Kaikkia ja aina ei tarvitse osallistaa
Organisaatioissa puhutaan paljon osallistamisesta. Joskus siitä tulee melkein itseisarvo: ihmiset pitäisi saada keskustelemaan mahdollisimman paljon ja mahdollisimman monesta asiasta.
Me Topaasialla ajattelemme vähän toisin: jos asiaan on olemassa selkeä oikea vastaus, Topaasiaa (tai mitään muutakaan osallistamista) ei kannata käyttää.
Muutama esimerkki huonosta osallistamisen paikasta:
-Jos johto on tehnyt päätöksen, jota ei olla muuttamassa, ei ole reilua järjestää näennäistä osallistamista sen ympärille.
-Jos työohjeessa lukee, että asia tehdään tietyllä tavalla turvallisuussyistä, ei tarvita dialogia siitä, pitäisikö sitä noudattaa.
Dialogi on arvokasta silloin, kun keskustelulla voi oikeasti olla merkitystä.
Käytä Topaasiaa, kun vastausta ei vielä tiedetä
Hyvä keskustelun aihe on sellainen, johon ihmisillä voi aidosti olla erilaisia näkökulmia. Aihe voi olla määritelty ylhäältä, kuten strategia tai kehityskeskustelu, mutta sen tulkinta ja soveltaminen pitää tapahtua tiimeissä tai esihenkilön ja tiimiläisen välillä.
Esimerkiksi:
-Miten strategiamme pitäisi näkyä juuri meidän tiimimme työssä?-Mikä vaikeuttaa kahden tiimin yhteistyötä?-Mitä henkilöstötutkimuksen tulokset kertovat meidän arjestamme?-Miten arvomme näkyvät käytännössä?-Onko puhutun ja todellisuuden välillä ristiriitoja?-Mitä meidän pitäisi muuttaa?
Näissä kysymyksissä ei ole yhtä oikeaa vastausta. Siksi organisaatio tarvitsee ihmisten ajattelua.
Käytä Topaasiaa, kun muutama ihminen tai mielipide ei saa määrittää koko keskustelua
Ryhmäkeskusteluissa tapahtuu helposti siten, että muutama ihminen puhuu paljon, osa osallistuu silloin tällöin ja joku ei sano juuri mitään.
Se ei tarkoita, ettei hiljaisemmilla osallistujilla olisi ajatuksia.
Keskustelun rakenne vain suosii niitä, jotka muodostavat näkemyksensä nopeasti ja ovat valmiita sanomaan sen ääneen.
Topaasian menetelmä pyrkii varmistamaan, että jokaisella on mahdollisuus tuoda asioita pöydälle ja ettei keskustelu lukitu muutaman ensimmäisen puhujan tai mielipiteen ympärille.
Käytä Topaasiaa, kun aikaa on vähän
Hyvä fasilitaattori pystyy luomaan erinomaisen keskustelun ilman Topaasiaa, mutta kaikki esihenkilöt eivät ole ammattifasilitaattoreita.
Eivätkä organisaatiot voi käyttää puolta päivää jokaiseen keskusteluun. Siksi dialogisen menetelmän pitää toimia myös tavallisessa arjessa.
Kun rakenne on valmiina, aikaa ei tarvitse käyttää sen miettimiseen, miten keskustelu pitäisi fasilitoida, vaan voidaan keskittyä itse asiaan.
Älä käytä Topaasiaa vain siksi, että ihmiset pitäisi ”osallistaa”
Osallistamisen pitäisi tarkoittaa jotain. Jos ihmiset halutaan osallistaa aiheen X osallistamiseen, mutta sillä ei voi olla mitään vaikutusta heidän työhönsä tai organisaatioon, lopputulos voi olla huonompi kuin ilman osallistamista. Se voi aiheuttaa kyynisyyttä.
Siksi ennen keskustelua kannattaa kysyä: Mihin tällä keskustelulla voidaan vaikuttaa?
Jos vastausta ei löydy, keskustelua ei ehkä tarvita.
Jos vastaus löytyy, dialogille kannattaa antaa kunnollinen mahdollisuus.