Työpaja on ensi viikolla, ja kalenterikutsussa lukee "yhteinen keskustelu". Vetäjä miettii, ottaako mukaan fläpin ja laput, avaako Miro-taulun vai riittääkö Teamsin kysely. Valinta tehdään usein sen mukaan, mikä työkalu on tuttu, vaikka parempi kysymys olisi, mitä työkalun pitää tässä tilaisuudessa tehdä.
Tällä sivulla verrataan neljää fasilitointityökalujen ryhmää: fläppiä ja lappuja, digitaalisia valkotauluja, äänestys- ja kyselytyökaluja sekä keskustelukortteja. Jokaisesta kerrotaan, mihin se sopii, missä se pettää ja millaisessa tilanteessa se kannattaa valita. Fasilitoinnin perusteet, menetelmät ja tunnin runko on käyty läpi erikseen oppaassa fasilitointi: mitä se tarkoittaa ja miten fasilitoit onnistuneesti.
Mitä fasilitointityökalun pitää tehdä?
Työkalu ei fasilitoi kenenkään puolesta, mutta se voi ottaa osan fasilitaattorin työstä hoitaakseen. Hyvässä keskustelussa on viisi tehtävää, ja työkaluja kannattaa verrata sen mukaan, montako niistä ne hoitavat.
- Ajatusten kerääminen. Jokainen saa oman ajatuksensa näkyviin ennen kuin ensimmäinen puhuja määrittää suunnan.
- Äänten tasaaminen. Hiljaiset pääsevät ääneen, eivätkä puheliaimmat täytä koko tilaa.
- Jäsentäminen. Ajatukset ryhmitellään niin, että kokonaisuus hahmottuu.
- Priorisointi. Monesta aiheesta valitaan se, jolle tehdään jotain.
- Tallentaminen. Lopputulos on tallessa tilaisuuden jälkeen ilman, että joku kirjoittaa muistion illalla.
Useimmat työkalut ovat vahvoja yhdessä tai kahdessa tehtävässä. Siksi kokenut fasilitaattori yhdistelee niitä, ja siksi ensikertalaisen kannattaa valita työkalu, joka kantaa mahdollisimman monta tehtävää valmiiksi.
Fläppi ja post-it-laput
Fläppi, tussit ja laput ovat fasilitoinnin perusvälineet, ja ne löytyvät lähes jokaisesta neuvotteluhuoneesta.
Missä ne ovat hyviä. Laput sopivat erinomaisesti ajatusten keräämiseen ja jäsentämiseen. Jokainen kirjoittaa itse, lappuja voi siirrellä seinällä, ja ryhmittely tapahtuu yhdessä käsin. Käyttöönottoa ei ole, eikä kenenkään tarvitse opetella mitään. Läsnätilaisuudessa seinä täynnä lappuja luo myös tunteen siitä, että jotain saatiin aikaan.
Missä ne pettävät. Laput eivät tasaa ääniä eivätkä priorisoi, joten ne jäävät vetäjän tehtäväksi. Fläpille päätyy helposti sen käsiala, joka seisoo sen vieressä. Tallentaminen on heikoin kohta, koska laput valokuvataan, ja kuva jää jonkun puhelimeen. Etänä ja hybridinä välineet eivät toimi lainkaan.
Lappujen kanssa myös vetäjän työmäärä yllättää. Sanoma Media Finlandin Samuli Kiviniemi on vetänyt yli 500 retrospektiiviä ja käytti ennen Topaasiaa paljon lappuja, ja hän kuvaa kaksi asiaa, joihin aikaa kuluu. Ensimmäinen on valmistelu: "Post-iteissä täytyy joka kerralle keksiä joku uusi, erilainen tapa herätellä ihmisissä ajatuksia, ja siihen joutuu tekemään paljon duunia." Toinen on ryhmittely itse tilaisuudessa, kun samankaltaisia lappuja kootaan yhteen, ryhmille keksitään nimet ja niistä äänestetään.
Milloin valita. Fläppi ja laput sopivat läsnä pidettävään ideointiin ja jäsentämiseen, kun vetäjällä on kokemusta ja joku on sovittu kirjaamaan tulokset puhtaaksi.
Digitaaliset valkotaulut
Miro, Mural, FigJam ja Microsoft Whiteboard siirtävät lappuseinän selaimeen. Periaate on sama kuin fläpissä, mutta tilaa on rajattomasti ja kaikki pysyy tallessa.
Missä ne ovat hyviä. Valkotaulut ovat vahvimmillaan keräämisessä, jäsentämisessä ja tallentamisessa. Kaikki kirjoittavat yhtä aikaa, anonyymi tila madaltaa kynnystä, ja valmiit pohjat nopeuttavat suunnittelua. Useimmissa on myös pisteäänestys priorisointiin. Etä- ja hybriditilaisuuksissa valkotaulu on luonteva valinta, koska jokainen työskentelee omalta ruudultaan.
Missä ne pettävät. Tyhjä taulu ei kerro, mitä sille pitäisi kirjoittaa. Kysymykset, vaiheet ja ajankäyttö ovat edelleen fasilitaattorin suunniteltavia, ja hyvän taulun rakentaminen vie helposti enemmän aikaa kuin itse tilaisuus. Osalle osallistujista työkalu on vieras, jolloin ensimmäiset vartit kuluvat sen opetteluun. Taulu myös täyttyy yhtä helposti kuin fläppi, ja kahdensadan lapun seinästä on vaikea nähdä, mistä oltiin samaa mieltä.
Milloin valita. Valkotaulu sopii etänä tai hybridinä pidettävään suunnitteluun ja ideointiin, kun vetäjällä on aikaa rakentaa taulu etukäteen ja ryhmä käyttää työkalua toistuvasti.
Äänestys- ja kyselytyökalut
Mentimeter, Slido ja Teamsin tai Zoomin omat kyselyt on tehty nopeaan mielipiteen keräämiseen. Osallistuja vastaa puhelimella, ja tulos näkyy heti kaikille.
Missä ne ovat hyviä. Äänestystyökalut tasaavat äänet ja priorisoivat tehokkaammin kuin mikään muu ryhmä. Jokaisella on yksi ääni, vastaukset ovat anonyymejä, ja sadan hengen tilaisuudessa tulos on valmis puolessa minuutissa. Sanapilvet ja asteikot toimivat hyvin tilaisuuden avaajina.
Missä ne pettävät. Äänestys kertoo, mitä ryhmä ajattelee, mutta se ei kerro miksi. Tulos on keskustelun alku, ja jos keskustelulle ei ole varattu aikaa tai rakennetta, tilaisuudesta jää käteen pylväsdiagrammi. Kysymykset pitää muotoilla etukäteen, joten aiheet valitsee edelleen vetäjä.
Milloin valita. Äänestystyökalu sopii isoon tilaisuuteen, nopeaan tilannekuvaan ja priorisointiin toisen työkalun rinnalle.
Keskustelukortit
Keskustelukorteissa rakenne on rakennettu työkalun sisään. Pakassa jokainen kortti on yksi aihe tai näkökulma. Jokainen valitsee omat korttinsa ennen kuin kukaan puhuu, esittelee ne vuorollaan, ja ryhmä valitsee lopuksi tärkeimmän ja sopii, mitä sille tehdään.
Topaasia on tällainen työkalu. Se toimii fyysisenä pakkana pöydän ääressä ja digitaalisena pelinä etänä, jolloin jokainen valitsee kortit omalla puhelimellaan ja pelinjohtaja ohjaa kierrosta omalta koneeltaan. Sessio kestää tunnin, ja dokumentaatio syntyy pelin aikana.
Missä ne ovat hyviä. Kortit hoitavat kaikki viisi tehtävää. Korttien valinta kerää ajatukset, vuorot tasaavat äänet, kortit jäsentävät aiheet valmiiksi, peli päättyy yhteen valintaan, ja kirjaus syntyy matkan varrella. Vetäjän ei tarvitse suunnitella kysymyksiä tai vaiheita, joten valmisteluun menee muutama minuutti. Ammattivalmentaja JP Jakonen kuvaa kokemustaan näin:
"Peli tuo keskusteluun keveyttä, kun fasilitoiduissa ryhmäkeskusteluissa käsitellään melko haastavia asioita."
Jakosen koko kokemus on luettavissa artikkelista ryhmäkeskustelut tehokkaasti ja yksinkertaisesti.
Samuli Kiviniemi on käyttänyt Sanomalla sekä lappuja että kortteja, ja hänen vertailunsa on suora: korteilla tiimi pääsee keskustelun pihviin huomattavasti nopeammin kuin lapuilla, koska ryhmittelyyn ja koordinointiin ei kulu aikaa. Hänen mukaansa mikään ei ole jäänyt osallistujilta sanomatta, vaikka he eivät ole kirjoittaneet kortteja itse. Osallistujille tuttu runko tuo varmuutta, ja vaihtelu syntyy pakkaa tai näkökulmia vaihtamalla. Kiviniemi tiivistää hyödyn näin:
"Päähyöty on nopeasti oikeista asioista keskustelu juuri siinä hetkessä."
Sanomalla kortteja on käytetty myynnin, markkinoinnin, ohjelmistokehityksen ja projektipäälliköiden kanssa, toistuvissa jatkuvan parantamisen työpajoissa, päättyneiden hankkeiden oppien purkamisessa ja työtyytyväisyyskyselyjen tulosten käsittelyssä. Koko haastattelu on luettavissa Sanoman asiakastarinasta.
Missä ne pettävät. Kortit eivät sovi vapaaseen ideointiin, jossa haetaan kokonaan uusia ajatuksia, koska pakan aiheet on valittu etukäteen. Ne eivät myöskään sovi visuaaliseen suunnitteluun, kuten prosessikaavion tai palvelupolun piirtämiseen. Yksi peli toimii parhaiten pienryhmässä, joten isossa tilaisuudessa osallistujat jaetaan useaan pöytään tai peliin.
Milloin valita. Kortit sopivat keskusteluun, jonka pitää päättyä yhteiseen ymmärrykseen ja päätökseen: tiimin kehittäminen, retrospektiivi, strategian käsittely tai henkilöstökyselyn tulosten purku. Ne sopivat erityisesti silloin, kun vetäjä on esihenkilö eikä ammattifasilitaattori. Valmiit pakat eri aiheisiin löytyvät sivulta Topaasia-keskustelukortit.
Miten valitset työkalun tilanteen mukaan
Työkalun valinta helpottuu, kun lähtee liikkeelle tilaisuuden tavoitteesta.
- Haetaan uusia ideoita. Valitse laput läsnä tai valkotaulu etänä, ja varaa loppuun äänestys, jotta ideoista valitaan jotain.
- Halutaan nopea tilannekuva isolta joukolta. Valitse äänestystyökalu, ja sovi etukäteen, missä tuloksista keskustellaan.
- Tiimin pitää puhua vaikeasta aiheesta. Valitse kortit, koska kortin valitseminen on helpompaa kuin asian sanominen ääneen ensimmäisenä. Aiheesta lisää artikkelissa psykologinen turvallisuus.
- Keskustelun pitää päättyä päätökseen. Valitse työkalu, jossa priorisointi ja kirjaus ovat mukana, tai varaa niille viimeiset kaksikymmentä minuuttia.
- Vetäjä fasilitoi ensimmäistä kertaa. Valitse työkalu, joka kantaa rakenteen valmiina, jotta vetäjä voi keskittyä kuuntelemaan.
- Sama keskustelu toistuu säännöllisesti. Esimerkiksi retrospektiivi kannattaa rakentaa työkalun varaan, jota ei tarvitse suunnitella joka kerta uudelleen.
Minkä työkalun valitsetkin, kokeile sitä ensin itse. Kiviniemen neuvo uuden työkalun käyttöönottoon on vetää ensimmäinen sessio itselleen ja osallistua siihen omalla puhelimella, koska silloin tietää, mitä osallistujat näkevät, ja osaa opastaa heitä.
Työkaluja voi myös yhdistää. Moni fasilitaattori avaa tilaisuuden äänestyksellä, käy varsinaisen keskustelun korteilla ja kokoaa jatkotyön valkotaululle.
Usein kysyttyä fasilitointityökaluista
Mitä fasilitointityökaluja on olemassa?
Fasilitointityökalut jakautuvat neljään ryhmään: fläppi ja laput, digitaaliset valkotaulut kuten Miro ja Mural, äänestys- ja kyselytyökalut kuten Mentimeter ja Slido sekä keskustelukortit kuten Topaasia. Lisäksi on valmiita runkoja ja kanvaaseja, joita käytetään näiden päällä.
Mikä on paras työkalu etäfasilitointiin?
Paras työkalu riippuu tavoitteesta. Ideointiin ja suunnitteluun sopii digitaalinen valkotaulu, ja keskusteluun, jonka pitää päättyä päätökseen, sopii digitaalinen korttipeli, jossa vuorot ja kirjaus ovat mukana. Etäfasilitoinnista Topaasialla kerrotaan sivulla etäfasilitointia osallistavasti ja pelillisesti.
Tarvitaanko fasilitointiin aina työkalu?
Fasilitointi onnistuu ilman työkaluakin, jos vetäjä osaa pitää rakenteen mielessään. Työkalusta on eniten hyötyä silloin, kun vetäjä on itse osa tiimiä, ryhmässä on sekä puheliaita että hiljaisia tai lopputulos pitää dokumentoida.
Sopivatko keskustelukortit ammattifasilitaattorille?
Keskustelukortit sopivat myös ammattilaiselle, ja moni valmentaja ja konsultti käyttää Topaasiaa omissa asiakastöissään. Kortit vapauttavat valmisteluaikaa ja antavat ryhmälle yhteisen kielen, ja fasilitaattorin ammattitaito näkyy jatkokysymyksissä. Aiheesta kerrotaan sivulla Topaasia esihenkilöille, valmentajille ja fasilitaattoreille.
Valitse työkalu sen mukaan, mitä keskustelusta pitää jäädä käteen
Jokainen näistä työkaluista on hyvä siinä, mihin se on tehty. Laput ja valkotaulut tuottavat ideoita, äänestys tuottaa tilannekuvan, ja kortit tuottavat keskustelun, joka päättyy päätökseen. Valinta kannattaa tehdä lopputuloksen mukaan eikä sen mukaan, mikä työkalu sattuu olemaan auki.
Jos haluat kokeilla, miltä fasilitointi tuntuu, kun rakenne on valmiina, maksuton 30 päivän kokeilujakso ei sido mihinkään. Jos haluat, että Topaasian pelinjohtaja vetää tilaisuuden puolestanne, katso Topaasia-fasilitoinnit. Topaasia-sessioihin on osallistunut yli 35 000 ihmistä, ja he ovat antaneet niille palautteeksi 4,2/5.
