Fasilitointi: perusteet, mitä ja miksi?
Mitä on fasilitointi?
Fasilitointi on prosessi, jossa fasilitaattori eli ohjaaja auttaa ryhmää saavuttamaan tietyn tavoitteen, käsittelemään asioita tai ratkaisemaan ongelman rakentavasti. Fasilitoinnin ydin ei ole sisällön tuottamisessa, vaan prosessin ohjaamisessa, jotta ryhmän jäsenet voivat tehokkaasti kommunikoida, tehdä päätöksiä ja ratkaista ongelmia.
Fasilitoiminen -sana juontaakin juurensa latinankielisestä sanasta ”facilitas”, joka tarkoittaa helppoutta tai yksinkertaisuutta. Fasilitoinnin kontekstissa tämä liittyy ajatukseen tehdä ryhmätyöskentely tai päätöksenteko helpommaksi ja sujuvammaksi ohjaamalla prosessia tehokkaasti.
Miten fasilitaatio eroaa tavallisesta ryhmässä käytävästä keskustelusta?
Fasilitaatio eroaa tavallisesta ryhmäkeskustelusta useilla tavoilla, jotka liittyvät keskustelun tavoitteisiin, rakenteeseen, ohjaukseen ja lopputuloksiin. Tässä joitakin pääeroja:
| Ominaisuus | Fasilitaatio | Tavallinen keskustelu |
| Tavoitteellisuus ja suunnitelmallisuus | On tavoitteellista ja suunnitelmallista. Keskustelulla on selkeä aihe, tavoitteet ja prosessi niiden saavuttamiseksi. | Saattaa olla vapaamuotoisempaa ja ilman erityisiä tavoitteita. |
| Ohjaus ja neutraalius | Fasilitaatiossa on neutraali ohjaaja, joka ei osallistu sisältöön, vaan keskittyy prosessin johtamiseen ja ryhmän dynamiikan hallintaan. | Ei yleensä sisällä neutraalia ohjaajaa, ja keskustelun kulku voi olla vähemmän ohjattua. Tai vastapainoisesti keskustelulla on liian vahva johtaja, jolloin keskustelu muistuttaa enemmän yksinpuhelua. |
| Osallistuminen ja aktiivisuus | Kannustaa kaikkien osallistujien aktiiviseen osallistumiseen ja varmistaa, että jokaisen ääni tulee kuulluksi. | Keskustelu on usein epätasapainoista ja jotkut osallistujat puhuvat enemmän kuin toiset, eikä kaikkien ääntä tule välttämättä ollenkaan kuulluksi. |
| Rakenne ja menetelmät | Käyttää erilaisia rakenteita, fasilitointityökaluja ja -menetelmiä ohjatakseen keskustelua ja edistääkseen tavoitteiden saavuttamista. | Saattaa noudattaa vähemmän muodollista tai jäsenneltyä lähestymistapaa. |
| Konfliktien hallinta | Fasilitaattori osaa tunnistaa ja käsittelee ryhmän sisäisiä jännitteitä ja konflikteja rakentavasti. | Konfliktit voivat jäädä ratkaisematta tai ne voivat eskaloitua ilman neutraalin osapuolen puuttumista. |
| Päätöksenteko | Tähtää yhteisen ymmärryksen ja konsensuksen rakentamiseen, mikä johtaa päätöksiin, joita ryhmä tukee. | Ei välttämättä johda selkeisiin päätöksiin tai toimiin. |
| Tulosten ja toimintasuunnitelman tuottaminen | Pyrkii tuottamaan konkreettisia tuloksia ja toimintasuunnitelmia, jotka dokumentoidaan ja joita seurataan. | Ei välttämättä johda konkreettisiin tuloksiin tai toimiin, ja keskustelun tulokset voivat jäädä epäselviksi tai toteuttamatta. |
| Yhteenveto ja seuranta | Sisältää yleensä prosessin lopussa yhteenvedon ja seurantasuunnitelman, joka varmistaa, että keskustelun tulokset viedään käytäntöön. | Ei useinkaan sisällä virallista yhteenvetoa tai seurantaa. |
Fasilitoidut keskustelut ovat siis johdettuja ja tavoitteellisia, kun taas tavalliset keskustelut ovat usein spontaaneja ja vapaamuotoisia. Fasilitaation tärkein ero “normaaliin keskusteluun” on sen kyvyssä johtaa ryhmää kohti määriteltyjä tavoitteita tehokkaasti ja inklusiivisesti.
Fasilitoiminen: tavoite ja hyödyt – 10 hyvää syytä käydä fasilitoituja keskusteluja
Fasilitointi tarkoittaa prosessin tai toiminnan helpottamista ja sen perimmäinen tavoite on auttaa ryhmiä saavuttamaan päämääränsä sujuvasti ja tehokkaasti. Fasilitaattori tai fasilitointityökalu auttaa ryhmää kommunikoimaan paremmin, tekemään päätöksiä ja ratkaisemaan ongelmia tehokkaammin, ottamatta kantaa keskustelujen sisältöön.
Fasilitoimisen hyödyt ovat moninaiset, ja ne voivat vaikuttaa merkittävästi ryhmien ja organisaatioiden tehokkuuteen, päätöksentekoon ja yleiseen hyvinvointiin. Alla kymmenen hyvää syytä käydä fasilitoituja keskusteluja:
- Tehokas päätöksenteko: Fasilitointi jäsentelee keskustelua ja auttaa keskittymään olennaiseen, mikä nopeuttaa päätöksentekoprosessia.
- Parempi ongelmanratkaisu: Fasilitoitu prosessi auttaa tunnistamaan ongelmien juurisyyt ja kehittämään luovia ratkaisuja. Ryhmän jäsenet pääsevät jakamaan tietonsa ja kokemuksensa, mikä johtaa monipuolisempiin ja kestävämpiin ratkaisuihin.
- Osallistuminen ja sitoutuminen: Fasilitointi kannustaa kaikkien ryhmän jäsenten osallistumista, mikä lisää sitoutumista päätöksentekoon ja toimeenpanoon. Kun ihmiset tuntevat tulleensa kuulluiksi, he ovat todennäköisemmin sitoutuneita yhteisiin tavoitteisiin ja toimintasuunnitelmiin.
- Konfliktien ratkaisu: Fasilitaattori voi auttaa tunnistamaan ja käsittelemään ryhmän sisäisiä jännitteitä ja konflikteja rakentavalla tavalla. Tämä edistää ryhmän hyvinvointia ja yhteistyötä.
- Luovuuden ja innovoinnin edistäminen: Usein fasilitoidussa ympäristössä osallistujat voivat tuntea olonsa turvalliseksi jakaa näkemyksiään. Erilaiset näkökulmat ja ideat pääsevät esiin, mikä edistää uudenlaista ajattelua.
- Selkeyden ja ymmärryksen parantaminen: Fasilitoitu keskustelu auttaa ryhmää ymmärtämään asioita paremmin. Se voi auttaa jäsentämään tietoa ja tekemään monimutkaiset asiat helpommin ymmärrettäviksi.
- Tiimihengen ja yhteistyön vahvistuminen: Yhteinen keskustelu ja näkemysten jakaminen auttaa rakentamaan luottamusta ja yhteisöllisyyttä. Tämä vahvistaa tiimihenkeä ja edistää tehokkaampaa yhteistyötä.
- Ajan säästö: Hyvin suunniteltu ja toteutettu fasilitointi säästää aikaa vähentämällä tarpeetonta keskustelua ja pitämällä ryhmän keskittyneenä tavoitteisiin.
- Laadukkaampien tulosten saavuttaminen: Kun ryhmätyöskentely on hyvin fasilitoitu, lopputulokset ovat usein laadukkaampia. Osallistujien erilaiset näkemykset ja asiantuntemus yhdistyvät, mikä johtaa parempiin päätöksiin ja ratkaisuihin.
- Joustavuus ja sopeutuvuus: Fasilitoitu prosessi voi sopeutua erilaisiin tilanteisiin ja tarpeisiin. Fasilitaattori voi muokata prosessia vastaamaan ryhmän dynamiikkaa ja tavoitteita.
Missä tilanteissa kannattaa käydä fasilitoituja keskusteluja?
Fasilitoituja keskusteluja kannattaa käydä kun ryhmätyöskentelyssä tarvitaan tehokasta vuorovaikutusta, saada yhteistä ymmärrystä ja selkeyttä, päätöksentekoa tai ongelmanratkaisua. Näissä tilanteissa fasilitoitu keskustelu voi auttaa ryhmää saavuttamaan tavoitteensa selkeämmin ja tehokkaammin.
Fasilitoidun keskustelun ei kuitenkaan tarvitse olla erityistapaus, vaan erilaisia fasilitointimenetelmiä voi käyttää myös ihan normaalissa viikkopalaverissa.
Tässä muutamia esimerkkejä tilanteista, joissa fasilitoitu keskustelu on erityisen hyödyllinen:
- Tiimin rakentaminen ja kehittäminen: Fasilitoidut keskustelut auttavat tiimin jäseniä keskustelemaan tiiminä toimimisesta, oppimaan ja ymmärtämään toisiaan, mikä edistää tiimihengen ja yhteistyön kehittymistä.
- Muutoksenhallinta: Organisaation muutostilanteissa fasilitoitu keskustelu auttaa ymmärtämään muutoksen syitä ja seurauksia sekä edistää muutoksen hyväksymistä ja sopeutumista siihen.
- Päätöksenteko: Monimutkaisissa päätöksentekotilanteissa, joissa on useita vaihtoehtoja tai näkökulmia, fasilitoitu keskustelu auttaa ryhmää käsittelemään tietoa jäsennellysti ja tekemään harkittuja päätöksiä.
- Ideointi: Kun ryhmän tavoitteena on ideoita tai luoda uusia ratkaisuja, fasilitoitu keskustelu auttaa pitämään ideointiprosessin keskittyneenä ja tuottavana. Tällöin fasilitointimenetelmänä kannattaa käyttää nimenomaan ideointiin keskittyviä tekniikoita.
- Konfliktin ratkaisu: Fasilitoitu keskustelu on tehokas työkalu konfliktien ratkaisemisessa, sillä se auttaa ryhmän jäseniä ilmaisemaan näkemyksiään rakentavasti ja löytämään yhteisiä ratkaisuja. Mikäli ryhmässä on vaikeita konflikteja ja keskustelun aihe on arka, kannattaa keskustelua fasilitoimaan tilata ulkopuolinen fasilitaattori, joka toimii ryhmää neutralisoivana tekijänä ja auttaa välttämään tilanteen eskaloitumista.
Fasilitaattorin rooli
Fasilitaattorin tarkoitus on fasilitoida eli ohjata keskusteluprosessia. Fasilitaattorina voi toimia ulkopuolinen ammattifasilitaattori, sisäinen fasilitaattori, ryhmän jäsen tai fasilitointia tukeva fasilitointityökalu. Fasilitaattori on yleensä neutraali ja puolueeton, hän ei ohjaa ryhmää kohti tiettyjä ratkaisuja tai tuloksia, vaan auttaa ryhmää löytämään omat ratkaisunsa.
Ulkopuolista fasilitaattoria suositellaan erityisesti silloin, kun ryhmässä on erityinen konfliktitilanne, jota ei omin voimin saada ratkaistua. Monessa suuressa organisaatiossa on myös sisäisiä fasilitaattoreita jotka tekevät fasilitointeja eri ryhmille ja tiimeille organisaatioissa.
Fasilitaattorin rooliin kuuluu useita tehtäviä, joista keskeisimpiä ovat keskustelun ja prosessin ohjaaminen siten, että ryhmän jäsenet voivat keskittyä sisältöön. Hän varmistaa, että kaikki pääsevät osallistumaan ja että keskustelu pysyy aiheessa sekä aikataulussa. Usein fasilitaattorin tehtävä on myös lopputulemien ja päätösten dokumentointi ja jakaminen.
Lopuksi – fasilitoinnin eri muodot ja työkalut
Fasilitointi on siis pähkinänkuoressa ryhmäkeskustelujen helpottamista ja tehostamista. Yleensä fasilitoidut keskustelut käsitetään paikan päällä tapahtuvaksi keskusteluksi, mutta fasilitointeja tehdään myös digitaalisesti ja etänä.
Fasilitoinnin tukena käytetään usein erilaisia tekniikoita ja työkaluja. Ne voivat olla ihan vain ryhmän ohjaamista tietyllä menetelmällä, fyysisiä asioita tai digitaalisia työkaluja.