Case Jollas Instituutti: työyhteisötutkimuksen pelillinen purku
Tässä asiakastarinassa kerrotaan, kuinka Jollas Instituutti pilotoi onnistuneesti Topaasian “henkilöstökyselystä henkilöstökeskusteluun”-palvelua, jossa työyhteisötutkimuksen tuloksia käsitellään ja viedään konkretiaan yhdessä keskustellen Topaasia-pelisession kautta. Haastattelussa Henrik Ikonen, joka toimii Jollas Instituutissa digitaalisten oppimisratkaisujen päällikkönä.
Jollas auttaa S-ryhmää kehittymään
Jollas Instituutti tukee S-ryhmän kehittämishankkeita, tuottaa osaamisen kehittämisen palveluja läpi S-ryhmän kaikille työntekijätasoille ja pyrkii löytämään eri tarpeisiin parhaat mahdolliset oppimisratkaisut. Henrik Ikonen kertoo, että Jollaksessa on käytetty erilaisia pelillisiä ratkaisuja jo vuosien ajan, ja Topaasia vaikutti kiinnostavalta uutuudelta vuotuisten työyhteisötutkimusten tulosten jatkokäsittelyyn, jotta niistä saataisiin keskustelun kautta konkreettisia kehityskohteita.
S-ryhmässä tehdään vuotuinen työyhteisötutkimus, johon vastaa noin 40 000 työntekijää. Henrik avaa S-ryhmän työyhteisötutkimusta:
“Työyhteisötutkimuksen tuloksia käsitellään yhdessä henkilöstön kanssa ja niistä pyritään löytämään yhdessä työryhmän kehityskohteita, jotta hommat sujuisivat vielä paremmin. Se on jokavuotinen tapahtuma ja Jollas on vahvasti tukemassa eri asiakkaiden työyhteisötutkimuksen purkua eli sitä käsittelyä. Topaasia on ollut mielessä jo pidemmän ajan ja nyt tuli mahdollisuus kokeilla, voisiko siitä saada uuden, mielenkiintoisen kulman pelikorttien ja pienryhmäpelaamisen kautta?”
Topaasian pilotointi Jollaksella: työyhteisökyselyn pelillinen purku
Henrik kertoo, kuinka Jollaksessa on kokeiltu Topaasiaa aiemmin, mutta ilman konkreettista käyttötarvetta, joka teki kokeilemisesta vaikeaa. Työyhteisökyselyn purku osoittautui erinomaiseksi tilanteeksi pelin oikeaan pilotointiin koko Jollaksen henkilökunnan kanssa.
“Pääsimme tekemään konkreettisen pilotin ja kokeilemaan Topaasiaa käytännössä. Meillä tehdään samalla lailla työyhteisötutkimus, kuin muillakin S-ryhmäläisillä eli kerran vuodessa. Päätimme lähteä kokeilemaan, miten sen tutkimuksen tulosten purku onnistuisi Topaasian avulla. Pelasimme joulukuussa Jollas-porukan kanssa pienryhmissä ja käsittelimme meidän työyhteisötutkimuksen tuloksia. Kokemus oli varsin innoittava, onnistunut, kuten palautteistakin näki. Jollaslaiset tykkäsivät kovasti tästä tavasta käsitellä työyhteistötutkimuksen tuloksia”, Henrik kertoo.
Oma pelisisältö työyhteisötutkimuksen tulosten pohjalta
“Henkilöstökyselystä henkilöstökeskusteluun” -pilotti alkoi oman pelipakan luomisella Jollaksen työyhteisötutkimusten tulosten pohjalta. Henrik selvittää, miten oman Topaasia-pakan luominen tapahtui:
“Etukäteen ajattelin, että minkähänlainen proggis tämä on. Meillä auttoi, että meidän työyhteisötutkimus on hyvin strukturoitu ja siinä on selkeät raamit, joten pelipakan luominen kävi Topaasian avustuksella äärimmäisen helposti ja kivuttomasti. Meillä meni noin tunti siihen, että 30 kortin pakka oli valmis. Ja se toimi älyttömän hyvin tarpeeseen, mitä pilottiin haimme. Se oli kivuton ja mukava kokemus.”
Henrik lisää, että pelipakan luominen oli yksinkertaista ja mahdollistaa uusien omien pakkojen tekemisen helposti:
“Pidin siitä, että oman pelipakan tekeminen oli teknisesti äärimmäisen yksinkertaista. Se ei vaadi ATK-nero -osaamista, että siitä selviää. Tottakai pelin sisällön luomisen helppous riippuu varmasti paljon aiheesta, mutta tässä yhteydessä sisältö oli helppo luoda. Omien pakkojen tekeminen oli niin helppo prosessi, joten uskon, että tulemme jatkossakin pakkoja tekemään.”
Pelaamisella erinomaista keskustelua
Oman pelipakan luomisen jälkeen koulutettiin viisi pelinjohtajaa, joiden luotsaamana peliä pelattiin Jollaksen henkilökunnan kesken joulukuussa 2022 yhteisessä pelitapahtumassa.
“Meillä oli pilottiryhmässä noin 30 henkilöä eli Jollaksen henkilökunta, joka oli jaettu viiteen viiden hengen ryhmään. Olimme varanneet kaksi tuntia aikaa koko tilaisuuteen, josta puolitoista tuntia oli varattu Topaasian pelaamiseen. Itse pelitapahtuma sujui hyvin. Totta kai meitä pelinjohtajia vähän jännitti etukäteen, että mitenköhän tämä menee, vaikka siihen koulutuksen saimmekin. Mutta hyvinhän se meni kaikilta osin”, Henrik kertoo, ja jatkaa kuinka pelien juoksutus meni:
“Olimme aikatauluttaneet tarkkaan meidän pelinjohtajille, että minkä verran aikaa käytetään mihinkin pelin vaiheeseen. Mutta vaikka olimme sitä etukäteen pohtinut ja aikatauluttanut, niin kokemus oli, että keskustelua syntyi korttien kautta älyttömän paljon ja keskustelu oli niin hyvää, että sitä ei raaskinut aina torpata. Kortit toimivat hyvänä pohjana asioita eteenpäin vievälle keskustelulle. Pelinjohtajat kommentoivat, että loppuvaiheessa aika loppui vähän kesken. Oppina siis, jos aikaa on mahdollista varata, niin sitä kannattaa varata runsaasti, eikä yrittää kiristää sitä tiukalle, koska keskustelua syntyy hyvin.”
Keskusteluista nousee työyhteisölle oleellisia kehityskohteita
Pelisessioiden jälkeen äänestettiin kaikista peleissä nousseista kehitystoimenpiteistä kaksi, jotka otetaan erityiseen käsittelyyn tulevaksi vuodeksi. Henrik kertoo, kuinka Jollas Instituutti hyödyntää työyhteisötutkimuksen tulosten käsittelystä nousseita kehityskohteita tulevan vuoden aikana:
“Meillä oli viisi ryhmää, joista jokainen löysi yhden kehityskohteen, millä työyhteisöämme voi kehittää entisestään. “Yllättäen” ne kaikki viisi kehityskohdetta olivat erilaisia. Emme kuitenkaan halunneet ottaa liian montaa kehityskohdetta yhdeksi vuodeksi, joten äänestimme Topaasia-pelien tuloksista TOP-2 kehityskohdetta ja mietimme niihin kahteen yhdessä valittuun kehityskohteeseen toimenpiteitä tulevaksi vuodeksi. Palaamme valittuihin kehityskohteisiin pitkin vuotta noin kuuden viikon välein järjestettävissä Jollas-kokouksissa. Niissä käytämme pienen ajan siihen, että mitä kehityskohteille kuuluu ja ovatko ne menneet eteenpäin. Valjastamme myös bottiapurimme kyselemään pitkin vuotta tiettyjä kysymyksiä henkilöstältämme; mitä itse on tehnyt niiden eteen ja miten olemme Jollaksena kehittyneet.”
Pelisessioista yhteenvetävä ja syventävä analyysi
Topaasian hallintapaneelilta pelinjohtajat saavat ulos koonteja laajoista pelimääristä. “Henkilöstökyselystä henkilöstökeskusteluun” -pilotissa tarjotaan myös syvennetty analyysi pelisessioista. Oliko analyysistä iloa, Henrik?
“Se oli hyvä ja hyödyllinen. Jo ihan ensimmäinen sisältösivu raportissa oli äärimmäisen hyvä, jossa oli yhteenveto peleistä – se herätti kovasti ajatuksia. Siitä tunnisti asioita, mitä meidän pitää saada vietyä eteenpäin, ja se raportti veti hyvin pelit ja ennakkoajatukset yhteen asioista, joita meidän pitää kehittää. Tulemme varmasti johtoryhmän kanssa vielä palaamaan siihen”.
Suosittelisitko “henkilöstökyselystä henkilöstökeskusteluun” -pilottia?
“Ehdottomasti. Tämäntyyppisiä työkaluja on pakko päästä itse kokeilemaan, jotta näkee onko niistä hyötyä omiin tekemisiin. Tällä pilotilla oli itse asiassa kaksi tarkoitusta. Ensinnäkin se, että halusimme pilotoida työkalua ja menetelmää, eli toimiiko se tämäntyyppiseen tekemiseen. Toinen tarkoitus oli sitten se itse hyöty, eli saimme meidän työyhteisötutkimuksen purettua ja päätettyä konkreettiset kehityskohteet. Ja kyllähän yhteistyö Topaasian kanssa on helppoa, mutkatonta ja vaivatonta siinä mielessä, että palvelu on joustavaa ja asiakkaan tarpeita on kuunneltu. Tämä on varsin mukava yhteistyö, joten kiitos siitä”, Henrik summaa.
—–
Kiitos Henrik ja Jollas!
