heli Satokangas

BRPFinland_Topaasia_asiakastarina_heli_satokangas

Kuka olet ja mitä teet?

Olen Heli Satokangas, BRP:n, tai tuttavallisemmin Kelkkatehtaan työhyvinvointipäällikkö.

Vastuualueenani on työhyvinvointi, työkykyjohtaminen ja oppiminen sekä sisäinen viestintä. Käytännössä tämä tarkoittaa näihin teemoihin liittyvien kumppanuuksien operatiivista johtamista ja yhteistä kehittämistä ulkoisissa verkostoissa sekä vahvaa läsnäoloa ja kuuntelemista tehtaan arjessa.

Meille oppiminen tarkoittaa organisaation osaamisen ja oppimisen varmistamista sekä yksilön osaamisen ja motivaation vahvistamisen kautta, että organisaation näkökulmasta, esimerkiksi muutostilanteita, tiimien kehittämistä, yhteisen ymmärryksen rakentamista. Teemana voi olla mitä tahansa, esimerkiksi työyhteisön vastuut ja velvollisuudet, strategia, turvallisuusajattelu. Yksilötasolla tämä tarkoittaa työssä oppimista ja tapoja tehdä työtä eri tavoin, työnopastusta, työnohjausta, coachingia, oppisopimuskoulutuksia, erilaisia pätevyyksiä ja kursseja, webinaareja – pyrkimyksenä on tarjota mahdollisimman avoimesti mahdollisuuksia oppia ja kehittyä. Yhteinen oppiminen on laaja kokonaisuus ja siihen liittyen on vuosittain paljon erilaisia fasilitointeja ja työpajoja

BRP:n oppimismatka

Muutama vuosi sitten aloin systemaattisesti tekemään oppimista meillä näkyväksi. Toki hyvät rakenteet olivat jo olemassa, koulutussuunnitelmat ja esihenkilöiden kanssa vuosittain käydyt keskustelut tiimin tarpeista, sekä yhteiset teemat joita vietiin koko joukolle eteenpäin. Ajattelin kuitenkin, että on tärkeää antaa yksilöille itselleen mahdollisuus vaikuttaa ja päättää enemmän. Vanhassa mallissa oli kovin paljon esihenkilöstä kiinni käytiinkö tiimin sisällä keskustelua siitä, mitä kukin kaipaa kehittyäkseen, mikä motivoi – keskittyminen oli liikaa esihenkilön näkökulmassa ja teknisessä osaamisessa.

Alkuun sain verrattain paljon palautetta siitä, että kalenteriin ilmestyi “turhia ja aikaa vieviä” koulutuksia, joilla ei koettu olevan merkitystä. Mihin kukaan tarvitsee esim fasilitointitaitoja kun tässä on tätä kiirettä muutenkin? Kehitys kehittyy ja pikkuhiljaa osallistujamäärät kasvoivat ja kiinnostus uusiin avauksiin sen myötä. Myös yleinen muutos on ollut oppimisen puolella. Ihmiset ovat vuosi vuodelta enemmän kiinnostuneita omasta hyvinvoinnista ja ammatillisesta osaamisesta monipuolisesti, myös ihmissuhdetaidot korostuvat vuosi vuodelta. Nykyään olemme onnellisessa tilanteessa ja ihmiset osaavat jo toivoa teemoja, joista olisi hyvä puhua yhdessä.

BRP Finland valmistaa moottoriajoneuvoja, kuten moottorikelkkoja, vesijettejä ja mönkijöitä

Meitä on Rovaniemellä lähes 500 henkilöä. Muutama vuosi sitten meillä oli 4-5 ihmistä vuosittain oppisopimuksessa. Tällä hetkellä oppisopimuksia on kesken noin 30 ja määrä kasvaa tasaisesti. Aluksi tämä oli yksittäisten ihmisten käännytystyötä – Aloin kiertämään niitä tyyppejä: “Hei olet ollut tuossa tehtävässä nyt 4 vuotta, oletko ajatellut että lähiesimiestyön ammattitutkinto olisi kiva, tai johtamisen erityisammattitutkinto tai pitäisikö sun lukea lisää mekaniikka”. Ihmiset olivat otettuja siitä ja vastasivat usein: “ootko sie oikeasti sitä mieltä että mie pystyisin opiskelemaan? Mie oon aina ajatellu että voisin mutta en ole uskaltanut lähteä..”

Lopulta ihmiset ovat aika innoissaan uuden oppimisesta, vaikka aloittaminen onkin pelottavaa. Uuden oppiminen tuntuu olevan enemmän lupakysymys kuin osaamisen kysymys ja tottakai uuden asian äärellä oleminen on aina vähän pelottavaa – etenkin meille aikuisille. Koen, että suurin saavutus tässä kaikessa on ollut yleinen keskustelun avautuminen – ihmiset ottavat osaa ja uskaltavat sanoa – sekä hyvää palautetta, että kehitettäviä asioita nostetaan rohkeammin ylös.

Mikä fasilitointityökalujen rooli on?

Yksi osa työtäni on fasilitoiminen, tyypillisesti työpaja – tyyppinen toiminta ja lisääntyvässä määrin myös tiimit tilaavat omaan tiimipalaveriin apuja jotakin ongelmaa tai kehityskohdetta ratkaisemaan tai tiimien välistä yhteistyötä avaamaan. Nykypäivänä ihmiset osaavat jo pelata jonkin verran erilaisia pelejä mutta vuosia sitten kun Topaasiaa aloiteltiin, oli vastaanotto vähän sellainen “mitä hömppää, töissä pelataan korttia?” -tyyppinen. Nykypäivänä monenlainen peluuttaminen on käytetty menetelmä eikä tule monellekaan uutena.

Yksi fasilitoinnin rooli on lämmittely. Varsinkin jos ryhmä ei ole tottunut yhdessä työskentelyyn, mutta voi myös olla tiimi joka on toiminut yhdessä monta vuotta mutta ei ole oppinut vielä keskustelemaan ja ratkaisemaan ongelmia yhdessä. Lämmittely toimii, jotta uskaltaa jutella keskenään ja ylipäätään jokainen saa puheenvuoron. Peli on hyvä metodi, koska sen takaa pystyy puhumaan ja uskaltaa puhua. Pidän myös siitä, että onnistuneen lämmittelyn myötä väki on asettunut oikeasti asian äärelle ja fokus on oikeassa paikassa – loppupäivä sujuu keskittyneemmin.

Topaasia on skaalautuva fasilitointipeli

Toinen peluuttamisen rooli on yhteisen suunnan löytäminen. Esimerkkinä oma HR-tiimi, jonka kanssa on tehty vuosia säännöllisesti strategiatyötä. Me käytämme Topaasiaa siihen, kun pitää löytää joku yhteisesti tärkeä asia jota lähdetään viemään eteenpäin. Jos me viisi suulasta emäntää lähdetään käymään keskustelua omista tärkeistä asioista, ei me löydetä koskaan sitä yhteistä pointtia. Topaasia auttaa meitä kaivamaan esiin se yksi ja tärkein: “Asiakastarve on tämä mihin me nyt keskitytään”. Sitten mietitään mikä tätä estää, mikä mahdollistaa ja kuka tekee mitäkin. Topaasia toimii ajatuksien kokoajana ja näkökulmien antajana.

Millaisissa tilanteissa olet käyttänyt Topaasiaa?

Avointa oppimiskulttuuria tukien Topaasia – esittelymateriaali on saatavissa ja pelisessio tilattavissa omalta sisäisen Oppimisen & Osaamisen sivustolta. Olen varannut peliin aina 90 minuuttia. Yleensä toimin niin, että ensimmäiset 60 minuuttia on pelaamista ja viimeinen 30 minuuttia on syventämistä ja kaivamista. Ensimmäiset 60 minuuttia olen fasilitaattori ja viimeiset 30 organisaation kehittäjä. Ennen peliä on tärkeä käydä tiiminvetäjän kanssa läpi ydinkysymys – mitä tässä nyt haetaan ja mikä on se näkökulma. On tärkeää luoda ryhmälle ennen pelin aloittamista käsitys ja selkeä rajaus, esim tiimin kehittäminen – ajattele meidän tiimin näkökulmasta, ajattele meidän omaa kehittämistarvetta. Ajatus helposti lähtee rönsyämään koko organisaation tasolle. Hyvä ohje on aina vaikuttamisen kehä – pyrkiä asettamaan kysymys siten, että se on tasolla johon pelaavalla porukalla voidaan vaikuttaa, voidaan päättää. Tätä voi myös muistuttaa fasilitoijan roolissa jos keskustelu lähtee ulos tiimistä tai omasta vaikutuspiiristä. Kaikki me tiedämme, kuinka kiva on jutella niistä ulkokehän asioista joihin ei voi vaikuttaa, joita ei voi päättää – tyypillisesti henkilöstömäärä, työkalut ja raha.

Kortteja Topaasia-pakasta Yhdessä Johtaminen, jotka ovat nousseet tapetille BRP:n esimerkkisessioissa

Neljä konkreettista esimerkkiä miten Topaasiaa on meillä käytetty:

1. HR tiimin pelisessio: Topaasiaksi valikoitui Asiakastarve. Määriteltiin asiakkaaksi sisäinen asiakas eli BRP Finlandin henkilökunta. Päädyimme siihen, että asiaan kannattaa ja voi vaikuttaa. Analysoitiin mikä tällä hetkellä estää asian toteutumista ja konkreettisia toimia asiakastarpeen tiimoilta. Jokainen tiimiläinen jatkotehtävänä mietti mitä tämä tarkoittaa minun omassa työssä ja vietiin omat suunnitelmat henkilökohtaisiin tavoitteisiin tai kehittymissuunnitelmaan.

Seuraavan kerran pelatessa valikoitui luottamus – koko vuoden ajan mietittiin ääneen esim tiimipalavereissa – jos teemme tai viestimme näin niin lisääkö tämä luottamusta tai vähentääkö sitä asiakkaan näkökulmasta.

2. Tiimin X pelisessio. Topaasiaksi valikoitui Muutos. Usein halutaan ajatella, että muutos on hyvästä, mutta todellisuudessa muutosta ei koeta niin ja eri henkilöt ovat eri kohdassa muutoksen käyrää. Tiimin avoimuutta alettiin yhtenäistää palaverikäytäntöjen kautta, lisäksi tarjottiin mahdollisuutta resilienssi – valmennuksiin. On välillä hämmästyttävää huomata, että saman tiimin toisen arki ei olekaan toiselle ihan selvää ja tästä syntyy vähän vahingossa klikkejä tiimin sisällä ja siitä ulos. Olemme peilanneet miksi muutos on vaikeaa, miten suhtautua asiakasnäkökulmaan, ketkä rajatiimit omassa tiimissä on, miksi kommunikointi on vaikeaa ja niin edelleen.

3. Topaasia on meillä avoimesti käytössä eli mikä vain tiimi tiimi voi tilata pelisession HR:ltä kun tahtoo. Moni tiimi on mennyt ongelmalähtöisesti eli pelisessio on tilattu, kun on joku tietty ongelma pöydällä.

4. Meillä kokoontuu vuosittain tuotantoon liitännäisiä tiimejä, noin 40 toimihenkilöä, pariksi päiväksi miettimään mitä viime tuotantokaudella on tapahtunut. Täällä HR:n osuutena on ollut Topaasian peluuttaminen, jotta tiimit pysähtyvät miettimään kaiken tuotannon tekemisen keskellä sitä, mitä me ollaan tiiminä.

Mitä hyötyä pelin käyttö on tuottanut sinulle vetäjänä ja osallistujille?

Isoin anti on ollut se, että Topaasialla tiimi itse tekee näkyväksi sen mikä heille on siinä hetkessä tärkeintä. Topaasia avaa tiimin sielunmaisemaa ja toimii avaimena yhdessä sopimiselle siitä, mitä seuraavaksi tapahtuu. Tällöin myös toimeenpaneva voima jää tiimiin, eikä sitä ulkoisteta toivomuslistana esim HR:lle tai johdolle.

Topaasia antaa mahdollisuuden nostaa kissan pöydälle, näissä on tullut esille myös vaikeita asioita: keskustelua on käyty luottamuksesta, ylikuormituksesta tai siitä, että työkalut ovat vanhanaikaiset. Fasilitoijan käyttäminen on hyvä, jotta sessioista jää muistiinpanot jatkokehittämistä varten ja tiimi voi keskittyä keskusteluun.

Minä katson HR näkökulmasta ja kuten monen meistä, minunkin täytyy johonkin suuntaan raportoida, jolloin peleistä jäävä konkreettinen tulos on erittäin hyödyllinen. Voin käydä esim. henkilöstöpäällikön kanssa läpi, että tällä tiimillä on nämä asiat aivan huippuluokkaa, voitaisiin kysyä voiko he sparrata tätä toista tiimiä tässä asiassa ja toisaalta mielestäni tälle tiimille kannattaisi ottaa coaching sessio. Kaiken kaikkiaan ymmärryksen lisääminen ja näkyväksi tekeminen on hyödyllistä.

Topaasia on huippu apu pitkäjänteiseen kehittämiseen. Pelin avulla istutetaan siemen – on tunnistettu jotain, jolle pitää tehdä yhdessä toimenpiteitä. Joskus se on käytännön asioita, joskus ajattelun suuntaamista. Se on loistavaa, että kerran valittua näkökulmaa voi sitten seurata tämän avulla. “Hei, me valittiin se luottamus – otetaanpa erä nyt sen asian kanssa. Ollaanko osattu, missä mennään?” Topaasian kanssa käyttömahdollisuuksia estää vain oman ajattelun rajallisuus.

Topaasia®: Yhdessä johtamisen pakka on tehty sisältöyhteistyössä organisaatiokonsultti Vesa Purokurun kanssa.

Suosittelisitko?

Kyllä. Pelissä on monia pakkoja, ja jo pelkästään usein käyttämäni Yhdessä johtaminen on pakkana yleismaallinen, koska se toimii sekä kriisitilanteeseen, että muutostilanteeseen ja juuri siihen yhdessä sopimiseen. Monissa tilanteissa täytyy yhdessä oppia ja mennä eteenpäin. Tämä on hirveän mielenkiintoinen pelata ei pelkästään ongelmien äärellä, vaan myös silloin kun ollaan uuden kehittämisen äärellä. Silloin tästä saa räiskyvän positiivisen kokemuksen.

Meillä on juuri otettu käyttöön pelipakkaeditori – se olikin niin hauskaa, että meillä on koko tiimi ihan sen pauloissa ja käyttötarkoituksia tuntuu löytyvän viikoittain. Editorin avulla yhdessä pakan tekeminen on ollut tosi mielenkiintoista – mutta se on varmasti eri tarina se.

Kaikkien näiden vuosien jälkeen mieleenpainuvin hetki on kun posti toi ensimmäisen fyysisen Topaasia-pakan minulle ja siellä oli teidän käsin kirjoittama kiva viesti: “Kiitos kun tilasit ja hauskoja pelihetkiä!”