Hoivatie x Topaasia: Nappi työkalu strategiatyöhön
Hoivatie on yhteiskunnallinen yritys, joka tuottaa sosiaalipalveluita kaikille ikäryhmille, pienistä lapsista aina ikääntyneisiin asti. Työtä tehdään valtakunnallisesti noin tuhannen ihmisen voimin. Hoivatie syntyi muutama vuosi sitten Oulun Diakonissalaitoksen ja Nuorten Ystävien yhdistettyä liiketoimintansa.
Kehitysjohtaja Mikko Orasen työpöydälle kuuluvat Hoivatien palveluiden ja yrityksen kehittäminen. Isossa roolissa on ollut uuden yrityksen strategiatyö, jossa Mikko on ollut aktiivisesti mukana. Toisella strategiakierroksella on hyödynnetty myös Topaasian dialogityökalua.
Hoivatiellä kehittämistyön ytimessä on työntekijöiden osallisuus, jota ensimmäisessä strategiaprosessissa toteutettiin perinteisellä tavalla mm. kyselyiden ja työryhmätehtävien avulla. Kun strategiaa ryhdyttiin päivittämään, Mikko pohti melko työläälle prosessille vaihtoehtoa. Koska Topaasia oli jo ennestään tuttu työkalu, oli luontevaa lähteä miettimään sen hyödyntämistä myös strategiatyössä. Tätä varten Hoivatielle rakennettiin oma räätälöity Strategia arkeen -Topaasia-pakka.
Pakka keskustelun apuvälineenä
Pakka otettiin käyttöön ensin johtoryhmien kanssa, minkä jälkeen pelejä jatkettiin organisaatiossa vaiheittain yksikkötasolla saakka. Tällä lähestymisellä haettiin nimenomaan sitä, että tiimit pääsevät tekemään itsearviointia ja keskustelemaan strategian teemoista.
“Ajattelen, että Topaasia on keskustelun apuväline, joka jäsentää ja fokusoi. Se ei kuitenkaan määrittele, mitä puhutaan. Se määrittelee, mistä puhutaan, mutta ei keskusteltua sisältöä. Samalla työkalu pitää keskustelun strukturoituna ja ajallisesti hallittavana”, Mikko kuvailee.
Mikko kokee, että Topaasia muuttaa sisäisen fasilitaattorin roolia hyvällä tavalla. “Jos esihenkilö fasilitoi keskustelua, hän saattaa myös ohjata tai rajoittaa sitä ihan tietoisesti tai tiedostamattaan joihinkin teemoihin. Mutta jos hän on pelivetäjänä Topaasiassa, kortit tulevat ihmisille ja ihmiset tekevät valintoja sillä tavalla kuin itse haluavat. Fasilitaattorin rooli on paljon pienempi. Väline tukee siis mielestäni tasa-arvoista osallistumista.”
Dokumentaatiosta analyysiin
Mikko korostaa dokumentaation helppoutta: “Tietoa ei tarvitse erikseen koota, vaan peliraportit kertyvät alustalle pelatessa.” Keskusteluaineiston kerääminen työkalun avulla olikin olennaista, sillä Hoivatiellä käytiin yhteensä 59 peliä, jotka kestivät keskimäärin tunti 20 minuuttia. “Jos nyt arvioin, että pelkkä keskustelujen toteuttaminen vastaisi 60 tuntia konsulttityötä, niin veikkaan, että se maksaisi enemmän, kuin mitä Topaasian lisenssipaketti meille maksoi”, Mikko pohtii.
Prosessin lopussa Mikolla oli käsissään kaikkien pelien korttivalinnat, jotka jo itsessään tarjosivat mielenkiintoista dataa. Syntynyt tieto oli myös hyvin linjassa mm. työhyvinvointikyselyiden tulosten kanssa. Oikean suunnan vahvistamisen lisäksi materiaali tuotti paljon tietoa ihmisten kokemista, oikeista haasteista. Mikko pitääkin tärkeänä sitä, että tulokset perustuvat aidosti ihmisten korttivalintoihin.
“Ketään ei ole kehotettu valitsemaan tiettyjä kortteja, vaan ne ovat tulleet valituksi. Yllättäen jokin kortti onkin tullut valituksi 45 kertaa 59 pelistä. Luonnollisesti kannattaa katsoa, että mikäs kortti tämä oikein on, ja mitä tästä on puhuttu.” Tätä kautta esiin nousi niin vahvuuksia kuin selkeitä kehittämiskohteita.
Mikko Oranen toimii Hoivatiellä kehitysjohtajana.
Dialogi osaksi organisaatiokulttuuria
Topaasian avulla käyty keskustelu on Hoivatiellä koettu positiivisesti. 27 pelistä oli annettu numeerinen palaute, joka oli asteikolla ykkösestä vitoseen 4,3. Suullinen palaute oli myös pääsääntöisesti positiivista, ja pelille nähtiin muitakin käyttötarkoituksia strategian käsittelyn lisäksi.
Mikko mainitsee kaksi isoa käyttötapaa Topaasialle organisaatiossa jatkossa. “Ensimmäinen on tiimien toimivuus: sellaiset asiat kuten toimiva työyhteisö, työhyvinvointi, psykologinen turvallisuus. Nämä teemat ovat aina yhteisöissä tärkeitä. Peluuttajana voisi toimia joku toiminnasta vähän kauempana oleva, vaikkapa kehitysjohtaja tai HR-henkilö, tai sitten suora esihenkilö”, Mikko pohtii. Lisäksi Hoivatiellä tutkitaan yksilöpeliajatusta, ja mietitään esimerkiksi miten Topaasia toimisi kehityskeskusteluissa.
Mikko kokee, että keskustelukulttuurin kehittäminen on ajankohtaisempaa kuin koskaan, ja Topaasia on tähän tarpeeseen toimiva työkalu.
“Konsepti on todella hyvä. Dialogi on keskeistä, kun puhutaan kehittämisestä tai organisaatioiden toiminnasta. Olennaisia asioita ovat turvallisuus, tilan luominen keskustelulle, puhumisen ja kuuntelun vuorottelu. Tähän tarpeeseen Topaasian dialogityökalu vastaa: peli luo puitteet, se jäsentää, rajaa ajan ja tuottaa dokumentaation. Sehän on ihan nappi.”
Kiitos Mikko ja Hoivatie!