IT – alalla on jo pitkään tunnistettu tiimin yhteisen keskustelun tärkeys. Viimeistään ketterän ohjelmistokehityksen tultua tunnetuksi Scrum – viitekehys esitteli IT-maailmalle retrospektiivin – käsitteen. Retrospektiivi, tuttavallisemmin retro, on arkeen upotettu tapa kehittää tiimin toimintaa. Se on oma kohtansa kalenterissa ja eräänlainen yhteinen oppimisen ja orientoitumisen hetki.

Retrospektiivi tulee latinan sanoista “retro” ja “spektae”, jotka tarkoittavat yhdessä taaksepäin katsomista. Retrospektiivi on tiimin yhteinen tapa, jolla varmistetaan, että tiimissä käydään keskusteluja siitä miten meillä on mennyt, jotta voidaan tunnistaa toimenpiteet, joilla voidaan toimia jatkossa paremmin.

Kuvittele olevasi ystäviesi kanssa pakohuonepelissä. Ryntäily eri johtolankojen perässä jokaisen tehden täysin omilla ajatuksillaan asioita pitkään ei ole paras tapa edetä. Välillä pitää pysähtyä keskustelemaan, että mitä vihjeitä ollaan kerätty ja mitä tiedetään, jotta voidaan päättää miten jatketaan. Nämä keskustelut voidaan vertauskuvallisesti rinnastaa pieniin retrospektiiveihin.

Retro on erinomainen tilanne irtaantua omasta päivittäisestä tekemisestään ja tarkastella omaa ja tiimin toimintaa objektiivisemmin, hieman enemmän ulkoapäin. Tämä auttaa tunnistamaan toimintamalleja ja ideoimaan niille vaihtoehtoja. Säännöllisesti toistettuna retrot mahdollistavat toiminnan jatkuvan parantamisen.

Jatkuva parantaminen on sitä, ettei jäädä märehtimään omia tapoja ja ajatuksia ikuisuuksiin, vaan koitetaan olla eläväisiä ihmisiä eläväisissä tiimeissä, jotka keskustelevat ajatellakseen yhdessä ja muuttaakseen käytännön toimiaan paremmiksi. Mutta ajattelu ja keskustelut vaativat ajan, paikan ja luvan eli otollisen hetken. Tämä hetki on retrospektiivi.

Pitkän kuvailun tarkoitus on tuoda ilmi, että ei ole mitään syytä, miksi retroja ei kannattaisia käydä säännöllisesti myös muilla aloilla, missä työskennellään tiimeissä.

Retroissa on tarkoitus keskustella menneestä, jotta voidaan tunnistaa mitä nyt kannattaa muuttaa, jotta tuleva on mahdollisesti parempaa.

Mikäli palaverissa ei:

-Keskustella merkityksellisista asioista yhdessä
-Pohdita, mikä lähimenneisyydessä on mennyt hyvin ja mikä huonosti
-Päätetä käytännön kokeiluja tai toimenpiteitä, jotta tulevaisuus olisi parempi

niin palaveri ei ole ollut ainakaan retrospektiivi ja kaatuu todennäköisemmin “turha palis” – laariin.

Retrospektiivi voi viedä osallistujamäärästä riippuen aikaa 45min-90min. Yleensä retrospektiivin vetää joku tiimin ulkopuolinen henkilö, mutta se ei ole välttämätöntä. Retrospektiivi kannattaa järjestää noin kerran kuussa tai kun joku iso työkokonaisuus on saatu tehtyä ja ollaan siirtymässä seuraavaan.

1. Tiimin jäsenet pääsevät ääneen ja heitä kuullaan. Retrospektiivit ovat täyden osallistumisen paikka, jossa kuullaan kaikkien näkemyksiä.
2. Puhdistaa ilmaa. Retrospektiiveissä voi päästää turhautumista pihalle, mikä ei ole monissa foorumeissa yleensä soveliasta.
3. Ihmiset oppivat työstään, toimintatavoistaan ja toimimaan paremmin yhdessä. Tämä mahdollistaa jatkuvan parantamisen.
4. Retrot voimaannuttavat, koska ihmisillä on mahdollisuus arvioida tapaa tehdä työtään, ymmärtää missä ollaan jo hyviä ja missä ei ja muuttaa haluamiaan asioita, joihin voi vaikuttaa.
5. Yhteinen ymmärrys. Tiimit pääsevät keskustelemaan ja luomaan yhteistä ymmärrystä siitä mitä on tapahtunut ja mitä tullaan tekemään, mikä ei tapahdu itsestään arjessa.
6. Pysähtymisen hetki. Yhteinen pysähtymisen hetki luo tiimihenkeä ja antaa ajatuksille tilaa hengähtää ja luoda uutta.
7. Eri työtavoista johtuvien ristiriitojen sopiminen. Jotkut ihmiset haluavat muita aktiivisemmin kokeilla uusia asioita. Retro on hyvä hetki sopia sellaisesta yhdessä, jotta myös konservatiivisemmat ihmiset pysyvät kärryillä mitä nyt kokeillaan ja miksi.

Tapoja vetää retrospektiivi on hyvin monia. Esittelemme yleisesti tunnettuja metodeja, sekä oman, Topaasia – pelimetodin

1. Erilaiset liimalapuilla ja fläpeillä vedettävät keskustelusessiot.

Liimalapuilla vedetään retrot yleensä niin, että ihmiset itse kirjoittavat lapuille mieleen tulevia asioita ja vastauksia erilaisiin retronvetäjän esittämiin kysymyksiin, kuten “mikä on mennyt hyvin?” tai “Mikä on mennyt huonosti?”. Sitten pelaajat laittavat lappunsa seinälle ja keskustelevat niistä. He mahdollisesti myös siirtelevät ja yhdistelevät lappuja keskustelun ohessa omiin kasoihinsa ja muodostavat sitä kautta yhteistä ymmärrystä kokonaistilanteesta. Lopuksi priorisoidaan ja päätetään käytännön toimista.

Tällaisiin retrospektiiveihin on olemassa monia variaatioita, kuten “vähennä/poista/aloita/lopeta” tai “huolet/toivot”. Voit lukea niistä tarkemmin esimerkkejä täältä:

http://www.funretrospectives.com
http://agileuprising.com/2017/01/01/10-retrospectives/

Etänä lappuja imitoiva tapa vetää retro on esimerkiksi ilmaisten Trello – taulujen avulla.

2. Topaasia® – pelisessio

Topaasia – sessio on pelillinen tapa vetää retrospektiivi korttipakan äärellä. Pelisession alussa tiimi päättää session aiheen ja mistä erilaisista näkökulmista he haluavat aihetta tarkastella (esim. Innostavin asia, turhauttavin asia, todennäköisin riski, vahvuus/heikkous jne..).

Pelissä pelaajat valitsevat kädessään olevista asiakorteista pelikierroksen näkökulmakorttiin parhaiten omasta mielestään osuvan kortin ja ryhmä keskustelee pelatuista korteista.

Lue lisää Topaasia® – pelaamisesta.

Topaasia on erinomainen tapa etäretrojen vetämiseen Digitaalisen Topaasian palvelulla.

Topaasia – hyötypelien fyysisiä versioita pelillisten keskusteluiden käymiseen voi tilata verkkokaupastamme.

Etäkeskusteluun tehtyä digitaalista Topaasia-palvelua voit kokeilla ilmaiseksi täältä.

Mikäli puhelin on tuttu, voit myös soittaa iloiselle pelimiehellemme Jussi Gallalle numeroon 040 0246626 tai laittamalla sähköistä kirjepostia osoitteeseen galla@topaasia.com